✒️SAP FI / Programas para correspondencia Por Ana Perez Herrera
SAP FI Programas para correspondencia
UNIDAD 4 - LECCIÓN 7 CORRESPONDENCIA
1- CORRESPONDENCIA EN SAP
Se usa para el envío de documentación a los acreedores o deudores. SAP permite definir diferentes clases de correspondencia para que el usuario solicite que se envíe o para enviarla.
Hay varias clases de correspondencia:
- Correspondencia periódica que se envía según valores especificados en el registro maestro, como fras y extractos de cuentas. Se puede especificar un intervalo de tiempo para su envío en el maestro del deudor/acreedor.
- Correspondencia online se crea cuando se procesan pagos manualmente y desde la visualización de PI.
- En el customizing se puede configurar correspondencia para determinadas contabilizaciones, p. ej. dif de pago.
Para crear la correspondencia seguimos los siguientes pasos:
- El usuario debe solicitar la correspondencia necesaria. Aquí el sistema inicialmente observa sólo internamente las clases de correspondencia que se deben crear.
- Se imprimen las clases de correspondencia solicitadas. La solicitud de impresión se envía al sistema SPOOL y luego se imprime.
2- CONFIGURACIÓN
>> Clases de correspondencia: representa una clase de carta y se debe crear una clase de correspondencia para cada clase de carta. El usuario puede seleccionar las clases de correspondencia al procesar operaciones contables o utilizarlas automáticamente según se define en el sistema.
SAP trae algunas estándar. OJO si queremos modificar las q trae SAP, debemos copiarla y modificar la nueva según necesitemos. Nunca modificar los formularios estándares de SAP xq si hay una actualización se podrían sobrescribir estos formularios, perdiendo así las modificaciones hechas por el usuario en la implementación.
Para crear una clase de correspondencia usamos la OB77 y se debe definir:
- Cuenta requerida: si marcamos, el programa esperará q el usuario indique un nº de cta como parámetro (cod dato maestro)
- Documento requerido: si marcamos, el programa esperará q el usuario indique un nº de documento como parámetro.
- Texto individual: se refiere a si el usuario puede ingresar un texto adicional al formulario.
- Multisociedades: indica si se puede utilizar para operaciones multisociedad.
- Cantidad de Fechas Requeridas: cantidad de fechas q el programa necesita como parámetro.
Según la clase de correspondencia hay ciertos datos que son necesarios. Estos datos los introduce el usuario manualmente o los determina el sistema automáticamente.
Se pueden combinar datos de varias sociedades diferentes en una misma carta, solo cnd seleccionamos la casilla "Multisociedad"
Cada clase de correspondencia tiene definido un programa de impresión y una variante de selección. Ésta se utiliza para facilitar el ingreso de los datos necesarios para la impresión.
Después se definirá el formulario SAPscript que el programa usa para crear la correspondencia. Una clase de corresp. puede tener varias cartas de formulario diferentes.
Los formularios se distinguen por su ID de formulario, que se asigna a la variante de selección para garantizar que se imprime la carta correcta. Los formularios se pueden copiar y modificar para añadir el logo de la empresa, la dirección o cualquier otro texto.
>> Tipos de Correspondencia a seleccionar en las transacciones (Especificar opciones de llamada)
Aquí se especifica qué clases de correspondencias pueden utilizarse en distintas transacciones. Esto influirá en las opciones de formularios disponibles durante el tratamiento de las operaciones. Se pueden ingresar especificaciones q dependan de las sociedad, pero si no se pone una sociedad, la entrada será válida para todas las sociedades.
>> Correspondencia para diferencias de pagos
Aquí se especifica una clase d correspondencia a los distintos motivos de origen de las diferencias.
- GENERAR SOLICITUDES DE CORRESPONDENCIA
Se pueden generar por diferentes transacciones de SAP, por ejemplo en la contabilización de fras, generación de pagos o visualización de saldos. Desde el Menú>Entorno>Correspondencia>Seleccionar clase de correspondencia.
La clase de correspondencia que se puede seleccionar dependerá de la parametrización de "Especificar opciones de llamada"
- IMPRIMIR SOLICITUDES DE CORRESPONDENCIA
Todas las solicitudes se pueden imprimir con el programa SAPF140. Se podrían configurar para que emitan job periódicos. Se hace a través de la transacción F.61
- EMITIR EXTRACTOS DE CUENTAS PERIÓDICOS
A través de la transacción F.27 se pueden solicitar extractos de cuentas o emitirse, en cualquier momento y con cierta regularidad, según lo que se haya puesto en el maestro de deudores o acreedores al definir la periodicidad con la que se envían. En la pantalla de selección se introducen parámetros para delimitar la selección de los extractos a emitir.
* En la pestaña correspondencia de deudores y acreedores hay campos útiles para el manejo de correspondencia, p. ej. el responsable encargado de una cuenta, así este parámetro se ingresa en la ejecución de extractos periódicos, pudiendo sacar aquellos que controla un determinado empleado.
- IMPRESIÓN DE CORRESPONDENCIA
Transacción SP01 o Menú>Sistema>Ordenes de Spool Propios
Seleccionamos la orden de Spool y la visualizamos en pantalla.
** La correspondencia tb sirve para crear formularios internos dentro de la empresa. Con la herramienta SAPscript los programadores pueden crear nuevos formularios que se adapten al modo de trabajo de la empresa.
Escanear / Compartir
Sobre el autor
Publicación académica de Ana Cristina Perez Herrera, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado.
SAP Senior
Ana Cristina Perez Herrera
Profesión: Administrativo Contable - España - Legajo: DE62S
✒️Autor de: 56 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Técnico superior en administración y finanzas con experiencia de administrativo contable, actualmente buscando una oportunidad de empleo para demostrar y afianzar los conocimientos adquiridos.
Certificación Académica de Ana Perez
