Clases de correspondencia
Las clases de correspondencia difieren unas de las otras en relación al contenido y a la estructura de las cartas que el usuario puede enviar a sus interlocutores comerciales.
Los extractos de cuenta y las listas de partidas abiertas son dos clases de correspondencia. Difieren en cuanto a la información que contienen y el modo en que esta información se visualiza. A diferencia de las listas de partidas abiertas, los extractos de cuenta visualizan todas las posiciones de un período específico junto con el arrastre de saldos. La lista de partidas abiertas simplemente visualiza las partidas abiertas de una determinada fecha clave.
Este apartado explica las distintas clases de correspondencia que se entregan con el sistema estándar.
Pueden definirse clases propias de correspondencia y permitir que los usuarios seleccionen las necesarias. Acuda al responsable del sistema para obtener más información sobre este particular.
Extracto de cuenta y lista de partidas abiertas
El extracto de cuenta que puede crearse para los deudores o los acreedores es un extracto de la cuenta de deudor que le permite a éste verificar las posiciones que se encuentran allí o que sirve meramente como información. El extracto de cuenta visualiza el arrastre de saldos, todas las posiciones del período seleccionado y el saldo final de la cuenta.
La lista de partidas abiertas es una forma especial de extracto de cuenta. También se envía al deudor con fines informativos o de verificación. En ocasiones, también se utiliza esta lista como carta de recordatorio. La lista visualiza las partidas abiertas hasta la fecha clave.
Ambas cartas contienen el número de documento o número de documento de referencia, la fecha de documento, la clase de documento, la moneda y el importe de cada posición, así como el saldo de las partidas abiertas en la fecha clave. El extracto de cuenta puede contener también el número del documento de compensación. Si se incluyen subsidiarias en la carta de una central, aparecerá, al final de la carta, una lista con sus direcciones.
La disposición de la carta se determina por medio de un formulario. Según el formulario utilizado, la carta puede contener también, por ejemplo, los días de demora por posición en la fecha clave u otro tipo de información. El formulario debe definirse y almacenarse en el sistema.
Extractos de documentos
Podrá utilizar extractos de documentos para informar a su deudor sobre partidas individuales específicas (como por ejemplo un abono). Las partidas individuales que pueden seleccionarse para ello se definen en el sistema.
Cartas particulares y cartas estándar
Podrá utilizar la carta particular para registrar un texto particular cuando solicite correspondencia. Este texto se almacena separadamente. La información sobre el deudor, como por ejemplo la dirección, la registra automáticamente el sistema. Introduzca la carta individual como un texto individual.
Para la carta estándar existe un texto fijo definido en el sistema. Tan sólo necesita solicitar la carta estándar para la cuenta de deudor que está procesando actualmente. La información sobre el deudor, como por ejemplo la dirección, la registra automáticamente el sistema. Enviará una carta estándar a un deudor si, por ejemplo, usted tiene un nuevo responsable.
Liquidación de gastos de efectos
El sistema crea automáticamente una solicitud de correspondencia para la
liquidación de gastos de efectos cuando usted contabiliza gastos de efectos. Las certificaciones de gastos de efectos siempre están relacionadas con los documentos. La configuración del sistema determina la especificación de las sociedades que deberían producir gastos de efectos para registrar un pago mediante efecto.
Notificaciones de pago
Utilizará notificaciones de pago para informar a sus interlocutores comerciales de qué partidas abiertas se han compensado con pagos recibidos. Si se han efectuado pagos que no se pueden asignar a partidas abiertas, debe preguntarse al interlocutor comercial para qué posición se efectuó el pago.
Saludos