Los datos maestros de activos fijos- estructura de pantalla.
1 | Las reglas de estructuración de pantallas:
La estructuración de pantallas específica qué campos de entrada se visualizan en el registro maestro de activos fijos y si éstos son obligatorios u opcionales. Esta parametrización permite reducir el número de campos de los datos maestros a aquellos que son requeridos específicamente para la clase de activos fijos en cuestión y asegurarse de que se ingresará cierta información de control importante.
Además de la información de lo campos (entrada obligatoria, entrada opcional, visualizar, suprimir), la estructuración de pantallas indica el nivel de actualización de los campos de datos maestros. También determina si está permitido utilizarlos como referencia al momento de copiar un registro maestro.
Transacción >> SPRO->> IMG->> Gestión Financiera nuevo->> Contabilidad de activos fijos ->> Datos Maestros->> Estructura pantalla->> Definir Estructura Pantalla Datos maestros AF
Al iniciar la transacción sobre la parte derecha de la pantalla podremos visualizar la lista de reglas que hemos creado en la lección anterior.
Sobre la izquierda de la pantalla tendremos dos subcarpetas:
Grupo de campos: Contiene agrupaciones de campos. Cada una de las solapas que vemos al momento de crear los datos maestros son grupos de campos. Dentro de una misma solapa hay varios grupo de campos. Por ejemplo, en la solapa general, vamos a encontrar los siguientes grupos:
1. Datos generales: texto, cantidad, unidad etc.
2. Información de contabilización: año y mes de alta, fecha de capitalización y fecha de baja.
Lógica de reglas: Es donde definimos como se comportará cada uno de los campos que pertenecen a un grupo de campos.
Luego de haber seleccionado la regla de estructura de pantallas y de haber elegido el grupo de campos, pasamos a definir la lógica de reglas con el status campo correspondiente y el nivel de actualización.
El nivel de actualización indica el nivel de datos maestros en el que puede actualizarse cada campo. Los niveles de actualización posibles son:
Clase de activos fijos.
Numero principal de acivo fijo.
Subnúmero de activo fijo.
Por ejemplo, para la unidad de medida base si definimos que el nivel de actualización es la clase de activo fijo, entonces al momento de crear un activo fijo ese campo ya no podrá modificarse.
El indicador de referencia (columna copiar). controla qué contenidos de campo de una área de activos fijos pueden copiarse cuando ese activo fijo se utiliza como referencia para crear un registro maestro de activo fijo nuevo.
2 | Definir particularidades para campos de usuario estandarizados:
Recordemos que los campos para usuario se utilizan en la solapa ASIGNACIONES de un dato maestro de activos fijos y se denominan criterios de clasificación.
Criterios de clasificación: Son campos de datos maestros de activos fijos para lo que el usuario puede especificar su uso y significado. Luego se pueden utilizar estos campos como criterio de selección de la gestión de informes. (en la pantalla de selección de informes, se encuentra en Delimitaciones opcionales o en la definición de variantes de clasificación)
Existen 5 criterios de clasificación, 4 que poseen una clave corta de 4 caracteres y uno que posee una clave de hasta 8 caracteres.
Transacción >> OAVA / OAV8 ->> IMG->> Gestión Financiera nuevo->> Contabilidad de activos fijos ->> Datos Maestros->> Campos de usuario->> Marcar criterios de clasificación de 4 posiciones / Marcar criterio de clasificación de 8 posiciones
En esta parametrización debemos completar 3 columnas:
Número: corresponde al numero de criterio de clasificación (de 1 a 4). Este número se repite tantas veces como entradas tenga cada criterio de clasificación.- Clave: aqui definimos las claves posibles con las que se completara cada campo, tenemos una longitud máxima de 4 caracteres (y de 8 caracteres para el último criterio de selección).
- Descripción: Texto breve que explica la clave que detallamos en el punto anterior.
El siguiente paso es modificar el nombre del campo que se visualiza en el dato maestro del activo fijo. Si no hiciéramos esta parametrización, el usuario, al momento de crear un dato maestro de activo fijo vería criterio de clasificación 1, 2...etc. Nosotros podemos reemplazar ese nombre por el que corresponda, por ejemplo, para el criterio 1 podemos especificar que ese campo corresponde a la Zona donde se encuentra el bien.
Transacción >> OACV / OACC / OACD / OACE / OACF ->> IMG->> Gestión Financiera nuevo->> Contabilidad de activos fijos ->> Datos Maestros->> Campos de usuario->> Modificar palabras clave de los criterios de clasificación
Debemos seleccionar cual es la palabra clave del criterio que queremos modificar y hacer doble clic, allí pasaremos a una ventana que nos permite escribir las denominaciones. La denominación que se visualiza en el dato maestro del activo fijo es Denominación Campo Largo
Una vez que se haya realizado las parametrizaciones en el dato maestro del activo no encontraremos con los nombre que le hayamos definido a los campos claves y desplegando el matchcode en cada uno de los campos veremos las opciones disponibles.
En caso de que fuere necesario y dependiendo de cómo se hayan definido los criterios de selección, también se pueden proponer para cada clase de activo los criterios de selección que correspondan.
Transacción >> SPRO ->> IMG->> Gestión Financiera nuevo->> Contabilidad de activos fijos ->> Datos Maestros->> Campos de usuario->> Almacenar particularidades en clase de activos fijos
3 | Las etiquetas o solapas
Las etiquetas se utilizan para representar los datos maestros de activos fijos en el sistema. Se puede especiifcar un diseño para los datos maestros de cada clase de activos fijos, el diseño define:
>> El número de etiquetas.- >> Los nombres de las etiquetas.
- >> Los grupos de campos (recuadros, como por ejemplo, datos generales o información de contabilización) que aparecen en las etiquetas.
Mediante este diseño se puede definir el diseño del registro maestro de activos fijos que mejor responda a las necesidades de la empresa:
Transacción SPRO ->> IMG->> Gestión Financiera nuevo->> Contabilidad de activos fijos ->> Datos Maestros->> Estructura de Pantalla ->> Especificar disposición del registro maestro activos fijos
SAP ya tiene armada una disposición de solapas estándar, vamos a visualizar de qué manera se encuentran organizados los datos.
Lo primero que tendremos son los distintos layout, seleccionamos uno de ellos y luego pasamos a la carpeta titulo de las etiquetas.
No es necesario cambiar la disposición de las etiquetas. La disposición estándar que trae SAP es la que se utiliza habitualmente. Pero es importante saber que lo podríamos modificar si fuera necesario.