DATOS MAESTROS DE ACTIVOS FIJOS - ESTRUCTURA PANTALLA
1. REGLAS DE ESTRUCTURACIÓN DE PANTALLAS
La estructuración de pantallas especifica qué campos de entrada se visualizan en el registro maestro de activos fijos y si éstos son obligatorios u opcionales. Esta parametrización permite reducir el número de campos de los datos maestros a aquellos que son requeridos específicamente par ala clase de activos fijos en cuestión y asegurarse de que se ingresará cierta información de control importante.
Además de la información de los campos (entrada obligatoria, entrada opcional, visualizar, suprimir), la estructuración de pantallas indica el nivel de actualización de los campos de datos maestros. También determina si está permitido utilizarlos como referencia al momento de copiar un registro maestro.
TRANSACCIÓN SPRO
IMG => Gestión Financiera Nuevo => Contabilidad de activos fijos => Datos maestros => Estructura pantalla => definir estructura pantalla datos maestros AF
Al iniciar la transacción sobre la parte derecha de la pantalla podremos visualizar la lista de reglas que hemos creado en la lección anterior.
Sobre la izquierda de la pantalla tendremos dos subcarpetas:
Grupo de Campos: contiene agrupaciones de campos. Cada una de las solapas que vemos al momento de crear los datos maestros son grupos de campos. Dentro de una misma solapa hay varios grupos de campos. Por ejemplo, en la solapa General, vamos a encontrar los siguientes grupos:
- Datos Generales: Textos, cantidad, unidad, etc.
- Información de Contabilización: año y mes de alta, fecha de capitalización y fecha de baja.
Lógica de Reglas: es donde definimos como se comportará cada uno de los campos que pertenecen a un grupo de campos.
Luego de haber seleccionado la regla de estructura de pantallas y de haber elegido el grupo de campos, pasamos a definir la lógica de reglas con el status campo correspondiente y el nivel de actualización.
El nivel de actualización indica el nivel de datos maestros en el que puede actualizarse cada campo. Los niveles de actualización posibles son:
Ø Clases de Activos fijos
Ø Número principal de activo fijo
Ø Subnúmero de activo fijo
Por ejemplo, para la unidad de medida base si definimos que el nivel de actualización es la clase de activo fijo, entonces al momento de crear un activo fijo ese campo ya no podrá modificarse.
El indicador de referencia (Columna Copiar) controla qué contenidos de campo de un área de activos fijos pueden copiarse cuando ese activo fijo se utiliza como referencia para crear un registro maestros de activo fijo nuevo.
AUDIO TIP: Podemos ver que el único campo que tiene la opción de visualizar es el campo cantidad, un activo puede administrar cantidad y la forma correcta de ingresar las cantidades es al momento de contabilizar un alta de valor. Supongamos que creamos el activo Escritorios pero al momento de crear el dato maestro no completamos el campo cantidad sino que recién completaremos la cantidad al ingresar la factura, el valor cantidad se copiara en el dato maestro y al estar como dato de visualización no se podrá modificar, cada vez que se ingrese una nueva factura por compra se actualizará la cantidad en el dato maestro.
2. DEFINIR PARTICULARIDADES PARA CAMPOS DE USUARIO ESTANDARIZADOS
Recuerda: Recordemos que los campos para usuario se utilizan en la solapa Asignaciones de un dato maestro de activos fijos y se denominan Criterios de Clasificación.
Criterios de clasificación: son campos de datos maestros de activos fijos para los que el usuario puede especificar su uso y significado. Luego se pueden utilizar estos campos como criterio de selección de la gestión de informes (en la pantalla de selección de informes, se encuentra en Delimitaciones opcionales o en la definición de variantes de clasificación).
Existen 5 criterios de clasificación, 4 que poseen una clave corta de 4 caracteres y uno que posee una clave de hasta 8 caracteres.
TRANSACCIÓN OAVA/OAV8
IMG => Gestión Financiera Nuevo => contabilidad de activos fijos => Datos maestros => Campos de usuario => Marcar criterios de clasificación de 4 posiciones/ marcar criterio de clasificación de 8 posiciones.
En esta parametrización debemos completar 3 columnas:
- Ø Número: corresponde al número de criterio de clasificación de 1 a 4. Este número se repite tantas veces como entradas tenga cada criterio de clasificación.
- Ø Clave: aquí definimos las claves posibles ocn las que se completará cada campo. Tenemos una longitud máxima de 4 caracteres. (y de 8 caracteres para el último criterio de selección).
- Ø Descripción: Texto breve que explica la clave que detallamos en el punto anterior.
El siguiente paso es modificar el nombre del campo que se visualiza en el dato maestro del activo fijo. Si no hiciéramos esta parametrización, el usuario, al momento de crear un dato maestro de activo fijo vería Criterio de Clasificación 1,2..etc. Nosotros podemos reemplazar ese nombre por el que corresponda
TRANSACCIÓN OACV/OACC/OACD/OACE/OACF
IMG => Gestión Financiera Nuevo => Contabilidad de Activos Fijos => Datos Maestros => Campos de usuario => Modificar palabras clave de los criterios de clasificación
Debemos seleccionar cual es la palabra clave del criterio que queremos modificar y hacer doble clic, allí pasaremos a una ventana que nos permite escribir las denominaciones. La denominación que se visualiza en el dato maestro del activo fijo es Denominación Campo Largo.
Una vez que hayamos realizado estas parametrizaciones en el dato maestro del activo no encontraremos con los nombres que le hayamos definido a los campos claves y desplegando el matchcode encada uno de los campos veremos las opciones disponibles.
En caso de que fuere necesario y dependiendo de cómo se hayan definido los criterios de selección, también se pueden proponer para cada clase de activo los criterios de selección que correspondan.
TRANSACCION SPRO
IMG => Gestión Financiera Nuevo => Contabilidad de activos fijos => Datos maestros => Campos de usuario => Almacenar particularidades en clase de activos fijos
AUDIO TIP: Muchos de los reportes de los sistemas de información están preparados con Querys lo cual ante una necesidad de nueva información los Querys existentes los podemos tomar como base para crear nuevos reportes, en estos reportes podemos incluir los campos de clasificación ya sea en la pantalla de selección para poder realizar filtros de los activos a visualizar, o simplemente como un dato más en los reportes que obtenemos.
3. ETIQUETAS O SOLAPAS
Las etiquetas se utilizan para representar los datos maestros de activos fijos en el sistema. Se puede especificar un diseño para los datos maestros de cada clase de activos fijos. El diseño define:
Ø El número de etiquetas
Ø Los nombres de las etiquetas
Ø Los grupos de campos (recuadros, como por ejemplo, Datos generales o Información de contabilización) que aparecen en las etiquetas.
Mediante este diseño, se puede definir el diseño del registro maestro de activos fijos que mejor responda a las necesidades de la empresa.
TRANSACCIÓN SPRO
IMG => Gestión Financiera Nuevo => Contabilidad de activos fijos => Datos maestros => Estructura de Pantalla => Especificar disposición del registro maestro activos fijos
SAP ya tiene armada una disposición de solapas estándar, vamos a visualizar de qué manera se encuentran organizados los datos.
Lo primero que tendremos son los distintos layout, seleccionamos uno de ellos y luego pasamos a la carpeta Titulo de las Etiquetas.
Para le layout seleccionado podremos ver los títulos de las etiquetas, y seleccionando uno de estos títulos, podemos ver que grupos de campos lo componen.
Para el caso de las Solapa o Etiqueta General, tenemos tres Grupos de campos que forman secciones dentro de la misma solapa.
INFO: No es necesario cambiar la disposición de las etiquetas. La disposición estándar que trae SAP es la que se utiliza habitualmente. Pero es importante saber que lo podríamos modificar si fuera necesario.
TABLAS IMPORTANTES
Tablas referentes a Datos Maestros
· ANLA: Esta tabla contiene el detalle de los datos maestros de activos fijos