✒️SAP FI / Las reclasificaciones de deudas y créditos Por Marian Coeffier Zuccolillo

UNIDAD 5 - PARAMETRIZACIONES DE PROCESOS DE CIERRE : RECLASIFICACIONES DE DEUDAS Y CRÉDITOS (Lección 5)

1. RECLASIFICACIONES

• En los balances, las deudas y los créditos se deben exponer por separado, para ello se deben modificar y reclasificar en cuentas de activos los acreedores que tengan un saldo Debe y en cuentas de pasivo los deudores que tengan un saldo acreedor (Haber).
• También las deudas, en algunos países, se requieren clasificar en el balance en función de su duración.
• Ambas reclasificaciones se llevan a cabo utilizando un programa especial SAPF101 para reclasificar y clasificar los créditos y deudas.
• Las reclasificaciones se eliminan el primer día del período siguiente ya que no es necesaria para el procesamiento diario.
• Se utiliza una cuenta de compensación como cuenta de contrapartida, ya que las correcciones no se pueden contabilizar directamente en una cuenta de reconciliación.
• Se deben clasificar los créditos y deudas en función de la duración antes de crear balances contables y para ello se debe realizar contabilizaciones de corrección.

PROGRAMA SAPF101

• Clasifica los créditos y las deudas en función de la duración en el tiempo y realiza los traslados necesarios.
• Realiza las contabilizaciones de corrección necesarias. EJEMPLO: para cuentas de reconciliación modificadas.
• Se puede utilizar el informe SAPF101 para determinar dónde se requieren traslados. Al definir el método de clasificación en el customizing, se especifica dónde deberán reclasificarse los créditos y las deudas.

2. CUSTOMIZING

• En este punto se determina de qué manera se clasificarán los saldos en función de su vencimiento y de su tipo de saldo (Debe/Haber).
• Se accede a la transacción OBBU o al menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad principal (nuevo)/Operaciones periódicas/Reclasificar/Trasladar y clasificar créditos y deudas/Definir método clasificación y ctas. corrección reclasif. acreedores y deudores.
• Se presiona el ícono "Entradas nuevas" para crear un nuevo método de clasificación, luego se presiona la carpeta de "Créditos" o "Acreedores" para definir los parámetros mediante los cuales se reclasificarán.
• Se define Desde: indica el tiempo restante hasta vencimiento. El valor introducido se interpreta según la unidad de tiempo, como días, meses o años. EJEMPLO: 0= Créditos hasta un año, 1= Créditos más de un año.
• Se define Tipo de tiempo: identifica la dimensión temporal. EJEMPLO: 1= Día, 2= Mes, 3= Año.
• Se define Significado: texto descriptivo.
• Se define Con saldo deudor (tilde): marcar si se deben reclasificar en cuentas diferentes los créditos o deudas que tienen saldo deudor.
• Se define Con saldo acreedor (tilde): marcar si se deben reclasificar en cuentas diferentes los créditos o deudas que tienen saldo acreedor.
• Se define Cuenta (botón): permite ingresar la determinación de cuentas para cada una de las entradas que se definan.
• Se define Cuenta asociada: número de la cuenta de mayor cuyo estado de cuenta haya de ser corregido. EJEMPLO: 130106 - DEUDORES POR VENTAS VARIAS.
• Se define Cuenta de regularización: cuenta de corrección para la cuenta. Esta cuenta se relaciona en el balance/PyG conjuntamente con la cuenta a corregir, es decir, es la cuenta que se utilizará como puente para regularizar los saldos. EJEMPLO: 130159 - REGULARIZACION DE CREDITOS (RECLASIFICACION).
• Se define Cuenta de destino: cuenta en la que se ha de contabilizar el importe que se utiliza para corregir el saldo de la cuenta indicada, es decir, es aquella en la finalmente se reflejarán los saldos para el balance. EJEMPLO: 130150 - CREDITOS POR VENTA CON VENCIMIENTO MENOR A 1 AÑO.

*** NOTA: en el ejemplo, en "cuenta asociada", se ha asignado Deudores por ventas, ésta es la cuenta que tienen asignados los deudores en su dato maestro. En la "cuenta regularizadora" se ha asignado la cuenta puente que en este caso es Regularización de créditos, ésta cuenta es la que regulariza a la cuenta Deudores por ventas dando de baja su saldo. Por último, en la "cuenta destino" se ha puesto Créditos por venta con vencimiento menor a un año y en esta cuenta se registrarán los créditos cuyo vencimiento correspondan al primer año posterior al cierre.

3. EJECUCIÓN

• El saldo de una cuenta determina si SAP visualiza como un crédito o como una deuda.
• Los créditos y las deudas se deben visualizar por separado en función de la duración.
• Se accede a FAGLF101 o a través del menú Finanzas/Gestión financiera/Deudores/Operaciones periódicas/Cierres/Reclasificar/Clasificación-Reclasificación (nueva).
• En la solapa Contab. de la pantalla de selección se selecciona Sociedad, Fecha clave del balance, el Método de clasificación (según lo definido en el customizing) y el Área de valoración. Se marca el tilde Generar contabiliz. para ejecutar el programa en modo real.
• En la solapa Selecciones de la pantalla de selección se puede filtrar por determinados criterios (tipo de cuenta, cuenta asociada, etc.) las partidas que el programa debe considerar para generar los traslados.
• Se presiona el ícono Ejecutar y el sistema muestra un log con las contabilizaciones que realizará en función de los criterios definidos. Se generarán asientos de reclasificación según saldos y duración de los créditos y deudas.
• En el log se presiona el ícono Contabilizaciones para visualizar los asientos que SAP contabilizará como resultado de las reclasificaciones. Todos los asientos se realizarán a fin de ejercicio y se anularán el primer día del mes siguiente.

*** NOTA: puede ocurrir que se haya modificado la cuenta de reconciliación en el registro maestro de deudor/acreedor durante un ejercicio. En ese caso, el programa considera este cambio y corrige las contabilizaciones de las antiguas partidas haciendo el traspaso a la nueva cuenta asociada.

4. CONFIRMACIÓN DE SALDOS

• Una de las tareas de auditoría y de cierre de ejercicio es la verificación de los saldos que posee registrados la compañía mediante la circularización de deudores y acreedores.
• SAP posee una herramienta que permite generar las cartas a enviar considerando el estado de cuenta de los acreedores y deudores.
• Programa SAPF130D: crea correspondencia a los Deudores para permitir verificar el saldo de los créditos.
• Programa SAPF130K: crea correspondencia a los Acreedores para permitir verificar el saldo de las deudas.
• Se puede elegir los Procedimientos: A) Confirmación de saldos, B) Notificación de saldos o C) Solicitud de saldos.
• Para cada sociedad SAP emite una Lista de reconciliación y una Lista de errores, los cuales sirven para verificar la recepción de las confirmaciones de saldos.
• En la Lista de errores el informe registra los errores que han ocurrido durante la evaluación.
• Se puede crear una Lista de resultados para evaluar las respuestas. EJEMPLO: incluye el número de respuestas recibidas y el importe total contenido en las respuestas recibidas.
• Se accede a la transacción F.17 o al menú Finanzas/Gestión financiera/Deudores/Operaciones periódicas/Cierres/Verificar-contar/Conf.saldo: Imprimir.
• SAP puede imprimir una portada de selección para cada ejecución de informe.
• Se pueden utilizar los informes para imprimir recordatorios para confirmaciones de saldos atrasadas. Para ello, se debe indicar en la pantalla de selección los deudores relacionados además de la fecha de emisión antigua.
• Se especifica al menos una dirección a la que se enviarán las confirmaciones de saldos, ésta indicación se realiza a través de un "ID". El ID que corresponda debe incluirse en los criterios de selección cuando se ejecuta el programa. EJEMPLO: campo "Respuesta a"= 9991.

*** NOTA: en la pantalla de selección es muy útil el campo "Alcance de pruebas al azar", el cual permite especificar un número de acreedores o deudores para enviar las cartas de confirmación y el programa elige las cuentas al azar. Generalmente si se trata de una auditoría externa, son los propios auditores quienes determinan a quien enviar confirmaciones de saldos, ellos tienen sistemas propios para seleccionar los acreedores y deudores a incluir.

• El formulario que se emite contiene varias hojas. Se encuentra un encabezado con la identificación del deudor/acreedor, una nota que explica el motivo de la correspondencia y dependiendo del tipo de procedimiento se podrá imprimir el detalle de los comprobantes, el saldo o simplemente la solicitud de enviar el saldo adeudado.
• El formulario no solo se compone de la carta de envío sino también de la respuesta que debe enviar el deudor/acreedor con el domicilio que se ha ingresado en la pantalla de selección.

5. CONFIGURACIÓN DEL ID DE DIRECCIÓN

• Para el programa de confirmación de saldos, lo único que se debe configurar son los "ID de Dirección" para las respuestas.
• Se pueden crear diferentes ID y luego se seleccionan en el programa de confirmación.
• Se accede al menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y acreedores/Operac.contables/Cierre/Contar/Correspondencia confirmación de saldos/Almacenar direcciones de respuesta p.confirmación de saldos.
• Se define Sociedad: se debe crear el ID de dirección para cada sociedad.
• Se define IDDirección: código de hasta 4 dígitos.
• Se define Dirección: en la ventana emergente que abre el sistema se crea la dirección de respuesta.