✒️SAP FI / Las monedas y conversiones Por María Pronotti

Unidad 1: Lección 8: Monedas y conversiones.

1) Monedas:

En todas las operaciones contables siempre debemos seleccionar la moneda en la cual registraremos las operaciones. Además, podemos ingresar el tipo de cambio o dejar que el sistema lo determine en base a la tablaa de tipos de cambio.

Monedas: Todas las monedas que se vayan a utilizar en SAP deben crearse como clave de moneda. La mayoría de las monedas ya están definidas en SAP como claves de moneda internacionales estándar.

Las definiciones de moneda son a nivel mandante ya que son válidas para todos los módulos de SAP y no solo para FI, es por esto que el cutomizing de monedas se encuentra bajo el nodo SAP Netweaver.

Transacción SPRO. Menú: IMG - SAP Netweaver - Parametrizaciones Generales - Monedas - Verificar códigos de monedas.

• La difinición de claves de monedas es libre y puede ser una clave alfanumérica de hasta 5 caracteres.
• Para cada clave de moneda se puede fijar una fecha de validez.
• El código ISO es la clave de moneda internacional, Es recomendable que la clave de moneda coincida con la clave de código ISO.

2) Tipos de Cotización.

Para cada par de monedas se pueden actualizar varios tipos de cambio que se diferenciaan por el tipo de cotización. Los distintos tipos de cambio se pueden utilizar con diferentes fines, como la valoración, la conversión y la planificación entre otros.

Por ejemplo, para valuar los activos en moneda extranjera utilizremos un tipo de cambio comprador, y para valuar los pasivos podremos utilizar el tipo de cambio vendedor

Cuanto más tipos de cotización se definan, más datos hay que ingresar al sistema. Hay que tener en cuenta que para poder obtener reportes exactos en cuanto a valores de monedas, conversiones, y diferencias de cambio debemos mantener diariamente la tabla de tipos de cambio y todas las relaciones que sean necesarias. En algunas empresas, dependiendo de la complejidad y volumen, llegan a desarrollar un programa que procesa archivos con información externa que contiene tipos de cambios diarios. Realizar esto implica hacer un desarrollo a medida de la empresa contemplando el formato del archivo que se puede procesar.

Transacción SPRO: Menú: IMG - SAP Netweaver- Parametrizaciones Generales - Monedas - Verificar tipos de cotización.

Para crear un tipo de cotización debemos definir una clave de hasta 5 caracteres y una denominación.

Generalmente los tipos de cambio se ingresan de manera diaria y dependiendo de la cantidad de monedas que utilice la empresa el volumen de ingresos puede ser importante. SAP posee diferentes herramientas que se pueden utilizar para reducir la carga de los tipos de cambio.

Para cada tipo de cotización se pueden definir las siguientes herramientas:

• Moneda Base: a un tipo de cotización se le puede asignar una moneda base. Para cada moneda, sólo será necesario actualizar el tipo de cambio en dicha moneda base. El sistema calcula una conversión entre dos monedas extranjeras mediante la moneda base, es decir, combinando dos tipos de cambio. Por ejemplo, si la moneda base es USD, solo debemos ingresar los tipos de cambio de dólares con el resto de las monedas, Dólares y Libras, Dolares y Yenes y el sistema en base a estos tipos de cambio calculará la relación existente entre Libras y Yenes.
• Inversión: permite que se ingrese el tipo de cambio una única vez de manera que el sistema calcule el tipo de cambio a la inversa. Por ejemplo, si nosotros ingresamos la relación 1 USD es igual a 1,40 EUR, con el método de la inversión el sistema calculará que 1 EUR es igual a 0,71 USD.

Recordamos que SAP es un sistema multimonetario y que nos permite administrar la contabilidad de las sociedades en varias monedas. Cuando nosotros contabilizamos un documento en moneda extranjera necesitamos la relación moneda extranjera - moneda local. Cuando contabilizamos un documento en moneda local, necesitamos la relación moneda local con las monedas paralelas. Supongamos que nuestra sociedad tiene como moneda local: Dólares, y como una de las monedas paralelas, el Euro. Si ingresamos un documento en Euros necesitamos el tipo de cambio Euros-Dólares y si ingresamos un documento en dólares, necesitamos el tipo de cambio dólares-Euros para poder contabilizar este documento también en la moneda paralela. Para este tipo de casos es muy útil el método de la inversión porque solo ingresamos una vez la relación cambiaria entre estas monedas y el sistema calculará la relación inversa.

• Margen de Cotización (Spread): si los tipos de cambios son constantes, esta herramienta permite que solo ingresemos un tipo de cotización y mediante margenes de cotización el sistema calculará otros tipos de cambio. Por ejemplo si solo ingresamos un tipo de cambio promedio, el sistema sumará o restará el valor de margen para calcular el tipo de cambio comprador y vendedor.

Transacción SPRO - Menú IMG - SAP Netweaver - Parametrizaciones Generales - Monedas - Actualizar márgenes de cotización.

Solo se puede utilizar una de estas herramientas para cada tipo de cotización. Sin embargo, se puede utilizar diferentes herramientas para distintos tipos de cotización.

3) Factores de conversión

Una configuración básica luego de haber definido las monedas, es definir la relación entre cada par de monedas. Para esto se utilizan los factores de conversión. Muchas veces la relación entre monedas puede estar influenciada por la inflación y por medio de los factores de conversión se facilita la carga de los tipos de cambio.

Por ejemplo, si tenemos la relación entre un par de monedas y decimos que una unidad de la Moneda A = 0,0045 de la Moneda B, podemos definir un factor de conversión de 1/100, por lo tanto, al momento de ingresar el tipo de cambio para este par de monedas deberemos ingresar 0,45. En cambio, si definiéramos un factor de conversión de 1/1000 deberíamos ingresar una cotización de 4,50.

Transacción SPRO - Menú: IMG - SAP Netweaver - Parametrizaciones Generales - Monedas - Definir factores de conversión para conversión de moneda.

Los factores de conversión pueden definirse por intervalos de tiempos y por tipos de cotización.

4) Cotizaciones Directas e Indirectas.

SAP puede administrar todas las aplicaciones utilizando una cotización directa o indirecta. La elección depende de la elección que realice cada empresa.

En la cotización directa, una unidad de moneda extranjera se cotiza par ala moneda local, mientras que en la indirecta una unidad de moneda local se cotiza para la moneda extranjera.

Ejemplo:

Moneda local: USD, moneda extranjera: EUR

• Cotización directa: 1 EUR = 0,71 USD

Una unidad de moneda extranjera EUR equivale al número visualizado de unidades de moneda local

• Cotización indirecta: 1 USD = 1,40 EUR

Por una unidad de la moneda local USD se recibirá el número de unidades visualizando de la moneda extranjera.

Para cada par de monedas puede definir si el tipo de cambio se ingresará como cotización directa o como cotización indirecta. (se define cual es el estandar de ingreso). Si el tipo de cambio registrado no tiene la misma cotización que la cotización estandar definida, el tipo de cambio se resalta para mostrar la diferencia.

Prefijos

Se pueden actualizar dos prefijos para diferenciar las entradas de tipos de cambio directos o indirectos.

Si no se introduce nada, será válida la parametrización estandar que esta definida de la siguiente manera:

" " para tipos directos (sin prefijo)

"/" para tipos indirectos

Por ejemplo

Moneda = EUR = /0.61000

5) Ingresar tipos de cambio

Repaso de los datos que se deben ingresar:

• Tipo de Cotización: es la relación entre dos monedas.
• Fecha de Validez: fecha para la cual es válida el tipo de cambio.
• Cotización Directa o Indirecta: importe del tipo de cambio.
• Moneda Origen
• Moneda Destino
• Factor de Conversión: es un dato grisado que no podemos modificar. El sistema solo muestra cual es la relación para el par de monedas que estamos ingresando.

Transacción OB08 Menú: IMG - SAP Netweaver - Parametrizaciones Generales - Monedas - Indicar tipos de cambio.

6) Pool de trabajo

En muchas empresas, la actualización de la tablaa de tipos de cambio TCURR la comparten varios empleados y pueden darse los siguientes problemas:

• Que los empleados actualizan incorrectamente los tipos de cambio o que actualicen los tipos de cambio mediante una cotización equivocada (indirecta en lugar de directa, o viceversa)
• La tabla es de grandes dimensiones y no puede ser actualizada por más de un usuario simultáneamente.

Para evitar estos problemas es posible definir pools de trabajo y actualizar los tipois de cambio mediante la transacción TCURMNT.

Esta funcionalidad presenta las siguientes ventajas:

• Solo se pueden actualizar los tipos de cambio relevantes para el pool de trabajo definido y, también es posible asignar autorizaciones específicas para pools de trabajo.
• La actualización puede realizarse únicamente con la cotización que corresponda.
• El pool de trabajo es de menor tamaño y por tanto más simple de completar
• Es posible tratar varios pools de trabajo de forma paralela.

Configuración de Pools de trabajo

Transacción SPRO Menú: IMG - SAP Netweaver - Parametrizaciones Generales - Monedas - Definir el pool de trabajo según el tipo de cambio.

En primer lugar debemos definir un pool identificandolo con una clave y denominación y además indicar con que frecuencia se actualizará-

El segundo paso es asignarle el tipo de cotización, las monedas de origen y destino y si la cotización que corresponde es directa o indirecta.

Transacción SPRO Menú: IMG - SAP Netweaver - Parametrizaciones Generales - Monedas - Asignar tipo de cambio al pool de trabajo.

Unaa vez que se crean los pools de trabajo ya no es necesario utilizar la transacción OB08 de actualización de tipos de cambio sino que los usuarios deberán ingresar a la transacción

TCURMINT.

Aquí elegirán el pool que les corresponde completar. El sistema ya traerá propuesto el tipo de cotización y las monedas origen y destino. El usuario solo deberá ingresar la fecha de validez y el tipo de cambio correspondiente.

La configuración de monedas es bastante simple, casi todo ya viene preconfigurado por SAP y solo debemos ajustar algunos detalles. En los ejercicios sumaremos configuración mas transacciones a fin de integrar todos los conceptos aprendidos.

Tablas importantes

• TCURR: Tabla de tipos de cambio donde podremos ver todas las entradas de la transacción OB08.
• BKPF: Es la tabla de cabecera de documentos. En esta tabla se guarda la moneda del documento y el tipo de cambio al cual se ingresó la operación en el sistema

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Consultas

Voy a realizar un ejemplo, entre PYG (Guarani paraguayo) y USD (dolares).

Hoy la cotización entre estas dos monedas es la siguiente:

1 USD = 5.500 PYG

1 PYG = 0,00018 USD

Podríamos definir un factor de conversión de 1000 para tener un valor mas exacto entre ambas monedas.

Al definir este tipo de factor de conversión, la entrada de T/C se haría de la siguiente manera:

Entonces en lugar de ingresar 0,00018, puedo ingresar 0,18180 usd (por cada 1000 guaranies).

Al ingresar un asiento en PYG el sistema convierte el valor en USD considerando el factor de conversión ya ingresado:

El factor de conversión ayuda a ingresar un T/C mas exacto, porque sino en importes grandes el calculo no sería muy exacto.

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El tipo de cotización se puede asociar a la clase de documento. Por defecto el sistema utiliza el tipo de cotización promedio pero si la clase de documento posee asignado un tipo de cotización especial, todos los movimientos con esa clase de documento tomarán dicha cotización.

Saludos
Nancy

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Consulta Alumno:

Hola Nancy,

En SAP podemos manejar diferentes tipos de cotización para moneda extranjera, sin embargo como podemos asociar las diferentes transacciones con el tipo de cotización que defina el departamento de finanzas, por ejemplo si queremos que en la facturación a clientes aparezca por defecto el tipo de cotización de venta de la moneda extranjera.

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Se recomienda usar el código ISO para mantener un criterio uniforme en la codificación de las monedas.

Si embargo, puedes llegar a definir monedas que no son monedas realmente. Por ejemplo, en una implementación, tuvimos que definir como moneda una Unidad de Fomento a la Vivienda, el cual es un índice, no una moneda, pero determinadas operaciones financieras eran valuadas en función de dicho indice y se decidió definirlo como moneda, para lo cual utilizamos una codificación de 4 caracteres.

Respecto a la elección de 100 o 1000, todo depende de la diferencia que haya entre las distintas monedas, cuanto más grande la diferencia resulta más cómodo utilizar 1000 que 100. No obstante, lo define cada empresa en función de lo que le resulte más conveniente.

Saludos
Nancy

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Consulta Alumno:

Buen dia Nancy,

¿por qué se puede asignar una clave de moneda de 5 caracteres si se recomienda usar el codigo ISO que es de 3?

¿en qué nos podemos basar para definir el factor de conversion en 100 o en 1000?

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El tema de monedas no es fácil, no por SAP sino en general.

Tomemos como ejemplo un par de monedas, EUR-USD. Para este par de moneda podemos tener diferentes Tipos de Cotización:

Comprador: 1,25
Promedio: 1,30
Vendedor: 1,35

Entonces, 1,25 es el Tipo de Cambio de la relación EUR/USD correspondiente al Tipo de Cotización Comprador.

En la tabla de tipos de cambio podemos ingresar otras relaciones de moneda para tipo de cotización comprador. Por ejemplo GBP/USD

Tipo de Cotización Comprador para GBP/USD: 1,56

Y además, supongamos, que se debe ingresar la relación EUR/GBP también para el tipo de cotización comprador. Para este caso si utilizamos como Moneda Base la moneda USD para el tipo de cotización Comprador, no será necesario ingresar la relación EUR/GBP, ya que la determinará el sistema en función de los tipos de cambio ingresados para las relaciones EUR/USD y GBP/USD.

De esta manera, habiendo ingresado dos relaciones cambiarias, tienes 3 tipos de cambio en el sistema.