✒️SAP FI / Las monedas y conversiones Por Heyner Ramirez Bogarin

Monedas y Conversiones

1. Monedas

En todas las operaciones contables siempre debemos seleccionar la moneda en la cual registraremos las operaciones. Además , podemos ingresar el tipo de cambio o dejar que el sistema lo determine en base a la tabla de tipos de cambio.

· Monedas: todas las monedas que se vayan a utilizar en SAP deben crearse como clave de moneda.

· La mayoria de las monedas ya están definidas en SAP como claves de moneda internacionales estándar.

Las definiciones sobre moneda son a nivel mandante ya que son válidas para todos los módulos de SAP y no solo para FI, es por esto que el customizing de monedas se encuentra bajo el nodo SAP Netweaver.

SPRO>IMG>SAP Netweaver>Parametrizaciones Generales>Monedas>verificar Codigos de monedas

-La definición de claves de moneda es libre y puede ser una clave alfanumérica de hasta 5 caracteres.

-Para cada clave de moneda se puede fijar una fecha de validez

-El código ISO es la clave de moneda internacional. Es recomendable que la clave de moneda coincida con la clave de código ISO.

2. Tipos de Cotizacion

Para cada par de monedas se pueden actualizar varios tipos de cambio que se diferencian por el tipo de cotización. Los distintos tipos de cambio se pueden utilizar con diferentes fines, como la valoración, la conversión y la planificación entre otros.

Por ejemplo, para valuar los activos en moneda extranjera utilizaremos un tipo de cambio comprador y para valuar los pasivos podremos utilizar el tipo de cambio vendedor.

Cuando mas tipos de cotizacion se defina mas datos hay que ingresar al sistema, hay que tener en cuenta que para poder obtener reportes exactos en cuanto a valores de moneda, conversiones y diferencias de cambio, debemos mantener diariamente la tabla de tipos de cambio y todas las relaciones que sean necesarias. En algunas empresas dependiendo de la complejidad y el volumen llegan a desarrollar un programa que procesa archivos con información externa que contiene tipos de cambios diarios. Realizar esto implica hacer un desarrollo a medida de la empresa contemplando el formato del archivo que se puede procesar.

SPRO>IMG>SAP Netweaver>Parametrizaciones Generales>Monedas>Verificar tipos de cotización

Para crear un tipo de cotizción debemos definir una clave de hasta 5 caracteres y una denominación.

Generalmente los tipos de cambio se ingresan de manera diaria dependiendo de la cantidad de monedas que utilice una empresa el volumen de ingresos puede ser importante. SAP posee diferentes herramientas que se pueden utilizar para reducir la carga de los tipos de cambio.

Para cada tipo de cotización se pueden definir las siguientes herramientas:

Moneda Base : a un tipo de cotización se le puede asignar una moneda base. Para cada moneda, sólo será necesario actualizar el tipo de cambio en dicha moneda base. El sistema calcula una conversión entre dos monedas extranjeras mediante la moneda base, es decir, combinando dos tipos de cambio.

Inversión: permite que se ingrese el tipo de cambio una única vez de manera que el sistema calcule el tipo de cambio a la inversa. Por ejemplo, si nosotros ingresamos la relación 1 USD es igual a 1.4EUR, con el método de la inversión el sistema calculará que 1 EUR es igual a 0.71 USD.

Recordemos que SAP es multimonetario y que nos permite administrar las sociedades en varias monedas, cuando nosotros contabilizamos un documento en moneda extranjera necesitamos la relacion moneda extranjera /moneda Local, si contabilizamos en moneda local necesitamos la relacion moneda local /moneda paralela,, supongamos que nuestra sociedad tiene como moneda local dolares como una de las monedas paralelas el euro , si ingresamos un documento en euro necesitamos el tipo de cambio euro /dolar y si ingresamo en dolares necesitamos dolares euro para poder contabilizar este documento tambien en la moneda paralela, para este tipo de casos es muy util el tipo de metodo de la inversion porque solo ingresamos la situacion cambiaria de esta moneda y el sistema calcula la relación inversa.

Margen de Cotización (Spread): si los tipos de cambios son constantes, esta herramienta permite que solo ingresemos un tipo de cotización y mediante margenes de cotización el sistema calculará otros tipos de cambio.

Por ejemplo si solo ingresamos un tipo de cambio promedio, el sistema sumará o restará el valor de margen para calcular el tipo de cambio comprador y vendedor.

SPRO>IMG>Sap Netweaver>Parametrizaciones Generales>Monedas>Actualizar márgenes de cotización.

Sólo se puede utilizar una de estas herramientas para cada tipo de cotización. Sin embargo, se puede utilizar diferentes herramientas para distintos tipos de cotización.

3. Factores de Conversion

Una configuración básica luego de haber definidos las monedas, es definir la relación entre cada par de monedas. Para esto se utilizan los factores de conversión. Muchas veces la relación entre monedas puede estar influenciada por la inflación y por medio de los factores de conversión se facilita la carga de los tipos de cambio.

Por ejemplo, si tenemos la relación entre un par de monedas y decimos que una unidad de la Moneda A es igual a 0.0045 de la moneda B, podemos definir un factor de conversión de 1/100, por lo tanto, al momento de ingresar el tipo de cambio para este par de monedas deberemos ingresar 0.45. En cambio, si definiéramos un factor de conversión de 1/1000 deberiamos ingresar una cotización de 4.50.

SPRO>IMG>Sap Netweaver>Parametrizaciones Generales>Monedas>Definir factores de conversión para conversión de moneda.

Los factores de conversión pueden definirse por intervalos de tiempos y por tipos de cotización.

4. Cotizaciones Directas e Indirectas

SAP puede administrar todas las aplicaciones utilizando una cotización directa o indirecta. La elección del tipo de cotización directa o indirecta depende de la elección que realice cada empresa.

En la cotización directa, una unidad de moneda extranjera se cotiza para la moneda local, mientras que en la cotización indirecta una unidad de moneda local se cotiza para la moneda extranjera.

Ejemplo

Moneda Local: USD, moneda extranjera ; EUR

Cotización directa : 1EUR=0.71USD

Una unidad de moneda extranjera EUR equivale al número visualizado de unidades de moneda local.

Cotización indirecta : 1USD= 1.4EUR

Una unidad de moneda local se recibirá el número de unidades visualizado de la moneda extranjera.

Para cada par de monedas puede definir si el tipo de cambio se ingresará como cotización directa o como cotización indirecta (se define cual es el estándar de ingreso). Si el tipo de cambio registrado no tiene la misma cotización que la cotización estándar definida, el tipo de cambio se resalta para mostrar la diferencia.

Prefijos

Se pueden actualizar dos prefijos para diferenciar las entradas de tipos de cambio directos o indirectos.

Si no se introduce nada, será válida la parametrización estándar que esta definida de la siguiente manera:

" " para tipos directos (sin prefijo);

"/" para tipos indirectos.

5. Ingresar Tipos de Cambio

Datos que se deben ingresar:

· Tipo de Cotización: es la relación entre dos monedas.

· Fecha de Validez; fecha para la cual es válida el tipo de cambio.

· Cotización Directa o Indirecta: importe del tipo de cambio.

· Moneda Origen

· Moneda Destino

· Factor de conversión: el factor de conversión es un dato grisado que no podemos modificar. El sistema solo meustra cual es la relación para el par de moneda que estamos ingresando.

TRANSACCION OB08

IMG>SAP Netweaver>Parametrizaciones Generales>Monedas>Indicar tipos de cambio

6. Pool de Trabajo

En muchas empresas, la actualización de la tabla de tipos de cambio TCURR la comparten varios empleados y pueden darse los siguientes problemas:

· Que los empleados actualizan incorrectamente los tipos de cambio o que actualicen los tipos de cambio mediante una cotización equivocada (indirecta en lugar de directa, o viceversa)

· La tabla es de grandes dimensiones y no puede ser actualizada por más de un usuario simultáneamente.

Para evitar estos problemas es posible definir pools de trabajo y actualizar los tipos de cambio mediante la transacción TCURMNT. Esta funcionalidad presenta las siguientes ventajas:

· Sólo se pueden actualizar los tipos de cambio relevantes para el pool de trabajo definido y, también es posible asignar autorizaciones especificas para pools de trabajo.

· La actualización puede realizarse únicamente con la cotización que corresponda.

· el pool de trabajo es de menor tamaño y por tanto más simple de completar.

· Es posible tratar varios pools de trabajo de forma paralela.

Configuracion de Pools de Trabajo

En primer lugar debemos definir un pool identificandolo con una clave y denominación y además indicar con que frecuencia se actualizará.

IMG- SAP Netweaver- Parametrizaciones Generales – Monedas- Definir el pool de trabajo según el tipo de cambio

El segundo paso es asignarle el tipo de cotización, las monedas de origen y destino y si la cotización que corresponde es directa o indirecta.

SPRO>IMG>SAP Netweaver>Parametrizaicones Generales>Monedas>Asignar tipo de cambio al pool de trabajo.

Una vez que se crean los pools de trabajo ya no es necesario utilizar la transacción OB08 de actualización de tipos de cambio sino que los usuarios deberán ingresar a la transacción TCURMINT

Aqui elegirán el pool que les corresponde completar. El sistema ya traerá propuesto el tipo de cotización y las monedas origen y destino. El usuario solo debera ingresar la fecha de validez y el tipo de cambio correspondiente.

La configuración de monedas es bastante simple, casi todo ya viene preconfigurado por SAP y solo debemos ajustar algunos detalles.

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TCURR: Tabla de tipos de cambio

BKPF: Tabla de cabecera de documentos. Se guarda la moneda del doucmento y tipo de cambio.