✒️SAP FI / Las monedas y conversiones Por Daniel Galvez Bustos

Monedas y Conversiones

En todas las operaciones contables siempre debemos seleccionar la moneda en la cual registraremos las operaciones. Además, podemos ingresar el tipo de cambio o dejar que el sistema determineen base a las tabla de tipos de vambios.

Moneda: Todas las monedas que se vayan a utilizar en SAP deben de crearse como clave de moneda. La mayoría de las monedas ya están definidas en SAP como claves de moneda.

Las definiciones sobre moneda son a nivel mandante ya que son válidas para todos los módulos de SAP y no sólo para FI, es por esto que el customizing de monedas se encuentra bajo el nodo SAP Netweaver.

Verificar códigos de monedas (OY03)

SPRO --> IMG --> SAP Netweaver --> Parametrizaciones Generales --> Nonedas --> Verificar códifgos de moneda

• La definición de claves de moneda es libre y puede ser una clave alfanumérica de hasta cinco caracteres.
• Para cada clave de moneda se puede fijar una fecha de validez.
• El código ISO es la clave de moneda internacional. Es recomendable que la clave de moneda coincida con la clave de código ISO.

Para alargar el número de decimales de una moneda, se puede realizar desde la transacción OY04 (Configurar posiciones decimales para monedas)

Para cada par de monedas se pueden utilizar diferentes tipos de cambio que se diferencían por el tipo de cotización. Los distintos tipos de cambio se pueden utilizar con diferentes fines, como la valoración, la conversión y la planificación entre otros. Por ejemplo, para valuar los activos en moneda extranjera utilizaremos un tipo de cambio comprador y para valuar los pasivos podremos utilizar un tipo de cambio vendedor.

NOTA: Cuantos más tipos de cotización se definan más tipos de cotización hay que ingresar al sistema. Hay que tener en cuenta que para tener reportes exactos en cuanto a valor de moneda, conversiones y diferencias de cambio, debemos mantener diariamente la tabla de tipos de cambio, y todas las relaciones que sean necesarias. En algunas empresas dependiendo de la complejidad y el volumen, llegan a desarrollar un programa que procesa archivos con información externa que contienen tipos de cambios diarios, el hacer esto implica hacer un desarrollo a medida de la empresa, contemplando el formato del archivo que se puede procesar.

Para crear otro tipo de cotización debemos definir una clave de hasta 5 caracteres y una denominación.

Generalmente los tipos de cambio se ingresan de manera diaria y dependiendo de la cantidad de monedas que utilicce una empresa el volumen de ingresos puede ser importante. SAP posee diferentes herramientas que se pueden utilizar para reducir la carga de los tipos de cambio:

Moneda base: a un tipo de cotización de le puede asignar una moneda base. Para cada moneda, sólo será necesario actualizar el tipo de cambio en dicha moneda base. El sistema calcula una conversión entre dos monedas extranjeras mediante la moneda base, es decir, combinando dos tipos de cambio. Por ejemplo, si la moneda base es USD, sólo debemos ingresar los tipos de cambio de dólares con el resto de las monedas, Dólares y Libras, Dólares y Yenes y el sistem en base a estos tipo de cambio calculará la relación existente entre Libaras y Yenes.

Inversión: Permite que se ingrese el tipo de cambio una única vez de manera que el sistema calcule el tipo de cambio a la inversa. Por ejemplo, si nosotros ingresamos la relación 1 USD es igual a 1,40 EUR, con e método de la inversión el sistema calculará que 1 EUR es igual a 0,71 USD.

NOTA: SAP es un sistema multimonetario, y que nos permite administrar la contabilidad de las sociedades en varias monedas. Cuando nosotros contabilizamos un documento en moneda extranjera, necesitamos la relación de moneda extranjera y moneda local. Cuando contabilizamos un documento de manera local, necesitamos la relación moneda local con las monedas paralelas.

Margen de cotizacción (Spread): si los tipos de cambios son constantes, esta herramienta permite que sólo ingresemos un tipo de cotización y mediante margenes de cotización el sistema calculará otros tipos de cambios. Por ejemplo, si sólo ingresamos un tipo de cambio promedio

Actualizar márgenes de cotización (OBD6)

SPRO --> IMG --> SAP Netweaver --> Parametrizaciones Generales --> Monedas --> Actualizar márgenes de cotización

NOTA: Sólo se puede utilizar una de estas herramientas para cada tipo de cotizacción. Sqin embargo, se puede utilizar diferentes herramientas para distintos tipos de cotización. Sin embargo, se puede utilizar diferentes herramientas para distintos tipos de cotización.

Factores de Conversión

Una configuración básica luego de haber definido las monedas, es definir la relación entre cada par de monedas. Para esto se utilizan los factores de conversión. Muchas veces la relación entre monedas puede estar influenciada por la inflación y por medio de los factores de conversión se facilita la carga de tipos de cambios.

Por ejemplo, si tenemos la relación entre un par de monedas y decimos que una unidad de la Moneda A es igual a 0,0045 de la Moneda B, podemos definir un factor de conversión de 1/100, por lo tanto, al momento de ingresar el tipo de cambio para este par de monedas deberemos ingresar 0,45. En cambio, si definieramos de 1/1000 deberiamos ingresar una cotización de 4,50.

Los factores de conversión pueden definirse por intervalos de tiempos y por tipos de cotización.

Cotizaciones directasa e indirectas

SAP puede administrar todas las aplicaciones utilizando una cotización directa o indirecta. La elección del tipo de cotización directa o indirecta depende de la elección que realice cada empresa.

En la cotización directa, una unidad de moneda extranjera se cotiza para la moneda local, mientras que en la cotización indirecta una unidad de moneda local se cotiza para la moneda extranjera.

Para cada par de monedas puede definir si el tipo de cambio se ingresarpa como cotización directa o como cotización indirecta (se define cual es el estandar de ingreso). Si el tipo de cambi registrado no tiene la misma cotización.

Prefijos

Se pueden actualizar dos prefijos para diferenciar las entradas de tipos de cambios directos o indirectos.

Si no se introduce nada, será válida la parametrización estándar que esta definida de la siguiente manera:

¨¨ para tipos directos (sin prefijo);

¨/¨para tipos indirectos

Ingresar tipos de cambios

Tipo de cotización: Es la relación entre dos mondas

Fecha de validez: fecha para la cual es válida el tipo de cambio.

Cotización directa o indirecta: importe del tipo de cambio

Moneda origen

• Que los empleados actualizan incorrectamente los tipos de cambio o que actualicen los tipos de cambio mediante una cotización equivocada (indirecta en lugar de directa, o viceversa).
• La tabla es de grandes domensiones y no puede ser actualizada por más de un usuario simultáneamente

Para evitar estos prooblemas es posible definir pools de trabajo y actualizar los tipos de cambio mediante la transacción TCURMNT. Esta funcionalidad presenta las siguientes ventajas:

• Sólo se puede actualizar los tipos de cambios relevantes para el poo de trbajo definido y, también es posible asignar autorizaciones específicas para pools de trabajo.
• La actualización puede realizarse únicamente con la cotización que corresponda
• El pool de trabajo es de menortamaño y por tanto más simple de completar
• Es posible tratar varios pools de trabajo de forma paralela.

Configuración de pools de trabajo (S_B5A_57000001)

SPRO --> SAP Netweaver --> Paramentrizaciones Generales --> Monedas --> Definir el pool de trabajo según el tipo de cambio

En primer lugar debemos definir un pool identificandola con una clave y denominación y además indicar con que frecuencua se actualizará.

El segundo paso es asignarle el tipo de cotización, la moneda origen y destino y si la cotización que corresponde es directa o indirecta.

IMG --> SAP Netweaver --> Parametrizaciones Generales--> Moneda --> Asignar tipo de cambio al pool de trabajo

Una vez que se crean los pools de trabajoya no es necesario utilizar la transacción OB08 de actualización de tipos de cambio sino que los usuarios deberán ingresar a la transacción TCURMNT.

Aqui eligirán el pool que les corresponda completar. El sistema ya traerá propuesto el tipo de cotización y las monedas origen y destino. El usuario deberá ingresar la fecha de validez y el tipo de cambio correspondiente.