✒️SAP FI / Las monedas y conversiones Por Johanny Espinoza Loaiza

UNIDAD 1 - INTRODUCCIÓN AL CUSTOMIZING : MONEDAS Y CONVERSIONES (Lección 8°)

1. MONEDAS

• Todas las monedas que se utilicen en SAP deben crearse como "clave de moneda". Su definición es libre y puede ser una clave alfanumérica de hasta 5 caracteres.

*** NOTA: SAP ya tiene definido claves de moneda internacionales estándar.

• Las monedas son a nivel mandante, válidas para todos los módulos de SAP.
• El customizing de monedas se encuentra bajo el nodo "SAP Netweaver".
• Se accede a la SPRO - IMG/SAP Netweaver/Parametrizaciones Generales/Monedas/Verificar códigos de monedas.
• Para cada clave de moneda se puede fijar una "fecha de validez". EJEMPLO: el marco alemán fue una moneda válida hasta el 2002, a partir de este año comienza a utilizarse el euro, por lo tanto se modifica la moneda a partir de esa fecha de validez.
• Código ISO: es la clave de moneda internacional. Es recomendable que la clave de moneda coincida con la clave de código ISO.

2. TIPOS DE COTIZACIÓN

• Para cada par de monedas se pueden actualizar varios tipos de cambio que se diferencian por el "tipo de cotización". EJEMPLO: los activos en ME se valúan al T/C comprador, los pasivos en ME se valúan al T/C vendedor.

*** NOTA: cuanto más tipos de cotización se definan, más datos hay que ingresar al sistema. Para poder obtener reportes exactos en cuanto a valores de monedas, conversiones y diferencias de cambio, se debe mantener diariamente la "tabla de tipos de cambio" y todas las relaciones necesarias. En algunas empresas, dependiendo del volumen, se desarrollan programas a medida que procesan archivos que contienen tipos de cambio diarios.

• Se accede a la SPRO - IMG/SAP Netweaver/Parametrizaciones Generales/Monedas/Verificar tipos de cotización.
• Se define una "clave" de hasta 5 caracteres y una denominación.
• SAP posee diferentes herramientas que se puede utilizar para reducir la carga de los tipos de cambio cuando el volumen de ingresos es importante.

Para cada tipo de cotización se pueden definir las siguientes herramientas:

• Moneda Base: a un tipo de cotización se le puede asignar una moneda base. De esta manera, sólo se deberá actualizar el tipo de cambio para dicha moneda pues el sistema calcula la conversión entre dos monedas extranjeras mediante la moneda base, es decir, combinando dos tipos de cambio. EJEMPLO: si la moneda base es U$D, sólo se debe ingresar los T/C U$D con el resto de las monedas (U$D y Libras, U$D y Yenes) y SAP calculará la relación existente entre Libras y Yenes, sin la necesidad de tener que introducir dicha relación a la tabla de T/C.
• Inversión: permite que se ingrese el T/C una única vez de manera que SAP calcule el T/C a la inversa, es decir, si se ingresa la relación 1 U$D = 1,40 EUR, con este método SAP calculará que 1 EUR = 0,71 U$D. EJEMPLO: depende de cómo se esté registrando el documento: si se está registrando un documento en Euros y se tiene como ML el U$D, entonces el sistema tomará un tipo de cotización. En cambio, si se está contabilizando el pago en U$D de una factura contabilizada en EUR, SAP necesita el T/C inverso porque depende de cuál es la moneda en la cual se está contabilizando.

*** NOTA: SAP es un sistema multimonetario que permite administrar la contabilidad de las sociedades en varias monedas. Cuando se contabiliza un documento en ME, se necesita la relación ME-ML, cuando se contabiliza un documento en ML, se necesita la relación ML-ME. EJEMPLO: una sociedad tiene ML= U$D, como una de las monedas paralelas (MP) = EUR. Si se ingresa un documento en EUR, se necesita el T/C EUR-U$D, si se ingresa un documento en U$D, se necesita el T/C U$D-EUR para poder contabilizar también en la moneda paralela. En este tipo de casos es muy útil la herramienta de inversión porque sólo se ingresa una vez la relación cambiaria entre las monedas y SAP calculará la relación inversa.

• Margen de Cotización (Spread): si los tipos de cambio son constantes, esta herramienta permite que sólo se ingrese un tipo de cotización y SAP mediante "márgenes de cotización" calculará otros tipos de cambio. EJEMPLO: si se ingresa un T/C promedio y se define que el margen es 0,50 U$D, entonces le sumará este valor al T/C promedio para obtener el T/C vendedor, y le restará el mismo valor al T/C promedio para obtener el T/C comprador.
• Se accede a la SPRO - IMG/SAP Netweaver/Parametrizaciones Generales/Monedas/Actualizar márgenes de cotización.

*** NOTA: Sólo se puede utilizar una de estas herramientas para cada tipo de cotización. Sin embargo, se puede utilizar diferentes herramientas para distintos tipos de cotización.

*** NOTA: El tipo de cotización se puede asociar a la "clase de documento". Por defecto, el sistema utiliza el tipo de cotización promedio pero si la clase de documento posee asignado un tipo de cotización especial, todos los movimientos con esa clase de documento tomarán dicha cotización.

3. FACTORES DE CONVESIÓN

• Se define la "relación entre cada par de monedas", luego de haber definido las monedas.
• Muchas veces la relación entre monedas puede estar influenciada por la inflación y por medio de los factores de conversión se facilita la carga de los tipos de cambio.
• $ a EUR --> 1/1 ; $ a Yenes --> 1/100. EJEMPLO: Si se tiene la relación entre un par de monedas y se dice que 1 unidad de la moneda "A" es igual a 0,0045 de la moneda "B", se puede definir un factor de conversión de 1/100, por lo tanto, al momento de ingresar el T/C para este par de monedas se debe ingresar 0,45. En cambio, si se define un factor de conversión de 1/1000, se debería ingresar una cotización de 4,50.
• El factor de conversión ayuda a ingresar un T/C más exacto, pues de lo contrario, en importes grandes el cálculo no sería muy exacto. EJEMPLO: 1 USD = 5.500 PYG y 1 PYG = 0,00018 USD. Se puede definir un factor de conversión de 1000 para tener un valor más exacto entre ambas monedas, entonces, el ingreso del T/C sería 0,18180 (por cada 1000 guaraníes) en vez de 0,00018. Al ingresar un asiento en PYG, el sistema convierte el valor en USD considerando el factor de conversión ya ingresado: Importe documento = 1.000, Importe ML = 0,18 USD.

*** NOTA: toda relación entre dos monedas debe tener un factor de conversión. Si no hay mucha disparidad entre las monedas, el factor de conversión es 1 a 1.

• Se accede a la SPRO - IMG/SAP Netweaver/Parametrizaciones Generales/Monedas/Definir factores de conversión para conversión de moneda.
• Los factores de conversión pueden definirse por intervalos de tiempos y por tipos de cotización.

4. COTIZACIONES DIRECTAS E INDIRECTAS

• SAP puede administrar todas las aplicaciones utilizando una cotización directa o indirecta.
• La elección del tipo de cotización directa o indirecta depende de la elección que realice cada empresa.
• Cotización directa (ME a ML): una unidad de ME se cotiza para la ML. EJEMPLO: ML=U$D y ME= EUR, entonces, 1 EUR = 0,71 U$D.
• Cotización indirecta (ML a ME): una unidad de ML se cotiza para la ME. EJEMPLO: ML=U$D y ME= EUR, entonces, 1 U$D = 1,40 EUR.
• Para cada par de monedas se puede definir si el T/C se ingresará como cotización directa o como cotización indirecta, es decir, se define cuál es el estándar de ingreso.

*** NOTA: Si el T/C registrado no tiene la misma cotización que la cotización estándar definida (directa o indirecta), el T/C se resalta para mostrar esta diferencia.

• Prefijos: se pueden actualizar 2 prefijos para diferenciar las entradas de T/C directos o indirectos, ésto se visualiza al momento de registrar un documento. Si no se define nada, será válida la parametrización estándar que está definida de la siguiente manera: " " para tipos directos (sin prefijo); " / " para tipos indirectos. EJEMPLO: se registra un documento en EUR y se tiene en el campo Moneda = EUR /0,61000.

5. INGRESAR TIPOS DE CAMBIO

• Se accede a la transacción OB08 o a través del menú de customizing SPRO - IMG/ SAP Netweaver/ Parametrizaciones Generales/ Monedas/ Indicar tipos de cambio.
• Tipo de cotización (es la relación entre dos monedas).
• Fecha de validez (fecha para la cual es válida el T/C).
• Cotización directa o indirecta (importe del T/C).
• Moneda origen.
• Moneda destino.
• Factor de conversión (es un dato grisado que no se puede modificar. El sistema sólo muestra cuál es la relación para el par de moneda que se está ingresando).

6. POOL DE TRABAJO

• En muchas empresas, la actualización de la tabla de T/C "TCURR" la comparten varios empleados y pueden darse problemas tales como: A) actualizan incorrectamente los T/C, B) Actualiza los T/C mediante una cotización equivocada, indirecta en lugar de directa, o viceversa. C) la tabla es de grandes dimensiones y no puede ser actualizada por más de un usuario simultáneamente.
• Se definen "pools de trabajo" para actualizar los T/C mediante la transacción "TCURMNT".
• Ventaja N° 1: Sólo se pueden actualizar los T/C relevantes para el pool de trabajo definido, y también es posible asignar autorizaciones específicas para pools de trabajo.
• Ventaja N° 2: La actualización puede realizarse únicamente con la cotización que corresponda.
• Ventaja N° 3: El pool de trabajo es de menor tamaño y por tanto más simple de completar.
• Ventaja N° 4: Es posible tratar varios pools de trabajo en forma paralela.

6.1 CONFIGURACIÓN DE POOLS DE TRABAJO

PRIMER PASO

• Se accede a la SPRO - IMG/SAP Netweaver/Parametrizaciones Generales/Monedas/Definir el pool de trabajo según el tipo de cambio.
• Se ingresa una clave y denominación para el pool de trabajo. EJEMPLO: PreparTbjo= USD-EUR, Texto= Conversión diaria USD-EUR.
• Se indica con qué frecuencia se actualizará. EJEMPLO: IntervAct = 1 a diario.

SEGUNDO PASO

• Se accede a la SPRO - IMG/SAP Netweaver/Parametrizaciones Generales/Monedas/Asignar tipo de cambio al pool de trabajo.
• Se asigna el tipo de cotización. EJEMPLO: Tp= "M" (promedio).
• Se asigna la moneda de origen. EJEMPLO: Mon.proc. = USD.
• Se asigna la moneda de destino. EJEMPLO: Mon.dest. = EUR.
• Se asigna la cotización. EJEMPLO: Cotización = 1 Cotización directa.

6.2 ACTUALIZACIÓN DE LA TABLA DE T/C

• Una vez que se crean los pools de trabajo ya no es necesario utilizar la tx OB08 sino que los usuarios deberán ingresar a la tx "TCURMINT".
• El usuario selecciona el pool de trabajo que le corresponda completar. Presiona el ícono "Modificar" para ingresar un nuevo T/C.
• El usuario ingresa la fecha de validez y el T/C correspondiente. SAP ya traerá propuesto el tipo de cotización y las monedas origen y destino.
• Se presiona el ícono "Fijar Pool de Trabajo como finalizado" (lápiz con un check).
• Se presiona el ícono "Guardar".

*** NOTA: Para poder visualizar rápidamente los T/C, se ingresa en la transacción OB08 y se selecciona en el menú Selección / Por Contenidos. En la ventana emergente se selecciona los campos "Moneda de procedencia", "Moneda de destino", "Validez", se presiona el ícono "Confirmar". En la siguiente ventana emergente se ingresa los valores para cada uno de los campos (ejemplo USD, EUR, 23.07.2019), se presiona el ícono "Seleccionar" y se visualiza en la transacción el T/C requerido.

7 TABLAS IMPORTANTES

• TCURR: es la tabla de tipos de cambio donde podremos ver todas las entradas de la transacción OB08.
• BKPF: es la tabla de cabecera de documentos. En esta taba se guarda la moneda del documento y el T/C al cual se ingresó la operación en el sistema.