UNIDAD 3 - PARAMETRIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y OPERACIONES : COMPENSACIONES DE DOCUMENTO (Lección 7°)
1. COMPENSACIONES
- Las parametrizaciones necesarias para realizar las compensaciones están básicamente relacionadas con las determinaciones de cuentas.
- Para no tener errores al momento de una compensación se debe parametrizar previamente: 1) Determinación de cuentas de tipo de cambio y 2) Definición de los límites de tolerancia.
TIPO DE COMPENSACIÓN " CONTABILIZAR Y COMPENSAR "
- En los Pagos: se realiza una imputación en las cuentas de banco o de caja y al mismo tiempo se compensan partidas abiertas. TRANSACCIONES: F-53, F-58, F110 <acreedor> (transacciones de pago que realizan compensaciones de partidas abiertas) y F-28, F110 <deudor> (transacciones para la cobranza de clientes).
- En los Traslados con compensación: se compensan determinadas partidas y se traslada el saldo compensado a una nueva cuenta. TRANSACCIONES: F-51, F-40 y FB05 (para trasladar y compensar).
TIPO DE COMPENSACIÓN " SOLO COMPENSACIÓN "
- Se compensan distintas partidas que suman un saldo cero.
- En cualquiera de los tipos de compensación se podrán encontrar diferencias, las cuales se pueden deber a diferentes causas y dependiendo de los importes y las causas, se pueden tomar diferentes acciones.
- Transacción para compensar Cuentas de mayor: F-03.
- Transacción para compensar Cuentas de deudor: F-32.
- Transacción para compensar Cuentas de acreedor: F-44.
- A pesar que hay una transacción para cada cuenta, se pueden compensar múltiples tipos de cuenta. EJEMPLO: se accede a la F-32, se selecciona el deudor y luego se pueden llamar partidas abiertas de una cuenta de mayor y compensarlas entre sí. Para llamar estas partidas abiertas de una cuenta diferente, se debe seleccionar "Menú/Tratar/Seleccionar otros", en esa pantalla se ingresa la clase y el número de cuenta que se desea llamar.
2. COMPENSACIONES AUTOMÁTICAS
- En este punto se realiza las configuraciones necesarias para que el programa de la transacción F.13 funcione y realice las compensaciones de manera automática.
- Se accede a la transacción OB74 o a través del menú IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad principal (nuevo)/Operaciones contables/Compensación de partidas abiertas/Preparar compensación automática.
- Se deben ingresar criterios según los cuales deben agruparse las partidas abiertas de una cuenta para que se realice la compensación automática.
- El programa compensa las partidas abiertas de un grupo cuando el saldo en moneda local y en moneda extranjera es "cero".
- Se ingresa la Clase de cuenta: dato obligatorio que determina si la contabilización afecta a la contabilidad de mayor o a una contabilidad secundaria. EJEMPLO: S=cuentas de mayor, D=deudores, K=acreedores.
- Se ingresa el Número o rango de cuentas: es obligatorio ingresar el límite inferior de un intervalo de números de cuenta en el campo "De cuenta" y el límite superior del intervalo en el campo "A cuenta". EJEMPLO: A a Z, 0 a 999999, 120001 a 120001.
- Se ingresa el Plan de cuentas: cuando la clase de cuenta es "S" (cuentas de mayor).
- Se pueden ingresar hasta 5 criterios adicionales para que SAP pueda realizar las compensaciones automáticas. Estos criterios se seleccionan entre los campos de las tablas BSEG o BKPF.
- EJEMPLO DE APLICACIÓN DE CRITERIO: si se necesita compensar una cuenta de banco, se puede elegir como criterio adicional el campo ZUONR (Asignación) donde habitualmente se ingresa el número de cheque y el campo WRBTR (Moneda del documento). Si hay partidas que coinciden con esos valores y la suma de las mismas es cero, entonces el programa realizará la compensación de las partidas.
*** NOTA: todas las cuentas que deben compensarse automáticamente deben definirse en el customizing.
*** NOTA: cuando se configura cuentas de mayor se completa esta configuración con la cuenta que se desea compensar, en cambio, si se necesita configurar que se compensen deudores y acreedores, no se puede completar el customizing con cada uno de los deudores o acreedores que se creen en SAP. En estos casos es conveniente completar el campo "cuenta" con el rango de números que comprende los deudores y acreedores, y luego, establecer como criterio de compensación el campo KUNNR que es el código de deudor o el campo LIFNR que es el código de acreedor. De esta manera se podrá compensar de manera automática partidas de acreedores y deudores.
3. ESTRUCTURA DE LÍNEAS
- Esta parametrización permite determinar qué información debe estar disponible en pantalla durante el tratamiento de las partidas individuales, de manera a poder ayudar al usuario a identificar fácilmente las partidas que debe compensar. EJEMPLO: clase de documento, número de documento, número de cuenta, sociedad FI, centro de costo, centro de beneficio, etc.
- Se pueden crear diferentes estructuras de líneas que el usuario podrá ir cambiando según la necesidad de información para compensar las partidas.
- Se accede a la transacción O7Z4S o al menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad principal (nuevo)/Operaciones contables/Compensación de partidas abiertas/Tratamiento de partidas abiertas/Definir estructura de líneas.
- Se define la Clave: código de dos caracteres. EJEMPLO: CC.
- Se define la Denominación: texto identificatorio. EJEMPLO: Sociedad/Documento.
- Se asignan los Campos en el orden requerido. EJEMPLO: Sociedad/N° documento/Posición/Cuenta/Denominación.
- Se presiona el ícono "Guardar".
SELECCIÓN DE ESTRUCTURAS DE LÍNEAS
- Al momento de compensar, el usuario podrá cambiar de estructura de línea a fin de ver la información de las partidas abiertas según sus necesidades para compensar.
- En la pantalla de partidas abiertas de la transacción, se selecciona en el menú Opciones / Modificar Estructura de línea y luego se selecciona la adecuada para sus operaciones.
*** NOTA: en las Opciones de tratamiento se tiene una opción denominada "Clasificación según importes positivo y negativo". Cuando se está realizando una compensación manual, si se ordena por importe quedarán todas las partidas negativas arriba y todas las positivas abajo; con la opción mencionada permite que las partidas se ordenen sin importar el signo y de esta manera quedan los mismos importes, ya sean positivos o negativos, facilitando la selección de partidas a compensar.
4. TABLAS IMPORTANTES
- BSEG: contiene los datos de posición de documentos. Esta tabla es de gran magnitud, por lo cual, es recomendable utilizar tablas que son índices de la BSEG y contienen datos específicos. Estos índices dividen a las partidas en compensadas o abiertas.
- Cuando una partida es compensada: se completan dos campos 1) AUGBL (documento de compensación) y 2) AUGDT (fecha de compensación).
- Si se trata de una compensación con contabilización: la partida contabilizada tiene el mismo valor tanto en el campo BELNR (número de documento) y AUGBL (documento de compensación).
- BSIS: tabla índice que contiene partidas abiertas de cuentas de mayor. Si se trata de cuentas que no gestionan partidas abiertas, las partidas individuales se visualizarán siempre en esta tabla.
- BSAS: tabla índice que contiene partidas compensadas de cuentas de mayor.
- BSID: tabla índice que contiene partidas abiertas de cuentas de deudor.
- BSAD: tabla índice que contiene partidas compensadas de deudor.
- BSIK: tabla índice que contiene partidas abiertas de cuentas de acreedor.
- BSAK: tabla índice que contiene partidas compensadas de acreedor.