PLAN DE CUENTAS, CREACION Y ASIGNACION
1. PLAN DE CUENTAS
En el nivel inicial hemos aprendido que el plan de cuentas es el dato maestro que agrupa la totalidad de las cuentas de mayor de la organización. Necesitamos por lo menos un plan de cuentas para que los usuarios puedan crear cuentas contables.
2. DIFERENTES PLAN DE CUENTAS SAP
En SAP se pueden crear varios planes de cuentas con distintos fines.
Plan de Cuentas Operativo: es el plan de cuentas que se le asigna a las sociedades y con el cual utilizarán de manera cotidiana para todas sus registraciones. En este plan de cuentas es donde se crearán las cuentas de mayor en las cuales se imputarán las operaciones de una sociedad.
Plan de Cuentas de Grupo: se utiliza en multisociedades. Si las sociedades utilizan diferentes planes de cuenta, se puede utilizar el plan de cuentas de grupo para consolidar la información. Bajo este esquema a los planes de cuentas operativos se les asigna un plan de cuentas de grupo, de esta manera al crear una cuenta de mayor en el plan de cuentas operativo será obligatorio asignarle una cuenta de mayor del plan de cuentas de grupo.
Plan de cuentas alternativo o de país: en determinados países es obligatorio utilizar un plan de cuentas especifico ya sea por normas legales u otras razones, sin embargo una sociedad puede tener el mismo plan de cuentas que su casa matriz y en cada cuenta de mayor del plan de cuentas operativo asignar la cuenta del plan de cuentas país a fin de mantener una equivalencia entre ambos planes de cuentas.
RELACION ENTRE CTAS DE MAYOR
La relación entre cuentas del plan de cuentas país y el plan de cuentas operativo es uno a uno. No se puede asignar la misma cuenta del plan de cuentas país a varias cuentas del Operativo. Esta restricción no se cumple para el plan de cuentas de grupo donde varias cuentas del plan operativo pueden tener asignada la misma cuenta del plan de cuentas de grupo.
Al momento de crear/visualizar una cuenta de mayor, la relación entre el plan de cuentas operativo y el plan de cuentas de grupo se almacena en la solapa Tipo/Denominación dado que esta relación es válida a nivel plan de cuentas
En cambio, al momento de crear/visualizar una cuenta de mayor, la relación entre el plan de cuentas operativo y el plan de cuentas país se almacena en la solapa Datos de Control, dado que esta relación es válida a nivel sociedad, es decir para una misma cuenta de mayor, puede haber diferentes cuentas país dependiendo de la sociedad que se este visualizando la cuenta
3. CREAR UN PLAN DE CUENTAS
Independientemente del tipo de plan de cuentas que necesitemos, todos se crean desde el mismo lugar. Si es operativo, de país o de grupo dependerá de cómo se asigne en la estructura de la empresa.
OB13 – IMG – GF NUEVO – Contabilidad principal - datos maestros – cta mayor – tratamiento inicial – tratar índices de planes de cuenta
En esta pantalla vemos la lista de los planes de cuenta existentes en el sistema. Desde aquí podremos modificar, visualizar o crear nuevos planes de cuenta presionando el ícono Entradas Nuevas.
Para definir un nuevo plan de cuentas deberemos ingresar los siguientes datos:
- Clave del plan de cuentas: se define con 4 caracteres alfanuméricos.
- Denominación: texto que identifica al plan de cuentas.
- Idioma de Actualización: debemos elegir en qué idioma se actualizará la cuenta. Todas las cuentas tienen un nombre en este idioma. Los datos maestros sólo pueden visualizarse o actualizarse en dicho idioma, para mantener en otros idiomas se utiliza la funcionalidad de idiomas alternativos.
- Longitud Máxima: se refiere a la longitud máxima que puede tener una cuenta. Se podrán crear cuentas con una longitud menor a la especificada en este campo pero no mayor.
- Integración con Controlling: recordemos que las cuentas de resultados se denominan clases de costos en el módulo de CO, cada imputación a una clase de costo obliga a ingresar un objeto de costo, por ejemplo Centro de Costo. Con la integración podemos determinar si una clase de costo se crea de manera automática con la creación de una cuenta de resultados o si se crea de manera manual.
- Plan de cuenta de Grupo: si se utiliza un plan de cuentas de grupo se debe asignar en este campo la clave del plan de cuentas de grupo que le corresponde.
- Bloqueado: se puede bloquear un plan de cuentas de modo que no pueda crearse ninguna cuenta de mayor en el plan de cuentas.
4.ASIGNAR PLAN DE CUENTAS A SOCIEDADES
Toda sociedad necesita un plan de cuentas dentro de su estructura organizativa. Luego de haber creado el plan de cuentas, el mismo se deberá asignar a todas las sociedades que vayan a utilizar el mismo plan de cuentas.
OB62 – IMG- GF NUEVO – contabilidad principal – datos maestros – cuenta de mayor – tratamiento inicial – asignar sociedad a un plan de ctas
En esta transacción no solo podemos asignar el plan de cuentas operativo a la sociedad sino también el plan de cuenta país
Las cuentas de mayor se pueden crear solo en el plan de cuentas y luego se podrá crear el segmento sociedad en cada una de las sociedades a las que se asigne el plan de cuenta.
TABLAS IMPORTANTES
T004 ; Es la tabla que contiene el índice de plan de cuentas y sus características.
T001; Es la tabla de sociedades. En esta tabla podremos ver los principales datos de una sociedad como por ejemplo que plan de cuentas operativo y que plan de cuentas país tiene asignado una sociedad.