LA CREACIÓN Y ASIGNACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS
El Plan de Cuentas:
Es el dato maestro que agrupa todas las cuentas de mayor de la organización. Se necesita por lo menos un plan de cuentas para que los usuarios puedan crear las cuentas contables.
Los Diferentes Planes de Cuentas de SAP:
- Plan de Cuentas Operativo: Es el plan de cuentas que se asigna a la sociedad para sus operaciones cotidianas.
- Plan de Cuentas de Grupo: Se usa para consolidar la información de varias sociedades. Al usar estas cuentas se debe asignar la cuenta grupo al crear una cuenta operativa. El registro contable siempre se imputará en la cuenta operativa.
- Plan de Cuentas Alternativo o de País: En algunos países es obligatorio usar una cuenta específica por normas legales. Pero la sociedad puede tener su plan de cuentas igual a su matriz (operativo) y en cada cuenta operativa, indicar una cuenta alternativa o país para mantener una equivalencia entre ambos planes.}
Los planes de cuentas de grupo y de país, sólo son para visualización balances o reportes. Para ingresar los registros contables siempre se usará el plan de cuentas operativo.
Relación entre cuentas de mayor:
La relación entre cuentas país y operativas es uno a uno. No se puede asignar la misma cuenta país a varias cuentas operativas.
A diferencia, el pan de cuentas grupo si permite asignar una misma cuenta grupo a varias cuentas operativas.
Al crear una cuenta, la relación con cuenta grupo se asigna en la pestaña “Tipo/Denominación” ya que es una relación válida a nivel de plan de cuentas.
En cambio la cuenta país se asigna en la pestaña “Datos de Control” ya que es una relación a nivel sociedad (es decir, que pueden haber distintas sociedades con la misma cuenta operativa, pero cada una con una distinta cuenta país.
Crear un Plan de Cuentas:
Transacción: OB13
IMG > Gestión Financiera (Nuevo) > Contabilidad Principal > Datos Maestros > Cuentas de Mayor > Tratamiento Inicial > Tatar Índices de Planes de Cuenta
Aquí se verán todos los planes de cuentas existentes en el sistema y se pueden modificar, visualizar o crear nuevos planes de cuentas con el ícono “Entradas Nuevas”.
Para definir un nuevo plan de cuentas debemos ingresar los siguientes datos:
- Clave del plan de cuentas: Deben ser 4 caracteres alfanuméricos.
- Denominación: Texto que identifica el plan de cuentas.
- Idioma de Actualización: Se debe elegir en qué idioma se actualizará la cuenta. Todas las cuentas tienen un nombre en este idioma. Los datos maestros sólo pueden visualizarse o actualizarse en dicho idioma. Para mantener oros idiomas se utiliza la funcionalidad de idiomas alternativos.
- Longitud Máxima: Se especifica la longitud máxima para las cuentas. Se podrán crear cuentas con longitud menor a la especificada en este campo, pero no mayor.
- Integración con Controlling: Las cuentas de resultados se denominan clases de costos en el módulo CO, todas las imputaciones en una clase de costo, obliga a ingresar un objeto de costo, por ejemplo Centro de Costo. Con esta opción podemos determinar si una clase de costo se crea de manera automática con la creación de una cuenta de resultados o si se crea de manera manual.
- Plan de cuenta de Grupo: Si se utiliza un plan de cuentas de grupo se debe asignar en este campo la clave del plan de cuentas grupo que le corresponde.
- Bloqueado: Se puede bloquear un plan de cuentas para que no se pueda crear ninguna cuenta de mayor en él.
Asignar un Plan de Cuentas a las Sociedades:
Toda sociedad necesita un plan de cuentas en su estructura organizativa. Luego de crearlos, se debe asignar a todas las sociedades que lo vayan a utilizar.
Transacción: OB62
IMG > Gestión Financiera (Nuevo) > Contabilidad Principal > Datos Maestros > Cuentas de Mayor > Tratamiento Inicial > Asignar sociedad a un plan de cuentas
En esta transacción no sólo podemos asignar el plan de cuentas operativo, sino también el plan de cuentas país.