✒️SAP CO / La sociedad PA y la estructura de datos Por Alex Mena Loredo

LECCION 1 – SOCIEDAD PA Y ESCTRUCTURA DE DATOS

1. Unidades organizativas

La sociedad PA es una unidad organizativa clave en CO-PA. La misma, tiene la capacidad de definir la conformación de ventas y marketing, que este componente puede incluir en un informe como complemento. Al definir las estructuras organizativas se asigna una o varias sociedades CO a una sociedad PA.

En la mayoría de los casos, las empresas tienen una única sociedad PA, lo cual se recomienda por motivos de simplicidad y comodidad si todas las sociedades CO y sociedad FI comparten el mismo calendario fiscal.

La sociedad CO es una unidad organizativa interior a la sociedad PA, y delimita la operaciones de la contabilidad de costos independientes del costo de la organización, como la contabilidad de cecos, contabilidad de cebe y contabilidad de ordenes.

La sociedad FI, son asignadas a las sociedades CO al definir las estructuras organizativas. Es importante destacar que una sociedad CO, también, puede incorporar diversas sociedades a imputaciones de costos multisociedad a la cuenta.

La sociedad es una unidad contable independiente en un mandante. Los requisitos legales de un balance o una cuenta de pérdidas y ganancias, se cumplen en el nivel de la sociedad. Los centros se asignan a sociedades cuando se definen las estructuras organizativas.

El centro representa una instalación logística o de fabricación. Se trata de la unidad organizativa principal en operaciones y fabricación.

2. Conceptos básicos de CO-PA

Características:

· Se refieren al objeto del informe

· Ejemplo de características son: sectores, regiones, productos, clientes, etc.

Valor de las características:

· Son los datos disponibles para estas características

· Ejemplo, para región: SUR

Objetos PA

· Son la definición técnica del canal de ventas

· Ejemplo: combinación de región norte, producto 1, representante de ventas: Martin…

Campos de valor

· Están referidos a las medidas de rendimientos que deseo seguir y analizar

· Ejemplo: ventas en bruto, recargos, descuentos, gastos de venta.

3. Categoría de características

Las características refieren a dimensiones analíticas de la cuenta de resultado. Definen las posiciones o los objetos que el usuario puede evaluar. Para cada sociedad PA, se encuentran predefinidas automáticamente varias características, como organización de ventas, clientes y productos. Se denominan características fijas.

Adicionalmente a las características fijas, es posible añadir hasta un máximo de 50 características no fijas de una sociedad PA. Las características no fijas se añaden en un catálogo de campos antes de que se puedan utilizar en la sociedad PA.

En el catálogo de campos originalmente, contiene algunas características recomendadas que se pueden utilizar en una nueva definición de sociedad PA.

Para agregar otras características al catálogo tenemos dos maneras:

Eligiendo un campo existente de determinadas tablas de SAP, que tengan un máximo de cinco caracteres

Creando una característica de manera independiente, que comienza por WW y tiene un total de 4 a 5 caracteres.

Por detrás de la característica existe una tabla de verificación con valores de característica válidos para CO-PA. De este modo, se comprueban los datos que fluyen en CO-PA. Al crear manualmente una característica nueva en el catálogo de campos puede decidir si el sistema debe generar una tabla de verificación para ella.

4. Información detallada sobre categorías de características

Las características están definidas de acuerdo al cómo y el cuándo.

· Características transferidas de tablas SAP: es posible usar características que ya existen en otras aplicaciones, cuando se define la sociedad PA.

Por ejemplo, se pueden copiar campos de tablas para registros de maestros de clientes, registros maestros de materiales o de documentos de ventas. También, pueden copiarse las funciones de interlocutor definidas en la estructura PAPARTNER, en la aplicación comercial (SD) como características de cuentas de resultados.

· Características recién definidas: también se puede crear una característica, que sea solo necesaria en cuentas de resultados, para derivar los valores de estas características, es necesario construir una regla de derivación.

· Características predefinidas: adicionalmente a las características fijas, la instalación de SAP contiene una biblioteca de características predefinidas en el catálogo de campos, que se pueden agregar a la sociedad PA si fuera necesario. Se incluyen las características de grupo, distrito y país del cliente como ejemplo.

· Características fijas: una seria de características fundamentales, se predefinen automáticamente en todas las sociedades PA. Estas incluyen las características de: número de producto, sociedad, clase de factura, división, pedido de cliente, etc.

5. Categorías de los campos de valor

Los campos de valor guardan cantidades e importes básicos para la elaboración de informes. Los campos de valor, se pueden resumir para representar el resumen de balances de clases de costo o ser muy detallados para representar solo una parte de un único balance de clase de costo.

Existen ratios, como las ventas que se presentan de manera muy detallada o algunas están explotados por comparaciones como los costos periódicos. La gran diferencia con las características, es que no existen campos de valores fijos en una sociedad PA.

Si se desea utilizar todos los campos de valor en una nueva sociedad PA, los mismos deben estar contenidos en el catálogo de campos. El catálogo de campos, en la instalación, contiene algunos campos de valor recomendados que se pueden utilizar en una implementación de una sociedad PA. Los campos de valor se pueden definir también de mantera independiente, como las características. Los mismos deben comenzar siempre con la nomenclatura VV... y contener un total de 4 a 5 caracteres.

No hay necesidad de crear campos de valor para posiciones calculadas, como ingresos por ventas o margen de cobertura. Estas posiciones, se calculan a partir de los valores básicos archivados en los campos de valor durante el proceso de la ejecución del informe. En cuenta de resultado contable, todos los valores se actualizan en las cuentas. Cada importe se almacena hasta en tres monedas distintas en ratios base fijos, a los que se accede desde los informes.

6. Campos de valor con nuevas reglas de agregación de tiempo

Un campo de valor puede contener reglas de agregación AVG (promedio) y LAS (ultimo) en informes de investigación de CO-PA. Cuando definimos las estructuras de datos para las cuentas de resultado, se definen estos valores.

7. Fases de definición de una sociedad PA

La estructura de la sociedad PA, se define al configurar el sistema. Debemos seleccionar las características a utilizar en las estructuras de datos de la sociedad PA. En cuenta de resultado analítica, se deben seleccionar también los campos de valor a utilizar. La estructura de una sociedad PA siempre es válida para todos los mandantes.

8. Definición de sociedad PA y atributos

Existen parámetros específicos de configuración para cada sociedad PA. Estos tienen efectos sustanciales en la cuenta de resultado:

· Moneda la sociedad PA: en cuenta de resultado analítica, los datos reales se actualizan siempre en la moneda de la sociedad PA. Podemos cambiar la moneda de sociedad PA, siempre y cuando no se haya contabilizado ningún dato en la sociedad PA.

· Moneda de la sociedad: además de la moneda de sociedad PA, podemos almacenar todos los datos en la moneda de la sociedad relevante. Esto tiene sentido si la organización opera internacionalmente y está relacionada con tipos de cambio variables. Permite evitar diferencias debidas a diferentes tipos de cambio y reconciliar los datos de CO-PA con FI directamente.

· Valoración de centro de beneficio: además de almacenar datos en dos monedas de la sociedad legal, vista de valoración, también podemos almacenar en ambas monedas valoradas desde el punto de vista de centros de beneficios individuales.

· Variante de ejercicio: la variante de ejercicio determina el número de periodos contables para cada ejercicio. Como cada sociedad CO asignada a la sociedad PA y cada sociedad FI asignada a la sociedad CO tiene su propia variante, la que elijamos debe corresponderse con estas.

9. Estructura de datos de sociedad PA

Tenemos que definir la estructura de datos de sociedad PA (características y campos de valor).

Para definir estructura de datos, copiemos las características y campos de valor necesarios en la sociedad PA y grabemos. Una vez que hayamos definido los atributos y las estructuras de datos de una sociedad PA, es necesaria la activación para generar el entorno operativo. Este proceso genera todas las tablas, programas y objetos técnicos necesarios para soportar la sociedad PA definida.

Una vez que se generó la sociedad PA y antes de activar la cuenta de resultado para la entrada de datos, debemos añadir los valores de características validos a las tablas de verificación generadas para las nuevas características.

Cuando hacemos modificaciones en la estructura de datos de la sociedad PA, es necesario reactivar el entorno, por ejemplo, si hemos añadido una característica o campo de valor al catálogo. El proceso de regeneración no afecta los datos de transacciones existentes.

10. Estructura de datos transacción CO-PA

CO-PA analítico almacena sus datos de transacción en sus propias tablas de datos que se crean al activar y generar la sociedad PA. Lo que significa que los datos, no afectara la performance de los informes de otras aplicaciones de CO.

CO-PA contable almacena sus datos de transacción en las tablas correspondientes para controlling de gastos generales. En cambio, aquí, si afectara la ejecución de los informes en otras aplicaciones de CO, que comparten las mismas tablas de datos de transacción.

Las definiciones de objetos PA para ambos submódulos de CO-PA se archivan en la misma tabla, CE4XXXX, donde XXXX identifica el código de nuestra sociedad PA. El sistema siempre accede a esta tabla de definiciones de objetos PA, cuando se contabilizan los datos de transacción para CO-PA analítico y contable.

Los objetos PA, que representan objetos de imputación para cuenta de resultados, son combinaciones únicas de valores de características que el sistema crea y contabiliza automáticamente a partir de la información de las transacciones de origen.

Las tablas CE3… y CE4… funcionan de manera conjunta y eficaz, para archivar información de transacción resumida, tanto de real como de plan, para la cuenta de resultado analítica. La herramienta de investigación de CO-PA accede a los datos de tablas CE3… y CE4… Es posible acceder a los datos de partidas individuales y a la información de las tablas CE1… y CE2… a través de las funciones de visualización de partidas individuales.

11. Estructura de base de datos de CO-PA

Sabemos que los datos de CO-PA se encuentran divididos en características y campos de valor. Las características se archivan en el sector de datos de la tabla CE4XXXX. La clave CE4XXXX consta básicamente del número de objeto PA que se usa como un campo de conexión para la tabla CE3XXXX.

La clave de la tabla CE3XXXX consta del número de objeto PA, el periodo de contabilización y otros campos técnicos que nos enumeran. Los campos de valor, se especifican en el sector de datos.

La tabla CE4XXXX representa los objetos PA, creados en función de las consideraciones empresariales definidas al crear una sociedad PA. La tabla CE3XXXX contiene los valores contabilizados en los objetos PA que de manera adicional se encuentra desglosados en el periodo de contabilización.

12. Características de nivel de objeto

Es recomendable que, por cuestiones de rendimiento, la cantidad de objetos PA que se creen sea la menor de manera que la cantidad de registros totales requerida en el objeto PA, sea baja de la misma manera. Esto se consigue limitando la selección de características del objeto PA.

Podemos configurar el sistema para que determinadas características no se utilicen en la definición de los objetos PA. Esto hace que las características a nivel de objeto no se aparezcan en partidas individuales de CP-PA, por lo que no estarán en los informes de investigación.