✒️SAP CO / La sociedad PA y la estructura de datos Por Ana Molero De Medina

UNIDAD 6: ESTRUCTURAS.

LECCION 3. SOCIEDAD PA Y ESTRUCTURA DE DATOS

1. Unidades Organizativas

La Sociedad PA es la unidad organizativa clave en CO-PA, capaz de definir la información de ventas y marketing que este componente puede incluir en un informe como complemento. Al definir las estructuras organizativas, se asigna una o varias sociedades CO a una Sociedad PA. En la mayoría de los casos, las empresas tienen una única Sociedad PA, recomendada por simplicidad y comodidad si todas las sociedades CO y FI comparten el mismo calendario fiscal.

Sociedad CO

La Sociedad CO es una unidad organizativa inferior a la Sociedad PA y delimita las operaciones de la contabilidad de costes independientes del coste de la organización, como la Contabilidad de Centros de Coste, Contabilidad de Centros de Beneficio y Contabilidad de Órdenes. Las sociedades FI se asignan a las Sociedades CO al definir las estructuras organizativas. Es importante destacar que una Sociedad CO también puede incorporar diversas sociedades para imputaciones de costes multisociedad en la cuenta.

Sociedad

La Sociedad es una unidad contable independiente en un mandante. Los requisitos legales de un balance o una cuenta de pérdidas y ganancias se cumplen a nivel de sociedad. Los centros se asignan a sociedades al definir las estructuras organizativas. El centro representa una instalación logística o de fabricación y es la unidad organizativa principal en operaciones y fabricación.

2. Conceptos Básicos de CO-PA

· Características: Se refieren al objeto del informe. Ejemplo de características son: sectores, regiones, productos, clientes, etc.

· Valores de características: Son los datos disponibles para estas características. Ejemplo para Región: SUR

· Objetos PA: Son la definición técnica del canal de ventas. Ejemplo: combinación de región norte, producto 1, representante de ventas: Martin Belfiori.

· Campos de valor: Están referidos a las medidas de rendimientos que se desean seguir y analizar. Ejemplo: ventas en bruto, recargos, descuentos, gastos de venta.

3. Categoría de Características.

Las características refieren a dimensiones analíticas de la cuenta de resultados. Definen las posiciones u objetos que el usuario puede evaluar. Para cada sociedad PA, se predefinen automáticamente varias características, como organización de ventas, cliente y producto. Estas se denominan características fijas.

Además, existen características creadas por el cliente, que pueden hacer referencia a las predefinidas por SAP o ser definidas por el cliente.

· Las características son válidas en todos los clientes.

· Las características están disponibles para todas las sociedades PA.

Adicionalmente a las características fijas, es posible añadir hasta un máximo de 50 características no fijas a una sociedad PA. Estas se añaden en un catálogo de campos antes de poder utilizarlas en la Sociedad PA. El catálogo de campos, originalmente, contiene algunas características recomendadas que se pueden utilizar en una definición de sociedad PA.

Existen dos formas de agregar otras características al catálogo:

ü Eligiendo un campo existente de determinadas tablas de SAP, con un máximo de hasta cinco caracteres.

ü Creando una característica en forma independiente, las cuales comienzan con las letras WW y tienen un total de 4 a 5 caracteres.

Detrás de las características, existe una tabla de verificación con valores válidos para CO-PA, que permite comprobar los datos que fluyen en CO-PA. Al crear manualmente una característica nueva en el catálogo de campos, puede decidir si el sistema debe generar una tabla de verificación para ella.

4. Información detallada sobre categorías de características.

Las características están definidas de acuerdo al cómo y el cuándo:

ü Características transferidas de tablas SAP: Es posible usar características que ya existen en otras aplicaciones al definir la sociedad PA. Por ejemplo: se pueden copiar campos de tablas para registros de maestros de clientes, registros maestros de materiales o de documentos de ventas. También se pueden copiar las funciones de interlocutor definidas en la estructura PAPARTNER, en la aplicación Comercial (SD), como características de Cuentas de resultados.

ü Características recién definidas: También se puede crear una característica específica para la Cuenta de Resultados. Para derivar los valores de estas características, es necesario construir una regla de derivación.

ü Características predefinidas: Adicionalmente a las características fijas, la instalación de SAP contiene una biblioteca de características predefinidas en el catálogo de campos, que se pueden agregar a la sociedad PA si fuera necesario. Por ejemplo, se incluyen características como grupo, distrito y país del cliente.

ü Características fijas: Una serie de características fundamentales se predefinen automáticamente en todas las Sociedades PA. Estas incluyen las características como: número de producto, sociedad, clase de factura, división, pedido de cliente, entre otras.

5. Categorías de los campos de valor.

Los campos de valor guardan cantidades e importes básicos para la elaboración de informes. Estos campos se pueden resumir para representar el balance de clases de coste o ser muy detallados para mostrar solo una parte específica de un balance de clase de coste. Existen ratios, como las ventas, que se presentan de manera muy detallada, o algunos que se explotan por comparaciones, como los costos periódicos.

La gran diferencia con las características es que no existen campos de valores fijos en una sociedad PA. Si se desean utilizar todos los campos de valor en una nueva sociedad PA, estos deben estar contenidos en el catálogo de campos. El catálogo de campos, en la instalación, contiene algunos campos de valor recomendados que se pueden utilizar en una implementación de una sociedad PA. Los campos de valor también se pueden definir de manera independiente, como las características. Estos deben comenzar siempre con la nomenclatura "VV..." y contener un total de 4 a 5 caracteres.

No hay necesidad de crear campos de valor para posiciones calculadas, como ingresos por ventas o margen de cobertura. Estas posiciones se calculan a partir de los valores básicos archivados en los campos de valor durante la ejecución del informe.

En la cuenta de resultados contable, todos los valores se actualizan en las cuentas. Cada importe se almacena hasta en tres monedas distintas en ratios base fijos, a los que se accede desde los informes.

6. Campos de valor con nuevas reglas de agregación de tiempo.

Un campo de valor puede contener reglas de agregación, como AVG (promedio) y LAS (último), en los informes de investigación de CO-PA. Estas reglas se definen al establecer las estructuras de datos para la Cuenta de Resultados.

7. Fases de definición de una Sociedad PA.

La estructura de la sociedad PA se define al configurar el sistema. Debemos seleccionar las características a utilizar en las estructuras de datos de la sociedad PA. En la Cuenta de Resultados Analítica, también se deben seleccionar los campos de valor a utilizar. La estructura de una sociedad PA siempre es válida para todos los mandantes.

8. Definición de Sociedades PA y atributos.

Existen parámetros específicos de configuración para cada Sociedad PA que tienen efectos sustanciales en la cuenta de resultados:

ü Moneda de la Sociedad PA: En la Cuenta de Resultados Analítica, los datos reales se actualizan siempre en la moneda de la Sociedad PA. Podemos cambiar la moneda de la Sociedad PA, siempre y cuando no se haya contabilizado ningún dato en ella.

ü Moneda de la sociedad: Además de la moneda de la sociedad PA, podemos almacenar todos los datos en la moneda de la sociedad relevante. Esto es útil si la organización opera internacionalmente y está sujeta a tipos de cambio variables. Permite evitar diferencias debido a diferentes tipos de cambio y reconciliar directamente los datos de CO-PA con FI.

ü Valoración del centro de beneficio: Además de almacenar datos en las dos monedas de la sociedad legal y la vista de valoración, también es posible almacenar en ambas monedas valoradas desde el punto de vista de centros de beneficios individuales.

ü Variante de ejercicio: La variante de ejercicio determina el número de periodos contables para cada ejercicio. Dado que cada Sociedad CO asignada a la sociedad PA y cada sociedad FI asignada a la Sociedad CO tiene su propia variante, la variante elegida debe corresponderse con estas.

9. Estructura de datos de Sociedad PA.

Es necesario definir la estructura de datos de la Sociedad PA (características y campos de valor). Para ellos se debe copiar las características y campos de valor necesarios en la sociedad PA y finalmente grabar. Una vez definidos los atributos y las estructuras de datos de una sociedad PA, es necesaria la activación para generar el entorno operativo. Este proceso genera todas las tablas, programas y objetos técnicos necesarios para soportar la sociedad PA definida.

Una vez generada la sociedad PA y antes de activar la Cuenta de Resultados para la entrada de datos, se debe añadir los valores de características validos a las tablas de verificación generadas para las nuevas características. Cuando se realizan modificaciones en la estructura de datos de la sociedad PA, es necesario reactivar el entorno, por ejemplo, si se ha añadido una característica o campo de valor al catálogo. El proceso de regeneración no afecta los datos de transacciones existentes.

El paso de activación o regeneración de la estructura de la sociedad PA no es automático, esta se encontrará inactiva hasta que se haga efectuado la regeneración en forma manual. Esta tarea puede demorar dependiendo de los cambios realizados a la Sociedad PA, dependiendo de la cantidad de características o campos de valor que le hayan añadido en esta activación.

10. Estructura de datos de transacción CO - PA.

CO-PA Analítico almacena sus datos de transacción en sus propias tablas de datos, creadas al activar y generar la sociedad PA. Esto significa que los datos, no afectarán el performance de los informes de otras aplicaciones de CO.

CO-PA Contable almacena sus datos de transacción en las tablas correspondientes para Controlling de Gastos Generales. En este caso, sí afectará la ejecución de los informes en otras aplicaciones de CO, que comparten las mismas tablas de datos de transacción.

Las definiciones de objetos PA para ambos submódulos de CO-PA se archivan en la misma tabla, CE4XXXX, donde XXXX identifica el código de nuestra sociedad PA. El sistema siempre accede a esta tabla de definiciones de objetos PA, cuando se contabilizan los datos de transacción CO-PA Analítico y Contable.

Los objetos PA que representan objetos de imputación para cuenta de resultados, son combinaciones únicas de valores de característica que el sistema crea y contabiliza automáticamente a partir de la información de las transacciones de origen.

Las tablas CE3… y CE4… funcionan de manera conjunta y eficaz, para archivar información de transacción resumida, tanto de real como de plan, para la Cuenta de Resultados Analítica.

La herramienta de investigación de CO-PA accede a los datos de las tablas CE3… y CE4…, además es posible acceder a los datos de partidas individuales y a la información de las tablas CE1… y CE2… a través de las funciones de visualización de partidas individuales.

11. Estructura de base de datos de CO - PA.

Los datos de CO-PA se encuentran divididos en características y campos de valor. Las características se archivan en el sector de datos de la tabla CE4XXXX. La clave CE4XXXX consta básicamente del número de objeto PA que se usa como un campo de conexión para la tabla CE3XXXX.

La clave de a tabla CE3XXXX, consta del número de objeto PA, el periodo de contabilización y otros campos técnicos que no se enumeran. Los campos de valor se especifican en el sector de datos.

La tabla CE4XXXX, representa los objetos PA, creados en función de las consideraciones empresariales definidas al crear una sociedad PA. La tabla CE3XXXX, contiene los valores contabilizados en los objetos PA que, de manera adicional, se encuentra desglosados en el periodo de contabilización.

12. Características de nivel de objeto.

Es recomendable que, por cuestiones de rendimiento, la cantidad de objetos PA que se creen sea la menor de manera que la cantidad de registros totales requerida en el objeto PA sea baja de la misma manera. Esto se consigue limitando la selección de características del objeto PA.

Es posible configurar el sistema para que determinadas características no se utilicen en la definición de los objetos PA. Esto hace que las características a nivel de objeto no aparezcan en partidas individuales de CO-PA, por lo que no estarán en los informes de investigación.