✒️SAP CO / La sociedad PA y la estructura de datos Por Analia Sanchez

1. UNIDADES ORGANIZATIVAS

• Sociedad PA: unidad organizativa clave en CO-PA. Define la información de ventas y marketing, este componente puede incluir en un informe como complemento. Al definir las estructuras organizativas se asigna una o varias sociedades CO a una PA. En general las empresas tienen una única sociedad PA, si todas las CO y FI comparten el mismo calendario fiscal.
• Sociedad CO: unidad organizativa inferior a PA, que delimita las operaciones de la contabilidad de costes, independientes del coste de la organización, como Contabilidad de Cecos, de Cebe y de órdenes.
• Sociedad FI: asignadas a las CO al definir las estructuras organizatvias. Una CO también puede incorporar varias sociedades a imputaciones de costes multisociedad en la cuenta.
• Sociedad: unidad contable independiente en un mandante. Requisitos legales de un balance o una cuenta de P&G se cumplen en el nivel de sociedad. Los centros se asignan a sociedades cuando se definen las estructuras organizativas.
• Centro: unidad organizativa principal en operaciones de logística o de fabricación.

2. CONCEPTOS BASICOS DE CO-PA

• Características:

1. Se refieren al objeto del informe
2. Ej: sectores, regiones, productos, clientes, etc.

• Valores de características:

1. Datos disponibles para estas características
2. Ej. para Región: SUR

• Objetos PA:

1. Definición técnica del canal de ventas
2. Ej: combinación de región norte, producto 1, representante de ventas Martín B.

• Campos de valor:

1. Medidas de rendimientos que deseo seguir y analizar
2. Ej: ventas en bruto, recargos, descuentos, gastos de venta

3. CATEGORIA DE CARACTERISTICAS

• Características: dimensiones analíticas de la cuenta de resultados. Definen posiciones u objetos que el usuario puede evaluar. Para c/ sociedad PA se encuentran predefinidas automáticamente varias características, como organización de ventas, cliente y producto. Se llaman características fijas.
• Adicionalmente, a las fijas se les puede añadir un máx. de 50 características no fijas a una sociedad PA.
• Las características no fijas se añaden en un catálogo de campos antes de que se puedan usar en la sociedad PA.
• El catálogo contiene algunas características recomendadas que se pueden usar en una nueva definición de sociedad PA.
• Para agregar otras características al catálogo hay dos maneras:

1. Eligiendo un campo existente de determinadas tablas de SAP, con un máx. de 5 caracteres
2. Creando una característica de forma independiente, que comienzan con WW y tiene de 4 a 5 caracteres

• Tabla de verificación: con valores de característica válidos para CO-PA, donde se comprueban los datos que fluyen en CO-PA. Al crear manualmente una característica, puede decidir si el sistema debe generar una tabla de verificación para ella.

4. INFORMACION DETALLADA SOBRE CATEGORIAS DE CARACTERISTICAS

• Transferidas de tablas de SAP: ya existen en otras aplicaciones cuando se define la sociedad PA (por ej. campos de tablas para registros maestros o funciones de interlocutor de la estructura PAPARTNER en la aplicación comercial SD).
• Recién definidas: se pueden crear, que sólo sea necesaria en la Cuenta de resultados. Para derivar sus valores se debe crear una regla de derivación.
• Predefinidas: además de las fijas, SAP contiene una biblioteca predefinida en el catálogo de campos que se pueden agregar a la sociedad PA (se incluyen las de grupo, distrito y país del cliente por ej.).
• Fijas: fundamentales que se predefinen automáticamente en todas las sociedades PA (se incluyen las de número de producto, sociedad, clase de factura, división, pedido de cliente, etc.).

5. CATEGORIAS DE CAMPOS DE VALOR

• Campos de valor: guardan cantidades e importes básicos para la elaboración de informes. Se pueden resumir para representar el resumen de balances de clases de coste o ser muy detallados para representar sólo una parte de un único balance de clase de coste.
• Ratios: se presentan muy detallados o algunos están explotados por comparaciones como los costos periódicos.
• Difieren con las características en que no existen campos de valores fijos en una Sociedad PA.
• Si se quieren usar todos los campos de valor en una nueva Sociedad PA, deben estar contenidos en el catálogo de campos, que en la instalación contiene algunos recomendados. Se pueden definir también de manera independiente con la nomenclatura VV... y contener de 4 a 5 caracteres.
• No se necesitan crear para posiciones calculadas como ingresos por ventas o margen de cobertura. Se calculan a partir de los valores básicos de los campos de valor durante la ejecución del informe.
• En Cuenta de resultados contable, todos los valores se actualizan en las cuentas. Cada importe se almacena en tres monedas distintas en ratios base fijos, a los que se accede desde los informes.

6. CAMPOS DE VALOR CON NUEVAS REGLAS DE AGREGACION DE TIEMPO

• Un campo de valor puede tener reglas de agregación AVG (promedio) y LAS (último) en informes de investigación de CO-PA.
• Estos valores se definen al definir las escructuras de datos para las Cuentas de Resultados.

7. FASES DE DEFINICION DE UNA SOCIEDAD PA

• La estructura se define al configurar el sistema, seleccionando las características a utilizar en las estructuras de datos de la sociedad PA.
• En Cuenta de Resultados analítica, hay que seleccionar también los campos de valor a usar.
• La estructura de una sociedad PA siempre es válida para todos los mandantes.

8. DEFINICION DE SOCIEDADES PA Y ATRIBUTOS

• Moneda de la Sociedad PA: en Cuenta de resultados analítica, los datos reales se actualizan siempre en ésta, la que se puede cambiar siempre que no se haya contabilizado ningún dato.
• Moneda de la Sociedad: además de la de la Sociedad PA, se pueden almacenar todos los datos en la moneda de la sociedad relevante.
• Valoración del Cebe: además de almacenar datos en las dos monedas de la sociedad legal (vista de valoración), también se puede almacenar en ambas monedas desde el punto de vista de Cebe individuales.
• Variante de ejercicio: determina el número de períodos contables para cada ejercicio. Como cada Sociedad CO asignada a la PA y cada FI asignada a la CO tiene su propia variante, la que se elija debe corresponder con éstas.

9. ESTRUCTURA DE DATOS DE LA SOCIEDAD PA

• Definir la estructura de datos: copiar las características y campos de valor necesarios en la Sociedad PA y grabar.
• Activación: es necesaria para generar el entorno operativo, una vez definidos los atributos y estructura de datos.
• Proceso: genera todas las tablas, programas y objetos técnicos necesarios para soportarla Sociedad PA.
• Valores de características válidos a las tablas de verificación generadas para las nuevas: se debe añadir luego de generada la sociedad PA y antes de activar la Cuenta de resultados.
• Modificaciones en la estructura de datos de la Sociedad PA: luego se necesita reactivar el entorno.
• Proceso de regeneración: no afecta los datos de transacciones existentes.

10. ESTRUCTURAS DE DATOS DE TRANSACCION CO-PA

• CO-PA Analítico: almacena sus datos de transacción en sus propias tablas de datos que se crean al activar y generar la Sociedad PA. Los datos no afectarán la performance de los informes de otras aplicaciones de CO.
• CO-PA Contable: los almacena en las tablas correspondientes para Controlling de gastos generales. Aquí sí afectará la ejecución de los informes en otras aplicaciones de CO que comparten las mismas tablas.
• Objetos de PA para ambos submódulos de CO-PA: se archivan en la misma tabla, CE4XXXX, donde XXXX identifica el código de la sociedad PA.
• Objetos de PA que representan objetos de imputación para cuentas de resultados: combinaciones únicas de valores de características que el sistema crea y contabiliza automáticamente a partir de las transacciones de origen.
• Tablas CE3... y CE4...: funcionan de manera conjunta y eficaz para archivar información de transacción resumida real y plan para la Cuenta de resultados analítica
• Herramienta de investigación de CO-PA: accede a los datos de partidas individuales de ambas tablas, y a la información de las tablas CE1... y CE2....

11. ESTRUCTURA DE BASE DE DATOS DE CO-PA

• Datos de CO-PA: divididos en características y campos de valor.
• Características: se archivan en la tabla CE4XXXX, y su clave consta del número de objeto PA que se usa como un campo de conexión para la tabla CE3XXXX.
• Clave de tabla CE3XXXX: número del objeto PA, período de contabilización y otros campos técnicos que no se enumeran.
• Campos de valor: se especifican en el sector de datos.
• Tabla CE4XXXX: representa los objetos PA definidos al crear la sociedad.
• Tabla CE3XXXX: contiene los valores contabilizados en los objetos PA que están desglosados en el período de contabilización.

12. CARACTERISTICAS DE NIVEL DE OBJETO

• Recomendable: que la cantidad de objetos PA creados sea la menor para que la cantidad de registros totales requeridas sea baja (se puede limitar la selección de características del objeto PA).
• Se puede configurar el sistema para que determinadas características no se utilicen al definir los objetos PA.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Mariana Fourquet