1. Estructuras organizativas en comercial
a. Las unidades organizativas del sistema SAP representan la estructura de una organización empresarial; es decir, son las unidades legales y/o de organización dentro de una empresa.
b. El módulo de Ventas y Distribución utiliza diversas unidades organizativas, diseñadas exclusivamente para reproducir procesos comerciales, como la organización de ventas y el canal de distribución. Otras unidades organizativas, como la sociedad y el centro, son necesarias en Comercial y en otras áreas del sistema.
Ø Algunas de las unidades organizativas necesarias en el ciclo comercial.
o SOCIEDAD y DIVISIÓN
§ SOCIEDAD: Es una entidad legal y unidad contable independiente, la cual se puede representar como la unidad organizativa más pequeña de contabilidad externa. A nivel sociedad se crean:
· El balance contable
· Las cuentas de pérdidas y ganancias.
· Pueden crearse varias sociedades en un mismo mandante para que así sea posible llevar a cabo la contabilidad financiera de varias empresas distintas de forma simultánea.
· Cada sociedad representa una unidad contable independiente.
· Varias sociedades pueden utilizar el mismo plan de cuentas.
§ DIVISIÓN: Unidad empresarial separada para la que puede llevarse a cabo reportes internos multi-sociedades. Constituyen entidades de compensación que pueden crear sus propios cierres con fines internos.
§ Puede utilizarse la sociedad y la división para representar a un grupo desde el punto de vista de la contabilidad financiera.
§ Las divisiones no están limitadas por las sociedades.
§ El uso de esta unidad organizacional es opcional, mientras que es mandatorio definir una sociedad para poder operar.
§ Las divisiones se utilizan si se desea calcular la cuenta de pérdidas y ganancias independientemente de la sociedad.
§ Se puede definir por ejemplo como sociedad, a una empresa dentro de un grupo corporativo o a una subsidiaria.
o Organización de Ventas
§ Es una unidad organizativa de logística que agrupa la empresa según las necesidades comerciales.
§ Para utilizar las funciones comerciales del sistema, es necesario tener al menos una organización de ventas.
§ La organización de ventas es responsable de:
· la distribución de mercancías y servicios
· de los productos vendidos
· de la reclamación del cliente sobre los productos o servicios vendidos.
§ En las estadísticas de ventas, la organización de ventas es el nivel más alto de totalización de valores. Todos los documentos comerciales (pedidos, entregas y facturas), se asignan a una organización de ventas.
§ Pueden utilizarse para subdividir mercados en regiones.
§ Cada operación comercial se procesa dentro de una organización de ventas.
§ Cada organización de ventas tiene sus propios datos maestros, como ser, datos maestros de clientes, de materiales o registros de condición.
o Canal de Distribución
§ Es la forma a través de la cual los materiales de ventas llegan al cliente.
§ Representa las estrategias para distribuir mercancías y/o servicios a los clientes.
§ Para utilizar las funciones comerciales se necesita definir al menos un canal de distribución. De esta forma puede entre otras cosas:
· Definir responsabilidades
· Llevar a cabo una estructura de precios flexibles, dependientes del canal de distribución
· Diferenciar estadísticas de ventas
§ Algunos ejemplos de canales de distribución:
· Reventa
· Cliente final
· Internet
§ Puede servirse a los clientes mediante uno o varios canales de distribución.
§ Pueden modificarse los datos maestros relevantes a ventas, tales como los datos maestros de clientes, materiales, precios o descuentos, para cada organización de ventas y canal de distribución.
o Sector
§ Se utiliza para agrupar materiales y servicios en una misma línea de productos.
§ Para utilizar las funciones comerciales necesita definir al menos un sector.
§ Un sector puede representar por ejemplo un determinado grupo de productos. Por lo tanto, puede generar descuentos especiales para un determinado sector, así como también llevar a cabo análisis estadísticos por sector.
§ Algunos ejemplos de sectores:
· Motocicletas
· Alta tecnología
· Electrodomésticos
· Cosméticos
o Area de Ventas
§ Es la combinación de la organización de ventas, canal de distribución y sector. Define el canal de distribución que una organización de ventas utiliza para comercializar los productos de un determinado sector.
§ Cada documento comercial se asigna exactamente a un área de ventas. Esta asignación no se puede cambiar.
§ Cuando se tratan documentos comerciales, el sistema tiene acceso a diversos datos maestros, según el área de ventas. Estos datos maestros incluyen, por ejemplo, los datos maestros del cliente, los datos maestros del material, precios y descuentos.
§ Una estructura organizativa sencilla puede ser a menudo mejor que una compleja, porque, simplifica la actualización de los datos maestros.
§ No deberían definirse estructuras complejas, con el fin de tener opciones de informes detallados. Se recomienda utilizar otros campos de los datos maestros o del documento comercial.