✒️SAP SD / Las estructuras organizativas en comercial Por José Saavedra Rodríguez

ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS EN COMERCIAL

Las unidades organiativas del sistema SAP reflejan la organización empresarial y la estructura de la empresa, es decir, son las unidades legales y/o de organización dentro de una empresa.

El módulo de SD utiliza diversas unidades organizativas, algunas diseñadas exclusivamente para reproducir procesos comerciales, como la organización de ventas y el canal de distribución, mientras que otras como la sociedad y el centro son necesarias tanto en Comercial como en otras áreas del sistema.

SAP SD utiliza las siguientes unidades organizativas, necesarias para el ciclo comercial.

- Sociedad.

- Área de ventas.

* Organización de ventas

* Canal de distribución

* Sector

- Centro

- Almacén

- Puesto de expedición

Sociedad

Es una entidad legal y unidad contable independiente, por ejemplo una empresa o una filial de la misma. Representa la unidad organizativa más pequeña de contabilidad externa.

División

Es una unidad empresarial separada, por ejemplo para temas organizativos o de diferentes áreas de negocio (agua, luz, gas, etc.). Pueden llevarse a cabo reportings internos multisociedades utilizando la División como dato separador de negocio, es decir, pueden realizarse reportes de la división agua para varias de las sociedades de la empresa que utlicen dicha división. Constituyen entidades de compensación que pueden crear sus propios cierres contables con fines internos.

Pueden utilizarse tanto la sociedad como la división para representar a un grupo desde el punto de vista de contabilidad financiera.

A nivel de sociedad se crea tanto el balance contable como las cuentas de pérdidas y ganancias.

Pueden crearse varias sociedades en un mismo mandante, para de esta forma realizar la contabilidad financiera de varias empresas distintas de forma simultánea.

Cada sociedad representa una unidad contable independiente. Varias sociedades pueden utilizar el mismo plan de cuentas.

Las divisiones no están limitadas por las sociedades, pudiendo utilizar esta unidad organizativa de forma opcional, mientras que es necesario definir una sociedad para poder operar con el sistema.

Las divisiones se utilizan si se desea calcular la cuenta de pérdidas y ganancias independientemente de la sociedad.

=> Si trabajásemos con un grupo corporativo, cada una de las empresas debería crearse como sociedades independientes, ya que cada una de ellas es una entidad legal que emite balances. Si se necesita un balance de grupo, se seleccionarían todas las empresas o sociedades que forman parte del grupo.

=> Las divisiones suelen utilizarse para representar diferentes áreas de negocio, pero no pueden reemplazar a una sociedad.

Organización de ventas

Es la unidad organizativa de logística que agrupa la empresa según las necesidades comerciales.

La organización de ventas es responsable de la distribución de mercancías y servicios, de los productos vendiddos y de la reclamación del cliente sobre los productos o servicios vendidos.

Para poder utilizar funciones comerciales del sistema, es necesario tener al menos una organización de ventas.

En las estadísticas de ventas, la organización de venta es el nivel más alto en el que se totalizan valores. Todos los documentos comerciales (pedidos, entregas y facturaas) se asignan a una organización de ventas.

Se suelen utilizar para subdividir los mercados en regiones.

Cada operación comercial se procesa dentro de una unidad de ventas y cada organización de ventas tiene sus propios datos maestros, como maestros de clientes, de materiales o registros de condición.

Normalmente las empresas definen sus organizaciones de ventas según criterios geográficas, aunque no existe ninguna regla y la empresa puede diferenciarlo según la naturaleza de negocios o marcas propias de la empresa.

Canal de distribución

Es la forma a través de la cual los materiales de ventas llegan al cliente.

Representa las diferentes estrategias de distribución de mercancías y/o servicios a los clientes, como por ejemplo internet, cliente final, reventa, etc.

Para poder utilizar funciones comerciales debe al menos definirse un canal de distribución, lo cual permite entre otras cosas: definir responsabilidades, tener una estructura de precios flexibles dependiendo del canal de distribucion y diferenciar estadísticas de ventas por cada canal de distribución.

Un cliente puede recibir sus mercancías y/o servicios mediante uno o varios canales de distribución de la misma organización de ventas.

=> Para cada organización de ventas y canal de distribución pueden asignarse valores diferentes a los datos maestros relevantes para ventas, como son los maestros de clientes, materiales, precios o descuentos.

Sector

El sector se utiliza para agrupar materiales y/o servicios en una misma línea de productos.

Un sector puede representar por ejemplo un determinado grupo de productos. Ejemplos de secotres serían por ejemplo motocicletas, alta tecnología, electrodomésticos, cosméticos, etc.

Pueden crearse descuentos especiales para un determinado sector, así como llevar a cabo análisis estadísticos por cada sector.

Para utilizar funciones comerciales, es necesario definir al menos un sector.

AREA DE VENTAS

El área de ventas es la combinación de la organización de ventas, el canal de distribución y el sector. Define el canal de distribución que una organización de ventas utiliza para comercializar los productos de un determinado sector.

=> Cada documento comercial se asigna exactamente a un área de ventas. Esta asignación no puede cambiarse.

Cuando se tratan documentos comerciales, el sistema tiene acceso a diversos datos maestros según el área de ventas al que pertenezca. Estos datos incluyen los datos maestros del cliente, los datos maestros del material, precios y descuentos.

Es preferible tener estructuras organizativas sencillas, ya que simplican la actualización de datos maestros. Si se desea obtener informes detallados, es preferible utilizar campos de datos maestros o del documento comercial antes que crear estructuras organizativa scomplejas.

ACCIONES SOBRE EL SISTEMA

A la hora de crear un cliente en el sistema, accederemos a la opción Logística - Comercial - Datos maestros - Intrlocutor comercial - Cliente - Crear - Total o ejecutaremos la transacción XD01 (Total).

Cuando creamos un cliente (o deudor), lo hacemos para un área de ventas específica, es decir, para una organización de ventas, canal de distribución y sector concretos. Para esta área de ventas se definirán los campos del cliente, que tendrán esos valores para dicho cliente. Igualmente, esta información quedará vinculada a una única sociedad, aquella a la que pertenece el área de ventas.

Si queremos utilizar el cliente en otra área de ventas, podemos volver a la transacción de crear utilizando el mismo código de cliente o deudor, y modificar alguno de los componentes del área de ventas. Informaríamos los datos concretos para este área de ventas y guardaríamos. Igualmente, esta información quedará vinculada a una única sociedad, aquella a la que pertenece el área de ventas.

Para crear un pedido a un cliente, accedemos a Logística - Comercial - Ventas - Pedido - Crear o ejecutamos la transacción VA01 (Crear). Se seleccionará la clase de pedido y podremos informar los datos del área de ventas.

Si no indicamos el área de ventas, a la hora de crear el pedido, si el cliente está dado de alta en más de un área de ventas el sistema nos obliga a seleccionar una de ellas. Si solo estuviera asignado a un área de ventas el sistema tomará automáticamente los datos del área de ventas. Por tanto, el documento de pedido siempre está seleccionado a un área de ventas, y además no podrá modificarse posteriormente aunque se acceda a la transacción VA02 (Modificar).