1. Las unidades organizativas representan la estructura de una organización empresarial, es decir, son las unidades legales y/o de organización dentro de una empresa.
2. El módulo de ventas emplea varias unidades organizativas como la organización de ventas y el canal de distribución. Otras unidades como sociedad y centro son necesarias en Comercial y otras áreas.
3. Sociedad: es una entidad legal y unidad contable independiente, es la unidad organizativa más pequeña de contabilidad externa.
4. División: es una unidad empresarial separada para la que puede llevarse a cabo reportes internos, multisociedades.
5. La sociedad y la división pueden representar un grupo desde el punto de vista de la contabilidad financiera. A nivel de sociedad se crean: el balance contable y el estado de perdidas y ganancias.
6. Pueden existir varias sociedades en un mismo mandante, y varias sociedades pueden utilizar el mismo plan de cuentas, pero cada una representa una unidad contable independiente.
7. las divisiones no están limitadas por las sociedades, el uso de esta unidad organizacional es opcional, mientras que una sociedad si es mandatorio para que SAP pueda operar. las divisiones se utilizan si se desea calcular estados de P&G independiente de la sociedad.
8. Organizaciones de Ventas: es una unidad organizativa de logística que agrupa la empresa según sus necesidades comerciales. Es responsable de:
- La distribución de mercancías y servicios
- productos vendidos
- reclamaciones de clientes sobre productos o servicios vendidos.
9. Para emplear las funciones comerciales se requiere al menos una organización de ventas creada. Todos los documentos comerciales (pedidos, entregas y facturas) se asignan a una organización de ventas.
10. las organizaciones de ventas pueden emplearse para subdividir mercados en regiones, según la disposición geográfica Ejemplo: Coca-cola Colombia, Coca-cola Argentina, etc. o según sus negocios EJ: OralB, Gillete,etc) . Cada organización de ventas tiene sus propios datos maestros, como clientes, materiales y registros de condición.
11. Canal de distribución: es la forma a través del cual los productos (materiales de ventas), llegan al cliente. Este representa la estrategia para distribuir la mercancía y/o servicios a los clientes. Para emplear las funciones comerciales se requiere al menos un canal de distribución. Esto permite:
- Definir responsabilidades
- llevar a cabo una estructura de precios flexibles e independiente por canal
- diferenciar estadísticas de ventas.
12. Ejemplos de canales: reventa-cliente final-internet
13. Se puede atender a un cliente mediante uno o varios canales de distribución dentro de una Org. de Ventas. También se puede modificar los datos de maestros de clientes, materiales, precios o descuentos por cada Org. de ventas y canal de distribución.
14. Sector: agrupa materiales y servicios en una misma línea de productos. Para las funciones comerciales se requiere al menos un sector., Un sector representa un grupo determinado de productos, también permite la realización de análisis estadísticos por sector. Ejemplo: sector de motocicletas, sector de alta tecnología.
15. Área de Ventas: Es la combinación de organización de ventas, canal de distribución y sector., esta define el canal de distribución que una Org. de Ventas emplea para comercializar los productos de un determinado sector.
16. Los documentos comerciales se asignan a un área de ventas y esta asignación no puede cambiar. Los documentos comerciales tienen acceso a diversos datos maestros según el área de ventas. por ejemplo: datos maestros de clientes, materiales, precios y descuentos.
Nota: Siempre es mejor una estructura organizativa sencilla que una compleja.