3_ INTERLOCUTOR COMERCIAL
1>FUNCION E IMPORTANCIA DE LAS FUNCIONES DE INTERLOCUTOR
Aqui veremos la importancia y funcion del uso de las funciones de interlocutor en el proceso comercial asi como su asignacion desde el maestro de clientes al documento de ventas.
EJEMPLO PRACTICO
- Como parte de sus esfuerzos por mejorar el servicio al cliente, su empresa desea asignar a cada uno de sus clientes un empleado de ventas como representante personal
- A su vez desea conocer que transportista realiza los envios de mercancia a cada cliente para poder realizar su seguimiento
- Esta informacion deberia estar disponible automaticamente en sus documentos de ventas
Como vemos este es un ejemplo de como el empleado y el transportista participan como interlocutores dentro del circuito comercial
Existen varios interlocutores comerciales dentro del mercado con varias relaciones empresariales entre ellos ejemplo de imterlocutor comercial:
- cliente
- proveedor
- empleado
- persona de contacto
Ejemplo de relaciones comerciales:
- proveedor - cliente : el proveedor actua como transportista para el cliente
- persona de contacto - cliente: la persona de contacto es empleada en el cliente
- cliente - cliente: el solicitante y el destinatario de la mercancia pueden ser 2 figuras diferentes
CLASE DE INTERLOCUTOR: los interlocutores comerciles que existen en el mercado estan representados en el sistema SAP por una CLASE DE INTERLOCUTOR. Estos se pueden utilizar para ver los registros maestros que se han utilizado o para trasladar los datos del interlocutor al documento
| clase de interlocutor |
funcion de interlocutor ejemplo. |
entrada a realizar por el sistema |
clase de registro maestro |
| cliente |
solicitante
destinatario de mercancias
responsable de pago
destinatario de factura
|
numero de cliente |
registro maestro de deudor |
| proveedor |
transportistas |
numero de proveedor |
registro maestro de acreedor |
| recursos humanos |
empleado responsable
representante de ventas
|
numero de empleado |
registro maestro de personal |
| persona de contacto |
persona de contacto |
numero de persona de contacto |
(creado en el registro maestro de deudores, no dispone de registro maestro propio) |
FUNCIONES DEL INTERLOCUTOR: Mientras que las clases de interlocutor nos permite distinguir entre diferentes interlocutores comerciales las funciones del interlocutor representan las funciones que estos desempeñan dentro de la operacion comercial.
OJO
- Por ejemplo varios clientes (interlocutores clientes) pueden asumir ciertas funciones en una operacion comercial. El cliente que efectua el pedido no tiene por que ser el mismo que aquel que recibe la mercancia o el que se responsabiliza de pagar las facturas
- La asignacion de funciones de interlocutores de interlocutor en el sistema SAP determina la/s funcion/es de interlocutores concretos en el proceso de ventas
- Un interlocutor puede desempeñar varias funciones esto para el caso donde las funciones de interlocutor dentro de la clase interlocutor cliente se asignan a un unico interlocutor comercial, es decir el mismo cliente es solicitante, destinatario de mercancias, responsable del pago y destinatario de le factura
- Pueden introducirse personas de contacto para un cliente directamente en el maestro de clientes de forma que se asignen automaticamente a ese cliente
- La agencia de transportes es un ejemplo de proveerdor
- Los empleados de su propia empresa (ejemplo representantes de ventas) se gestionan en el registro maestro de empleados Los mismos pueden asumir funciones de interlocutor de la clase interlocutor empleados tales como la funcion de interlocutor EMPLEADO RESPONSABLE
TIPS
Ejemplo practico de la importancia de las funciones de interlocutor, estos indican cual es son las funciones que cumplen en una operacion comercial
La casa matriz de un supermercado WALMART hace un pedido de libreria solicita 10.000 cuadernos para ser enviados a distintas sucursales la casa matriz es el solicitante de este pedido del cual se generaran tantas posiciones como sucursales a las cual entregar el pedido, las sucursales que reciben los pedidos seran distintos interlocutores que no seran los que paguen por ellos si no quien pagara sera la casa matriz de forma centralizada por lo que esta sera tambien la funcion de interlocutor responsable de pago estos son interlocutores a nivel de clientes la empresa tambien quiere saber que vendedor sera responsable de la venta con la funcion interlocutor vendedor responsable, en definitiva interlocutor nos indica que papel juega cada cliente o persona dentro de una operacion comercial
De las funciones de interlocutor antes mencionadas, el listado siguiente muestra cuales son obligatorias para el tratamiento de pedidos de ventas
- Solicitante quien hace el padido
- Destinatario de mercancias quien recibe la mercancia o servicio
- Destinatario de factura quien recibe la factura del pedido
- Responsable de pago el responsable de pagar la factura
La restantes no son absolutamente necesarias para el tratamiento del pedido de ventas pero pueden ingresar en el caso que asi se requieran
2_FUNCIONES DE INTERLOCUTOR EN EL MAESTRO DE CLIENTES
- Las funciones de interlocutor para el maestro de clientes se almacenan en los datos del area de ventas del maestro de clientes (solapa funciones de interlocutor)
- Durante el tratamiento del pedido de ventas estas automaticamente se copian como valores propuestos en la cabecera del documento
- Si las para metrizaciones lo permiten pueden modificarse o suplementarse manualmente
- Puede determinar que varios interlocutores sean asignados a una funcion de interlocutor en el maestro de clientes, si se actualizan varios interlocutores con la misma funcion en el momento de introducir un epdido de ventas aparecera una lista de seleccion que contendra a dichos interlocutores para seleccionar aquel que corresponda
TIPS
Podemos asignar "n" destinatarios de mercancias, "n" responsables de pago, asi como tambien "n" destinarios de factura, al mismo solicitante claro que asignar muchos solicitantes a un mismo solicitante no tiene sentido de igual manera asignar "n" responsables de pago a un mismo responsable de pago si no queremos que un solicitante tenga mas de un responsable de pago asignado o cualquiera de las otras funciones de interlocutor como ser vendedor se puede limitar desde la configuracion asi como tambien se puede configurar si la funcion es obligatoria o no
- En los documentos de ventas, la configuracion del sistema deja que solo un interlocutor puede ser asignado a cada una de las funciones de interlocutor. La unica excepcion esta en los contratos marco
- Tambien pueden definirse interlocutores a nivel posicion en los documentos de ventas
- Los interlocutores comerciales que solo estan definidos en la cabecera no pueden, no obstante ser modificados a nivel de posicion
- Pueden determinarse las funciones de interlocutor que son obligatorias, asi como tambien prohibir a cualquier persona la modificacion de un interlocutor que se haya introducido
- De ser necesario, es posible introducir o modificar manualmente la direccion de un interlocutor tal como el destinatario de mercancias sin afectar el registro maestro