✒️SAP SD / Los mensajes de salida Por Adriana Araujo

LOS MENSAJES DE SALIDA

En esta lecciòn aprenderemos la opciòn del control de mensajes y las salidas impresas con SAP

1- LAS CLASES DE MENSAJE EN SD

Entre interlocutores (internos o externos) de la organizaciòn es necesario el intercambio de la informaciòn. Èste se realiza mediante el mensaje como medio de comunicaciòn.

Se pueden transmitir mensajes para diferentes documentos de ventas, como por ejemplo : ofertas, pedidos, resguardos de entregas o facturas, etc.

Como en otros elementos de las funciones bàsicas del sistema comercial, el procedimiento de la determinaciòn de un mensaje en SD se realiza a travès de la tècnica de condiciones.

Existen clases de mensajes de cabecera y de posiciòn.

El mensaje de cabecera envìa el documento completo. Mientras que el de la posiciòn, se emplea para enviar una por una las posiciones del documento.

2 - LOS MEDIOS DE TRANSMISIÒN

Los medios de transmisiòn determinan còmo deben enviarse los mensajes.

Una forma de informar al cliente, por ejemplo, serìa de enviar la confirmaciòn del pedido mediante EDI o que la notificaciòn se entregue con antelaciòn a travès de internet.

El procesamiento del mensaje o envìo de la informaciòn, està controlada mediante el programa de procesamiento que corresponda. Se puede asignar un programa que posea los paràmetros de configuraciòn de pantalla, oportunos a cada clase de mensaje y medio de transmiciòn.

3 - LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÒN

Una estrategia de comunicaciòn consiste en una secuencia de clases de comunicaciòn.

Puede utilizarse para la transmisiòn externa.

Las bùsquedas se van realizando mediante una secuencia de clases de comunicaciòn particulares, hasta que se haya encontrado los datos de comunicaciòn correspondientes a la direcciòn solicitada.

La estrategia de comunicaciòn empleada, se define en los datos adicionales del registro de condiciones del mensaje.

4 - LA FECHA Y HORA DE ENVÌO DE LOS MENSAJES

Se puede determinar cuàndo debe enviarse un mensaje (hora y fecha de envìo).

El sistema propone las siguientes formas :

> Existe la posibilidad de seleccionar el mensaje mediante un programa estàndar (RSNAST00), programando con un job a intervalos regulares. Se puede especìficar si debe seleccionarse un mensaje la siguiente vez que se ejecute el programa, o el dìa y la hora que especìfique el usuario.

> Existe un programa especial de selecciòn para diferentes documentos de ventas (tales como certificados de entrega y documentos de facturaciòn). Se utiliza para procesar mensajes online o en lotes.

> El mensaje se envìa automàticamente tan pronto como se contabiliza un documento.

5 - LA REVISIÒN DE LA DETERMINACIÒN DE MENSAJES

Se determina el mensaje (como en el caso de determinaciòn de precios y textos) utilizando tècnica de condiciones.

El sistema propone una clase de mensaje siempre que haya encontrado un registro de condiciòn, que satisfaga con las clàusulas condicionales de esa clase de mensaje (secuencia de acceso).

El registro de condiciòn determina el medio de transmisiòn, la fecha y hora y la funciòn de interlocutor. Se envìa el mensaje al interlocutor que coincide con la funciòn de interlocutor especìficada en el objeto que se trata el mensaje (Eje: pedido). Por otra parte, tambièn se puede, crear una clase de mensaje que no dependa de la funciòn de interlocutor especìficamente, como ocurre en etiquetas.

Al igual que las otras tècnicas de condiciones de comercial (precios, cuentas, textos,etc), se puede llevar a cabo el anàlisis en la pantalla de mensajes de los documentos de ventas, para comprobar la determinaciòn de mensajes y ver por què se propone un mensaje concreto o còmo se ha determinado.

6 - LA DETERMINACIÒN DE MENSAJES : SECUENCIAS DE ACCESO

La secuencia de acceso es un mètodo de bùsqueda que utiliza la tècnica de condiciòn para encontrar los registros de condiciones de los mensajes vàlidos.

Cada paso de la secuencia, contiene el nombre de una tabla de condiciones, y a su vez, los campos claves para los registros de condiciones de los mensajes.

Las secuencias de acceso se basan siempre desde lo especìfico, a lo general.

Es recomendable que cuando se necesite una nueva secuencia de acceso, se copie una existente para no perder las modificaciones de copia entre documentos.

Recordemos que cuando se realizan nuevas parametrizaciones propias, èstas se nomenclan comenzando con la Z o Y .

7 - LA DETERMINACIÒN DE MENSAJES : ANÀLISIS

Como en todas las tècnicas de condiciones anteriores que hemos visto, se puede con la determinaciòn de mensajes realizar en los documentos, el anàlisis de la determinaciòn de las clases de mensajes de salida para ver las què fueron determinadas y por què.

Anàlisis de determinaciòn de mensajes : Para llegar al anàlisis, de un documento de crear, modificar, o visualizar, seguir la siguiente ruta: >> Extras >> Mensaje >> Cabecera (o posiciòn) >> Procesar >> Pasa A >> Anàlisis de determinaciòn.

8 - LA ADQUISICIÒN Y PREPARACIÒN DE LOS DATOS

Para que un mensaje se imprima, o envìe con la informaciòn relevante la estructura y los datos de los documentos online, se almacenan en la base de datos.

Para transmitir un mensaje, el sistema extrae los datos de la base de datos y los prepara para el medio de trensmisiòn especificado.

Estos datos y estructuras se encuentran en las tablas cargadas en el sistema. Nuestra funciòn como consultores funcionales SAP SD, es la de determinar esos campos tècnicos que necesitamos que el informe deba tomar para la impresiòn o emisiòn del mensaje.

Los datos de especificaciòn seràn tomados por un consultor de SAPscript o ABAP que estè familiarizado con la configuraciòn de formularios.

9 - LA IMPRESIÒN DE DATOS

El sistema obtiene los datos y los prepara en dos pasos diferentes para imprimir los documentos. Un programa de ABAP determinado, que realiza la extracciòn de la base de datos, en forma de un procesamiento de datos. Estos datos extraìdos son registrados en un formulario de SAPscript.

Los controles de impresiòn se definen en el formulario, independientemente del programa de impresiòn. Entonces, se envìa el mensaje a la impresora o algùn otro dispositivo de salida.

10 - EL AJUSTE DEL SISTEMA Y LOS CAMPOS NUEVOS PARA LA IMPRESIÒN DE DOCUMENTOS : CASO 1

Los cambios simples que no requieren lògistica de preparaciòn, ni campos nuevos en la estructura de comunicaciones, se pueden procesar directamente en el formulario Sapscript.

Una modificaciòn de formulario se considera pura, si se cumple las siguientes condiciones :

> El campo ya existe en la estructura de comunicaciòn.

> El campo no està incluido en el formulario.

> Se puede integrar el campo en el formulario con un formato existente.

11 - LOS CAMPOS NUEVOS PARA LA IMPRESIÒN DE DOCUMENTOS : CASO 2

Se copian campos nuevos para la impresiòn de documentos en los siguientes INCLUDES (estructuras integradas en las estructuras de comunicaciòn).

Datos de posiciòn para documentos de pedidos en VBDKAZ (incluìdos en VBDKA)

Datos de posisiòn para documentos de pedidos en VBDPAZ (incluidos en VBDPA)

Datos de posiciòn para documentos de entrega en VBDKLZ (incluidas en VBDPL)

Datos de posiciòn para documentos de entrega en VBDPLZ (incluidas en VBDPL)

Datos de posiciòn para documentos de facturaciòn VBDKRZ (incluidos en VBDKR)

Datos de posiciòn para documentos de facturaciòn en VBDPRZ (incluidos en VBDPR)

Ahora como en el caso 1, se puede procesar el campo nuevo en el formulario. En algunas situaciones, el sistema podrìa acceder al programa de procesamiento (por ejemplo, si es necesario leer los datos adicionales) .