✒️SAP SD / Las clases de factura en el tratamiento de reclamaciones Por Sergio Herrera

Anulación:

Para la anulación de una factura se debe crear un documento de anulación. En el proceso de anulación se copian los datos del documento modelo al documento de anulación y automáticamente se crea una contrapartida a Gestión Financiera.

El documento de facturación que se haya anulado se encuentra liberado para una posterior refacturación (entrega o pedido).

Para la anulación de un documento de facturación no es necesario customizaciones especiales en lo que refiere al control de copia. Los parámetros que se deben modificar, (por ejemplo, el número de asignación y de referencia) se almacenan directamente de acuerdo a la clase de factura en el ámbito Anulación de la imagen.

Tenemos posibilidad de anular sólo posiciones de un documento de facturación de forma individual.

Cuando realicemos la anulación, el sistema mostrará el documento anulado y el documento fuente para la anulación. Antes de la actualización, se pueden comparar ambos documento para que no se vea ninguna desviación en la anulación.

Si el documento de facturación no se ha transferido a la contabilidad financiera (por bloqueo, determinación errónea de cuentas o precios), al anularse los documentos inferidos, sólo quedan en la gestión comercial. Pero si el documento original de facturación hubiese impactado en FI, se debe generar en la anulación la contrapartida necesaria para la contabilidad financiera.

Es importante destacar que no en todos los países o localizaciones está permitido, por los efectos impositivos, la anulación de comprobantes emitidos y contabilizados (facturas). Por lo que el proceso de la anulación, se vería por un contra documento siendo una nota de crédito o abono, que es un proceso totalmente ajeno a la anulación.

Abonos y Notas de cargos

Las notas de crédito (abonos) y notas de débito (cargo) se pueden crean con referencia a una solicitud de nota de crédito (solicitud de abono) o una solicitud de nota de débito (solicitud de cargo) o, directamente, desde una factura, si no se desea realizar una gestión de liberación en el procedimiento de las reclamaciones.

Por lo tanto, podemos tener solicitudes de abono y de cargo que se crean de la siguiente manera:

ü Sin referencia a una operación comercial anterior

ü Con referencia a un pedido

ü Con referencia a un documento de facturación

Dentro del customizing de la clase de documento de ventas, se puede controlar si el sistema debe determinar un bloqueo de factura para una solicitud de abono o de nota de cargo. El empleado autorizado podrá desbloquear:

ü Liberará el pedido de solicitud (cargo o abono) luego de haberlo verificado.

ü Rechazará posiciones de las solicitudes, indicando un motivo de rechazo sobre las solicitudes.

Liberación o rechazo de solicitud de abono

Una solicitud de abono, cargo o devolución es liberada mediante la eliminación del bloqueo de factura en el documento de ventas.

Si la reclamación no corresponde, el usuario responsable puede rechazar una posición o todo el documento, mediante un motivo de rechazo. Esta posición (o el documento) no se transferirá a la factura con importe alguno.

El motivo de rechazo puede controlar si la posición:

1. Se copia al abono o cargo con valor 0 (cero), como en el ejemplo del gráfico 533

2. No aparece en el abono o cargo.

Workflow en solicitudes de abono

En lo que respecta a la creación de documento de reclamación (notas de crédito y débitos), los documentos de venta siempre nacen de forma bloqueada hasta que el empleado responsable de la tarea de liberación, lo ordene.

Esta verificación puede manejarse por topes de montos, donde según el valor del documento de reclamación, la responsabilidad de liberación depende de un usuario en particular, otro o hasta un grupo.

También podría determinarse, que si el valor de la solicitud de abono es inferior a un valor límite mínimo, el sistema lo libera automáticamente.

El procedimiento del workflow, dentro del tratamiento del abono, da garantía que el proceso finaliza con la liberación del usuario responsable y dueño de la tarea.

El responsable tiene la libertad de rechazar, liberar o tratar la solicitud de abono.

Proceso de la corrección de factura

El proceso de corrección de factura es una combinación de solicitud de abono y solicitud de nota de cargo.

Se genera un crédito completo por la posición de la factura errónea y, por otra parte, se corrige y se carga la posición de la factura errónea. La diferencia resultante representa el valor total a abonar.

Siempre es requisito que la solicitud de corrección de factura se cree con referencia a una factura, no con referencia a un pedido, consulta o entrega.

El proceso de la corrección consiste en una duplicación de posiciones, para cada posición de factura se crea una segunda posición. Los tipos de posición resultantes debe tener indicadores debe/haber distintos.

Las posiciones de abono o crédito se listan primero y luego las de cargo o débito. Las posiciones de crédito no se pueden modificar, puesto que el sentido, es anular la posición original que estaba incorrecta. La posición de cargo o débito si es posible la modificación en precios o cantidades.

El borrado es posible de a pares, de posiciones de abono y de nota de cargo (los pares de posición sin modificación pueden borrarse de una sola vez).

Devoluciones

Las devoluciones tienen en su flujo una entrega entrante de mercaderías.

El proceso comercial puede requerir el aceptar mercancías por parte de un cliente debido a una reclamación, éstas son devoluciones.

Las devoluciones tienen un procedimiento similar a las solicitudes de abono, se realizan con referencia a una factura o un pedido.

Abono en devoluciones: el abono se factura basado en el pedido devolución y no en el documento de entrega, puesto que la entrega, puede requerir procedimientos de calidad para esperar el ingreso o contabilización de la entrada.

Resumen de la actividad de reclamación en el IMG

A continuación se visualiza un video para contemplar el flujo de documentos de reclamación, como notas de créditos o abonos con sus respectivos motivos de rechazos y consideraciones adicionales de la configuración:

En esta lección trataremos los temas referidos a las clases de facturas en el tratamiento de las reclamaciones.

ANULACIÓN

Una de las operaciones más características con los documentos de facturación es la anulación.

Veremos como se define la operación de anulación, la asignación de la clase de factura, su visualización y tratamiento.

Para analizar la asignación de una clase de factura de anulación a una clase de factura, debemos acceder a la siguiente ruta: Comercial >> Facturación >> Documento de facturación >> Definir clases de factura

>> Definir clase de factura

Aquí podemos ver que para una clase de factura determina se define una clase de factura de anulación. Para ello, se pulsa doble clic sobre la clase de factura, y comprobamos la información del campo Cl. factura anulación.

Para corroborrar esta configuración, realizamos la anulación de un documento de anulación. Accedemos a la transacción VF03 y visualizamos un documento de facturación con una clase de factura determinada. Accedemos a la transacción de anulación VF11 y tomamos la factura vista anteriormente. Al grabar en la transacción VF11, si visualizamos el documento de anulación generado, podemos ver que su clase de factura es la que se definió como "anulación" en el customizing de la clase de factura original.


NOTA DE CRÉDITO Y MOTIVOS DE RECHAZO

Dentro de las operaciones de reclamaciones la más frecuenta es la creación de notas de crédito.

Veremos las características que se deben presentar para que este documento se realice y la posibilidad de rechazar posiciones que no se transferirán al abono y/o al cargo.

Para analizar los motivos de rechazo y sus características, accedemos a la ruta de customizing: Comercial >> Ventas >> Documentos de ventas >> Posición de documentos de ventas >> Definir motivos de rechazo