✒️SAP SD / Las clases de factura en el tratamiento de reclamaciones Por Damaris Cruz

Las clases de factura en el tratamiento de reclamaciones

1| La anulación

Para la anulación de una factura se debe crear un documento de anulación. En el proceso de anulación se copian los datos del documento modelo al documento de anulación y automáticamente se crea una contrapartida y Gestión Financiera.

El documento de facturación que se haya anulado se encuentra liberado para una posterior refacturación (entrega o pedido)

Para la anulación de un documento de facturación no es necesario customizaciones especiales en lo que refiere al control de copia. Los parámetros que se deben modificar, (por ejemplo, el número de asignación y de referencia) se almacenan directamente de acuerdo con la clase de factura en el ámbito Anulación de la imagen.

Tenemos posibilidad de anular solo posiciones de un documento de facturación de forma individual.

Cuando realicemos la anulación, el sistema mostrará el documento anulado y el documento fuente para la anulación. Antes de la actualización, se pueden comparar ambos documentos para que no se vea ninguna desviación en la anulación.

Si el documento de facturación no se ha transferido a la contabilidad financiera (por bloqueo, determinación errónea de cuentas o precios), al anularse los documentos inferidos, solo quedan en la gestión comercial. Pero si el documento original de facturación hubiese impactado en FI, se debe generar en la anulación la contrapartida necesaria para la contabilidad financiera.

Es importante destacar que no en todos los países o localizaciones está permitido, por los efectos impositivos, la anulación de comprobantes emitidos y contabilizados (facturas). Por lo que el proceso de la anulación, se vería por un contra documento siendo una nota de crédito o abono, que es un proceso totalmente ajeno a la anulación.

2| Los abonos y notas de cargo

Las notas de crédito (abonos) y notas de débito (cargo) se pueden crear con referencia a una solicitud de nota de crédito (solicitud de abono) o una solicitud de nota de débito (solicitud de cargo) o, directamente, desde una factura, si no se desea realizar una gestión de liberación en el procedimiento de las reclamaciones.

Por lo tanto, podemos tener solicitudes de abono y de cargo que se crean de la siguiente manera:

· Sin referencia a una operación comercial anterior

· Con referencia a un pedido

· Con referencia a un documento de facturación (se salta el doc comercial)

Dentro del customizing de la clase de documento de ventas, se puede controlar si el sistema debe determinar un bloqueo de factura para una solicitud de abono o de nota de cargo. El empleado autorizado podrá desbloquear:

· Liberará el pedido de solicitud (cargo o abono) luego de haberlo verificado.

· Rechazará posiciones de las solicitudes, indicando un motivo de rechazo sobre las solicitudes.

3| La liberación o rechazo de solicitudes de abono

Una solicitud de abono, cargo o devolución es liberada mediante la eliminación del bloqueo de factura en el documento de ventas.

Si la reclamación no corresponde, el usuario responsable puede rechazar una posición o todo el documento, mediante un motivo de rechazo. Esta posición (o el documento) no se transferirá a la factura con importe alguno.

El motivo de rechazo puede controlar si la posición:

· Se copia al abono o cargo con valor 0 (cero), como en el ejemplo del gráfico 533

· No aparece en el abono o cargo

4| El workflow en solicitudes de abono

En lo que respecta a la creación de documento de reclamación (notas de crédito y débitos), los documentos de venta siempre nacen de forma bloqueada hasta que el empleado responsable de la tarea de liberación, lo ordene.

Esta verificación puede manejarse por topes de montos, donde según el valor del documento de reclamación, la responsabilidad de liberación depende de un usuario en particular, otro o hasta un grupo.

También podría determinarse, que, si el valor de la solicitud de abono es inferior a un valor límite mínimo, el sistema lo libera automáticamente.

El procedimiento del workflow, dentro del tratamiento del abono, da garantía que el proceso finaliza con la liberación del usuario responsable y dueño de la tarea.

El responsable tiene la libertad de rechazar, liberar o tratar la solicitud de abono.

5| El proceso de la corrección de factura

El proceso de corrección de factura es una combinación de solicitud de abono y solicitud de nota de cargo.

Se genera un crédito completo por la posición de la factura errónea y, por otra parte, se corrige y se carga la posición de la factura errónea. La diferencia resultante representa el valor total a abonar.

Siempre es requisito que la solicitud de corrección de factura se cree con referencia a una factura, no con referencia a un pedido, consulta o entrega.

Para entenderlo de forma sencilla, la solicitud de corrección de factura en SAP (clase de documento de ventas RK) se inventó para solucionar un problema común: cuando a una factura ya emitida le erraste en el precio o en la cantidad de un producto, y necesitas corregirla sin tener que anular todo el documento desde cero.

En lugar de hacer dos tramites separados (hacer una solicitud de abono por un lado y una solicitud de nota de cargo por el otro), SAP combina ambos pasos dentro del mismo documento.

¿Cómo funciona la "doble línea" de la corrección?

Cuando creas una solicitud de corrección de factura, el sistema toma la factura errónea y genera automáticamente dos líneas (posiciones) por cada producto:

Línea de crédito (Abono): Es una copia exacta de la línea de la factura original. SAP la crea con un valor en negativo (o con un indicador que resta) para anular conceptualmente el cobro que le habías hecho al cliente.

Línea de débito (Cargo): Es una línea con el valor que debería ser el correcto. Aquí es donde tú editas y pones el precio o la cantidad ajustada que realmente correspondía.

El cálculo final (Neto)

SAP suma la línea que restó (lo devuelto) con la línea que sumó (lo nuevo que se cobra) y calcula la diferencia neta:

Si el nuevo precio es más bajo que el anterior, la diferencia da a favor del cliente y el sistema emitirá una nota de crédito por ese saldo.

Si el nuevo precio es más alto, la diferencia da a favor de tu empresa y se emitirá una nota de débito por el cobro adicional.

El proceso de la corrección consiste en una duplicación de posiciones, para cada posición de factura se crea una segunda posición. Los tipos de posición resultantes deben tener indicadores debe/haber distintos.

Las posiciones de abono o crédito se listan primero y luego las de cargo o débito. Las posiciones de crédito no se pueden modificar, puesto que el sentido, es anular la posición original que estaba incorrecta. La posición de cargo o débito si es posible la modificación de precios o cantidades.

El borrado es posible de a pares, de posiciones de abono y de nota de cargo (los pares de posición sin modificación pueden borrarse de una sola vez)

6| Las devoluciones

El proceso comercial puede requerir el aceptar mercancías por parte de un cliente debido a una reclamación, estas son devoluciones.

Las devoluciones tienen un procedimiento similar a las solicitudes de abono, se realizan con referencia a una factura o un pedido.

Las devoluciones tienen en su flujo una entrega entrante de mercaderías.

Abono en devoluciones: el abono se factura basado en el pedido devolución y no en el documento de entrega, puesto que la entrega, puede requerir procedimientos de calidad para esperar el ingreso o contabilización de la entrada.

7| El resumen de la actividad de reclamaciones en el IMG

SPRO à IMG referencia SAP à Comercial à Facturación à Documentos de facturación à Definir clases de factura [VIDEO]

Se define una clase de factura de anulación

Transacción de anulación de factura VF11

Solicitud de nota de crédito y motivos de rechazo

SPRO à IMG referencia SAP à Comercial à Ventas à Documentos de ventas à Posición documento de ventas à Definir motivos de rechazos [VIDEO]

8| Resumen

· Entender el proceso de anulación y su customizing

· Realizar las configuraciones para el proceso de reclamaciones

· Comprender el efecto de la corrección de factura