LECCION 3 LAS CLASES DE FACTURA EN EL TRATAMIENTO DE RECLAMACIONES.
1| LA ANULACION
Para la anulación de una factura se debe crear un documento de anulación. En el proceso de anulación se copian los datos del documento modelo al documento de anulación y automáticamente se crea una con una contrapartida a Gestion Financiera.
El documento de facturación que se haya anulado se encuentra liberado para una posterior refacturacion (entrega o pedido).
Para la anulación de un documento de facturación no es necesario customizaciones especiales en lo que refiere al control de copia. Los parámetros que se deben modificar, (por ejemplo, el numero de asignación y de referencia) se almacenan directamente de acuerdo a la clase de factura en el ámbito Anulacion de la imagen.
Tenemos posibilidad de anular solo posiciones de un documento de facturación de forma individual.
Cuando realicemos la anulación, el sistema mostrara el documento anulado y el documento fuente para la anulación. Antes de la actualización, se pueden comparar ambos documento para que no se vea ninguna desviacion en la anulación.
Si el documento de facturación no se ha transferido a la contabilidad financiera (por bloqueo, determincion errónea de cuentas o precios), al anularse los documentos inferidos, solo quedan en la gestión comercial. Pero si el documento original de facturación hubiese impactado en FI, se debe generar en la anulación la contrapartida necesaria para la contabilidad financiera.
Es importante destacar que no en todos los paies o localizaciones esta permitido, por los efectos impositivos, la anulación de comprobantes emitidos y contabilizados (facturas). Por lo que el proceso de la anulación, se veria por un contra documento siendo una nota de crédito o abono, que es un proceso totalmente ajeno a la anulación.
2| LOS ABONOS Y NOTAS DE CARGO.
Las notas de crédito (abonos) y notas de debito (cargo) se pueden crear con referencia a una solicitud de nota de crédito (solicitud de abono) o una solicitud de nota de debito (solicitud de cargo) o, directamente, desde una factura si no se desea realizar una gestión de liberación en el procedimiento de las reclamaciones.
Por lo tanto, podemos tener solicitudes de abono y de cargo que se crean de la siguiente manera:
· Sin referencia a una operación comercial anterior
· Con referencia a un pedido
· Con referencia a un documento de facturación
Dentro del customizing de la clase de documento de ventas, se puede controlar si el sistema debe determinar un bloqueo de factura para una solicitud de abono o de nota de cargo. El empleado autorizado podrá desbloquear:
· Liberara el pedido de solicitud (cargo o abono) luego de haberlo verificado.
· Rechazara posiciones de las solicitudes, indicando un motivo de rechazo sobre las solicitudes.
3| la liberación o rechazo de solicitudes de abono.
Una solicitud de abono, cargo o devolución es liberada mediante la eliminación del bloqueo de factura en el documento de ventas.
Si la reclamación no corresponde, el usuario responsable puede rechazar una posición o todo el documento, mediante un motivo de rechazo. Esta posición (o el documento) no se transferirá a la factura con importe alguno.
El motivo de rechazo puede controlar su la posición
· Se copia el abono o cargo con valor 0 (cero), como en el ejmplo del grafico 533
· No aparece en el abono o cargo.
4| el workflow en solicitudes de abono
En lo que respecta a la creación de documento de reclamaciones (notas de crédito y débitos), los documentos de venta siempre nacen de forma bloqueada hasta que el empleado responsable de la tarea de liberación, lo ordene.
Esta verificación puede manejarse por topes de montos, donde según el valor del documento de reclamación, la responsabilidad de liberación depende de un usuario en particular, otro o hasta un grupo.
También podría determinarse, que si el valor de la solicitud de abono es inferior a un valor limite minimo, el sistema lo libera automáticamente.
El procedimiento del workflow dentro del tratamiento del abono, da garantía que el proceso finaliza con la liberación del usuario responsable y dueño de la tarea.
El responsable tiene la libertad de rechazar, liberar o tratar la solicitud de abono.
5| el proceso de la correcion de factura.
El proceso de correcion de factura es una combinación de solicitud de abono y solicitud de nota de cargo.
Se genera un crédito completo por la posición de la factura errónea y, por otra parte, se corrige y se carga la posición de la factura errónea. La diferencia resultante representa el valor total a abonar.
Siempre es requisito que la solicitud de corrección de factura se cree con referencia a una factura, no con referencia a un pedido, consulta o entrega.
El proceso de la corrección consiste en una duplicación de posiciones, para cada posición de factura se crea una segunda posición. Los tipos de posición resultantes debe tener indicadores debe/haber distintos.
Las posiciones de abono o crédito se listan primero y luego las de cargo o debito. Las posiciones de crédito no se pueden modificar, puesto que el sentido, es anular la posición original que estaba incorrecta. La posición de cargo o debito si es posible la modificación en precios o cantidades.
El borrado es posible de a pares, de posiciones de abono y de nota de cargo (los pares de posición sin modificación pueden borrarse de una sola vez).
6| las devoluciones
El proceso comercial puede requerir el aceptar mercancías por parte de un cliente debido a una reclamación, estas son devoluciones.
Las devoluciones tienen un procedimiento similar a las solicitudes de abono, se realizan con referencia a una factura o un pedido.
Las devoluciones tienen en su flujo una entrega entrante de mercaderías.
Abono en devoluciones: el abono se factura basado en el pedido devoluciones y no en el documento de entrega, puesto que la entrega, puede requerir procedimientos de calidad para esperar el ingreso o contabilización de la entrada.
7| resumen de la actividad de reclamaciones en el IMG.
en esta leccion trataremos los temas referidos a la clase de factura en el tratamiento de las reclamaciones.
La primera fase estudiaremos la anulación:
Una de las operaciones mas características con los documentos de facturación es la anulación.
Veremos como se define la operación de anulación, la asignación de la clase de factura, su visualización y tratamiento.
Para analizar la asignación de una clase de factura anulación a una clase de factura debemos seguir la siguiente ruta:
SPRO à IMG REFERENCIA SAP à COMERCIAL à FACTURACION à DOCUMENTO DE FACTURACION à DEFINIR CLASE DE FACTURA
Para una clase de factura determinada se define una clase de factura de anulación, ahora corroboremos esta asignación mediante la anulación dde un documento de facturación
Ingresamos a la transacción VF03 y tenemos un documento de facturación con la clase de factura que vimos recién en el customizing
Ingresemos a la transacción de anulación de factura VF11 y tomamos el documento de anulación recién visto.
Al grabar y visualizar el documento de anulación podemos ver que la clase de factura es la que se determino como de anulación en el customizing de la clase de factura original.
Dentro de las operaciones de reclamaciones la mas frecuente es la creación de la nota de crédito.
Veremos las características que se deben presentar para que este documento se efectue y la posibilidad de rechazar posiciones que no se transfieran al abono y cargo.
Analicemos los motivos de rechazo en el customizing y sus características
Sigamos la ruta que a continuación se detalla
SPRO à IMG REFERENCIA SAP à COMERCIAL à VENTAS à DOCUMENTOS DE VENTAS à POSICION DE DOCUMENTO DE VENTAS à DEFINIR TIPO DE RECHAZO.
Vemos que existe un motivo de rechazo que tiene el plan de factura este motivo de rechazo que tiene el flag de factura, este motivo de rechazo con este flag indica que no se transferira la factura a la posición, en cambio un motivo de rechazo sin este flag transferirá la factura a la posición pero sin precio, es decir con valor cero.
Analicemos la creación de la solicitud de nota de crédito con los dos motivos de rechazo.
Ingresamos una clase de documento de ventas de solicitud de notas de crédito y haremos que el documento se cree con referencia a una factura es relevante considerar que se ha mantenido el control de copia para tal fin.
Quitamos el bloqueo de factura y primero asignamos el motivo de rechazo que se transfiere a la factura en valor cero, al facturar corroboramos la configuración dada en el customizing, se ha transferido la posición o la factura pero con valor 0.
No facturamos el pedido y ahora el mismo pedido sin facturarlo le colocamos el motivo de rechazo que no transfieran la factura, seleccionamos el motivo de rechazo en la posición y cuando intentamos facturarlo podemos ver que se encuentra un error en el log se muestra claramente que la posicion se ha marcado como no facturable, ahora quitamos el motivo de rechazo y corroboramos que la facturación del abono es permitida.