Lección 3 Las clases de factura en el tratamiento de reclamaciones
Anulación
Para la anulación de una factura se debe crear un documento de anulación. En el proceso de anulación se copian los datos del documento modelo al documento de anulación y automáticamente se crea una contrapartida a Gestión Financiera.
Para la anulación de un documento de facturación no es necesario customizaciones especiales en lo que refiere al control de copia.
Tenemos posibilidad de anular sólo posiciones de un documento de facturación de forma individual.
Cuando realicemos la anulación, el sistema mostrará el documento anulado y el documento fuente para la anulación.
Si el documento de facturación no se ha transferido a la contabilidad financiera (por bloqueo, determinación errónea de cuentas o precios), al anularse los documentos inferidos, sólo quedan en la gestión comercial.
Es importante destacar que no en todos los países o localizaciones está permitido, por los efectos impositivos, la anulación de comprobantes emitidos y contabilizados (facturas). Por lo que el proceso de la anulación, se vería por un contra documento siendo una nota de crédito o abono.
Abonos y notas de cargo
Las notas de crédito (abonos) y notas de débito (cargo) se pueden crean con referencia a una solicitud de nota de crédito (solicitud de abono) o una solicitud de nota de débito (solicitud de cargo) o, directamente, desde una factura, si no se desea realizar una gestión de liberación en el procedimiento de las reclamaciones.
Por lo tanto, podemos tener solicitudes de abono y de cargo que se crean de la siguiente manera:
- Sin referencia a una operación comercial anterior
- Con referencia a un pedido
- Con referencia a un documento de facturación
Dentro del customizing de la clase de documento de ventas, se puede controlar si el sistema debe determinar un bloqueo de factura para una solicitud de abono o de nota de cargo. El empleado autorizado podrá desbloquear:
- Liberará el pedido de solicitud (cargo o abono) luego de haberlo verificado.
- Rechazará posiciones de las solicitudes, indicando un motivo de rechazo sobre las solicitudes
Liberación o rechazo de solicitudes de abono
Una solicitud de abono, cargo o devolución es liberada mediante la eliminación del bloqueo de factura en el documento de ventas.
Si la reclamación no corresponde, el usuario responsable puede rechazar una posición o todo el documento, mediante un motivo de rechazo.
El motivo de rechazo puede controlar si la posición:
- Se copia al abono o cargo con valor 0 (cero)
- No aparece en el abono o cargo.
Workflow en solicitudes de abono
En lo que respecta a la creación de documentos de reclamación (notas de crédito y débitos), los documentos de venta siempre nacen de forma bloqueada hasta que el empleado responsable de la tarea de liberación, lo ordene.
Esta verificación puede manejarse por topes de montos, donde según el valor del documento de reclamación, la responsabilidad de liberación depende de un usuario en particular, otro o hasta un grupo.
También podría determinarse, que si el valor de la solicitud de abono es inferior a un valor límite mínimo, el sistema lo libera automáticamente.
El procedimiento del workflow, dentro del tratamiento del abono, da garantía que el proceso finaliza con la liberación del usuario responsable y dueño de la tarea.
El responsable tiene la libertad de rechazar, liberar o tratar la solicitud de abono.
Proceso de la corrección de factura
El proceso de corrección de factura es una combinación de solicitud de abono y solicitud de nota de cargo.
Se genera un crédito completo por la posición de la factura errónea y, por otra parte, se corrige y se carga la posición de la factura errónea. La diferencia resultante representa el valor total a abonar.
Siempre es requisito que la solicitud de corrección de factura se cree con referencia a una factura, no con referencia a un pedido, consulta o entrega.