✒️SAP SD / Las clases de factura en el tratamiento de reclamaciones Por Aixa Romeu
SAP SD Las clases de factura en el tratamiento de reclamaciones
ANULACIÓN
Al crear un documento de anulación, se copian los datos del documento modelo al documento de anulación y se crea una contrapartida automáticamente en FI; la factura que se haya anulado queda liberada para una posterior re-facturación, es decir, la entrega o pedido se pueden volver a facturar.
Anulación en el pedido
Es posible anular posiciones solamente en un documento de facturación de forma individual. Al realizar la anulación, SAP muestra el documento anulado y el documento fuente para que se puedan comparar ambos documentos y ver que no hay desviaciones en la anulación.
Contabilidad financiera
Si la factura no se ha transferido a FI (bloqueo, cuentas erróneas, etc.) al anularse los documentos, se quedan en gestión comercial. En cambio, si el documento de facturación hubiera pasado a FI, entonces al emitir la anulación se tiene que generar la contrapartida necesaria para la contabilidad financiera.
Customizing
La clase de anulación no requiere controles de copia con la clase de factura que se quiere anular, pero la clase de anulación sí debe constar en el customizing de la clase de factura de referencia modelo. Los parámetros que se deben modificar se guardan de acuerdo con la clase de factura en el ámbito Anulación y son los siguientes:
- Número de asignación
- Número de referencia
- Etc.
Legislación
Las anulaciones no están permitidas en todos los países o localizaciones debido a los efectos impositivos, por lo que el proceso de anulación se tiene que realizar mediante un abono o nota de crédito.
ABONOS Y NOTAS DE CARGO
Conceptos
- Abono = nota de crédito
- Cargo = nota de débito
Abonos y notas de cargo
Se crean con referencia a:
- Solicitud de abono/nota de cargo
- Factura (no se realiza una gestión de liberación)
Solicitudes de abono y notas de cargo
Se crean con referencia a:
- Sin referencia a una operación comercial anterior
- Con referencia a un pedido
- Con referencia a una factura
Tip: si hay que abonar o crear un cargo sobre una factura de la que ya cuelgan rectificaciones, se debe usar dicha factura como modelo, no el abono/cargo ya existente. Hay que tener en cuenta que SAP copiará los datos de la factura, no de las rectificaciones existentes.
Bloqueo de factura
En Customizing se puede definir si SAP debe determinar un bloqueo de entrega para una solicitud de abono o nota de cargo. Es el empleado autorizado quien lo debe desbloquear:
- Libera la solicitud de pedido después de verificar si es correcta
- Rechaza posiciones incorrectas de dicha solicitud indicando un motivo de rechazo
LIBERACIÓN O RECHAZO DE SOLICITUDES DE ABONO
Liberación
La solicitud de pedido se libera al eliminar el bloqueo de factura en dicha solicitud por parte del empleado autorizado.
Rechazo
Si la reclamación no corresponde, el empleado autorizado rechazará la solicitud de pedido total o parcialmente. El motivo de rechazo ocasiona que esa posición o documento
- Se copie al abono/cargo con valor 0
- Que no se transfiera al documento de facturación
WORKFLOW EN SOLICITUDES DE ABONO
Por defecto, las solicitudes de abono y cargo, se crean con un bloqueo de factura para garantizar que el proceso finaliza con la liberación por parte del dueño o usuario responsable.
Tratamiento solicitudes
El usuario tiene el deber de liberar, rechazar o tratar la solicitud de cargo/abono. Es posible verificar dicha solicitud de manera que según el valor del documento, la responsabilidad dependa de un usuario en particular o de un grupo, O si dicho valor es inferior a un valor límite mínimo, SAP lo libere automáticamente.
PROCESO DE LA CORRECCIÓN DE FACTURA
El proceso de corrección de la factura es una combinación de solicitud de abono y solicitud de nota de cargo y siempre se deben crear con referencia a una factura, no a un pedido, consulta o entrega.
Proceso de corrección
El proceso de corrección consiste en duplicar posiciones: se genera un crédito completo para la posición errónea de la factura y se corrige creando una segunda posición con el valor total a abonar. Los tipos de posición resultantes deben tener indicadores debe/haber distintos. Los abonos son los primeros en listarse y estas posiciones de crédito no se pueden modificar, ya que estamos anulando la posición original incorrecta. A continuación, se crea la nota de crédito, que sí permite modificar los precios o cantidades para corregir el error.
Borrado
El borrado sucede a pares, de posiciones de abono y notas de cargo. Los pares de posición sin modificaciones se pueden borrar de una sola vez.
DEVOLUCIONES
Las devoluciones vienen dadas por la reclamación por parte de un cliente y tienen un proceso similar a las solicitudes de abono. Se crean con referencia a:
- Factura
- Pedido
El abono se factura basado en el pedido de devolución y no en la entrega, ya que la entrega puede requerir procedimientos de Calidad para esperar la contabilización o entrada de mercancías.
Entrega entrante
Al crear una entrega basada en un pedido de devolución, ésta se convierte en una entrega entrante de mercancías.
RESUMEN DE LA ACTIVIDAD DE RECLAMACIONES EN EL CUSTOMIZING
Asignación de la clase de anulación a una clase de factura
Para una clase de factura determinada, se define una clase de anulación.
Ruta: SPRO > IMG de Referencia SAP > Comercial > Facturación > Documentos de facturación > Definir clases de factura
Nota de crédito y motivos de rechazo
Dentro de los motivos de rechazo en Customizing, se puede ver:
- Número de motivo de rechazo
- Si es imprimible
- Si se trata de una partida individual abierta nuevamente
- Si es relevante para factura y se transfiere con valor 0 a la factura o si se da por concluido y no se transfiere a la factura
- Valor estadístico (si SAP considera el valor de la posición para determinar el valor total de un documento comercial)
- Denominación
Ruta: SPRO > IMG de Referencia SAP > Comercial > Ventas > Documentos de ventas > Posición del documento de ventas > Definir motivos de rechazo
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Sobre el autor
Publicación académica de Aixa Romeu, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP SD Nivel Avanzado.
SAP Master
Aixa Romeu
Profesión: Consultora Sap Jr - España - Legajo: KH85E
✒️Autor de: 107 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de Aixa Romeu
Disponibilidad Laboral: FullTime 
