Lección 6: Metodología ASAP:
1. ¿Qué es metodología ASAP?: La metodología de implementación Acelerated SAP fue diseñada por SAP para ayudar a sus clientes a realizar una implementación rápida y exitosa. Es una metodología por fases orientada por fases y es el paraguas de herramientas SAP. Está diseñada para optimizar los proyectos de implementación y minimizar los riesgos
· Permite una implementación rápida y exitosa
· Comprende fases
· Contiene modelos y herramientas para la implementación
· Minimiza los riesgos
ASAP sigue un enfoque paso a paso disciplinado, apoyando a los equipos de proyectos con modelos, herramientas, cuestionarios y listas de control que incluyen técnicas y aceleradores
2. Composiciones de la metodología ASAP: ASAP está compuesta por una metodología (Roadmap), que posee un conjunto de poderosas herramientas y una base de datos de conocimiento, que garantizan el éxito de la implementación. Las herramientas, incluyen facilidades para la gerencia del proyecto, cuestionarios para ayudar a definir los requerimientos de los diversos procesos, listas de verificación de cumplimiento de las actividades por fases. Entre los aceleradores tenemos Microsoft Project, Word, Excel, PowerPoint
Los aceleradores: Son puntos de partida que ayudan a la implementación del ERP, no significa que se deban utilizar al pie de la letra. Hay negocios particulares en los que se deben seguir pasos que SAP provee en las soluciones a la medida.
3. Fases y entregables de la metodología ASAP:
· Preparación del proyecto: El equipo del proyecto se entrenará en los fundamentos de SAP ERP y en el mapa de procedimientos de ASAP, se complementará el plan del proyecto de alto nivel y se revisará el esquema de hardware necesario.
· Planos del negocio (Business Blueprint): El propósito es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir las metas. Otros requerimientos más detallados serán discutidos durante reuniones de trabajo de revisión de cada uno de los procesos de negocios. Para verificar que se entendieron adecuadamente los requerimientos del grupo y que se incluyó a todos los involucrados en el proyecto, se preparará un plano de estado futuro y será presentado a sus ejecutivos para la aprobación del mismo. Este plano consistirá en un diagrama de la estructura de la expresa , además del primer borrador de la definición de los procesos de negocio que se utilizará en sus compañía; los dos se presentaran en forma escrita y de diagrama. Con la elaboración de los planos se finalizará el alcance detallado del proyecto.
· Realización: Durante esta fase, el equipo del proyecto de su empresa y los consultores que están a cargo de la implementación se separarán para terminar las actividades asignadas.
o Proceso de negocio medular: Son las tareas troncales y principales de la compañía u organización. Sin el correcto funcionamiento de ellas en el ERP, ninguna otra actividad se podría llevar a cabo.
· Preparación final: El propósito básico es terminar las pruebas finales del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar a los datos y el sistema a un ambiente productivo. Las pruebas finales del sistema consisten en probar los procedimientos, programas de conversión y reportes especiales para fines legales y fiscales, probar los programas de interfase a los programas actuales, llevar a cabo las pruebas de volumen y estrés, así como la prueba de aceptación del usuario final. Para entrenar a los usuarios finales, el equipo del proyecto entrenará usuarios clave, utilizando un método de entrenar al entrenador. Otro propósito de esta fase es crear una estrategia para la puesta en marcha. Este plan específicamente identifica la estrategia de conversión de datos, procedimientos iniciales de auditoría y una estructura de soporte al equipo del proyecto. El último paso en esta fase es aprobar el sistema y asegurar que el cliente esté listo para la puesta en marcha del sistema SAP
· Arranque productivo y soporte: Inmediatamente después de la puesta en marcha el sistema deberá ser revisado y afinado para asegurar que el entorno del negocio está completamente soportado. Este proceso involucra no solamente el verificar la precisión de las transacciones del negocio, sino también, entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas. El último paso en el proceso involucra la medición de los beneficios que brinda el nuevo sistema de negocio.