✒️SAP SD / La función de la clase de documento de ventas Por José Saavedra Rodríguez

FUNCIÓN DE LA CLASE DE DOCUMENTO DE VENTAS

Clases de documentos de ventas

El proceso de ventas comprende una gama de distintas actividades. Los procesos comerciales de una organización pueden ser controlados a través de la Clase de Documentos de Ventas que se utilice para dicho proceso.

Las diferentes Clases de documentos de ventas existentes en el sistema son (entre otras):

- Pedido estándar.

- Contrato.

- Ventas en efectivo.

- Pedido urgente.

- Entrega gratuita.

- Devoluciones.

- Pedido para consignación.

- Solicitud de abono/cargo.

Para los procesos habituales o comunes de ventas el sistema posee de forma estándar una gran variedad de documentos de ventas:

- Pedido estándar para el volumen de negocio en fechas de entregas fijas.

- Pedidos urgentes y ventas al contado para ventas desde el centro (con o sin factura).

- Entregas gratuitas para ventas en fechas de entregas fijas (sin factura).

- Devoluciones para mercancías devueltas (abonos de mercancías/entrega de sustitución).

Podemos realizar nuestras propias clases de documentos de ventas tomando como base estos procesos estándar, para reproducirlos en escenarios necesarios para el negocio.

=> La clase de documento de ventas controla los documentos de ventas. De forma similar, la clase de entrega puede utilizarse para controlar los documentos de expedición y la clase de factura se puede utilizar para controlar los documentos de facturación.

=> Todo el proceso de ventas comienza por el Documento de Ventas. El control de este documento se realiza a través de la Clase de Documento de Ventas.

Funciones de los documentos de ventas

Dependiendo de la transacción, determinadas funciones de los documentos de ventas se llevan a cabo automáticamente. Las funciones correspondientes son activadas o no a través de la clase de documento de ventas.

Entre las funciones de los documentos de ventas tenemos:

- Programación de expediciones.

- Transferencia de necesidades.

- Determinación de precios.

- Sistema de información de ventas.

- Verificación del crédito.

- Mensajes.

- Textos

- Verificación de disponibilidad.

=> Todos los controladores como precios, verificación de crédito, textos, mensajes de salida, etc., son configurados en el customizing en el apartado funciones básicas del comercial, posteriormente son asignados a la clase de documentos de ventas para la correcta utilización en el proceso.

Puede ocurrir que en el proceso de ventas no sea necesario determinar precios si se trata de una entrega gratuita.

También es posible que se impriman ciertos mensajes para la comunicación con el inerlocutor.

Ejemplos de clases de documentos de ventas

Existen varias clases de documentos que se suministran con el sistema para representar los diferentes procesos empresariales. Estos proporcionan ejemplos de como utilizar las clases de documentos de ventas.

Tenemos los siguientes:

Fase pre-ventas

Clases de documentos: IN = Consulta, QT = Oferta.

Fase ventas

Clases de documentos: OR = Pedido estándar, RO = Pedido urgente, CS = Ventas al contado, CF = Reposición de artículos en consignación, FD = Entrega sin cargos.

Reclamaciones

Clases de documentos: RE = Devoluciones, CR = Solicitud de abono, SDF = Entrega sig. sin cargos, DR = Solicitud de nota de cargo.

Contratos marco

Clases de documentos: QC = Contrato cantidad, DS = Plan de entregas, QP = Contrato alquiler, WK1 = Contrato de valor general.

Audio: Si las clases de documentos que trae la instalación de SAP no cubre nuestras necesidades de negocio, debe crearse una nueva siempre como copia, puesto que al hacerlo también se crean las relaciones de copia que posteriormente si tenemos que hacerlo de forma manual resulta muy engorroso. Las relaciones de copia o control de copia, que se copian automáticamente son con las entregas, facturas, peticiones de oferta, ofertas o contratos. También se copian las relaciones de origen sobre los tipos de posición que tengas asignados estas clases de documentos de ventas. Es de vital importancia realizar esto, por que el trabajo que podría implicar la customización de todo el flujo, atrasaría mucho un proyecto de implementación.

Funciones en las clases de documentos de ventas

En el customizing de la clase de documentos de ventas se configuran las opciones que afectan al proceso de ventas, tales como la categoría de documento de ventas, el bloqueo de entrega y facturación o las clases de documentos propuestas para entrega y documentos de facturación.

Entre las funciones que se configuran asociadas a la clase de documento de ventas tenemos:

- Asignación de número al documento de ventas.

- Ampliación de contratos.

- Control: sector, abrir ofertas/contratos, registro info.

- Valores de por defecto: fecha, clase de facturación/entrega, bloqueo.

- Asignaciones de funciones básicas: determinación de interlocutor, determinación de precio, datos incompletos, bonificación en especie, determinación de material, salida, etc.

Es posible definir valores por defecto para el momento en el que se graben los documentos con estas clases de documentos de ventas. Estos valores pueden definirse para que se mantengan en todo el flujo de copias entre documentos, siendo por ejemplo: fechas de entregas solicitadas por el cliente o necesidades para contratos.

También se pueden activar comprobaciones como: mensajes sobre ofertas abiertas o acuerdos de ventas, búsqueda de registros de info de cliente-material o verificaciones de límite de crédito. Tenemos que saber que todas las activaciones complementarias que se hagan pueden afectar el rendimiento del sistema.

=> Cuando se desea crear una clase de documento nueva, es conveniente copiar una ya existente, puesto que ciertos elementos de copia entre documentos se deberían configurar, y en la copia se pueden definir que esas dependencias también se transfieran a la nueva clase de documento.

Clases de pedidos permitidos para área de ventas

En el customizing es posible definir una vinculación entre las clases de documentos de ventas que son válidas para cada área de ventas (organización de ventas, canales de distribución, sectores). Es decir, qué posibles clases de documentos podrán generarse para cada área de ventas concreta.

Así se puede limitar la validez de la utilización de ciertas clases de documentos de ventas, para específicas áreas de ventas.

Análisis general del documento de ventas en el customizing

En este punto se ven los puntos de customizing tratados en esta lección.

Analizaremos las particularidades de las clases de documentos de ventas. Su variedad permite:

- Amplia configuración para los escenarios de negocio de la compañía.
- Asignación de funciones básicas específicas: preicos, datos incompletos, mensajes, etc.
- Estandarización de los procesos comerciales de la organización.

Para ver la configuración de los elementos relevantes de las clases de documentos de ventas, accedemos a la ruta: Comercial >> Ventas >> Documento de ventas >> Cabecera de documento de ventas >> Definir clase de documento de ventas

Nos muestra un listado con las diferentes clases de ventas, y al pulsar doble click podemos analizar su contenido de configuración.

Vemos algunos de los elementos de configuración de los que dispone:

- Vemos que posee un rango de número asignado, y este rango dará el número a los documentos de ventas que se creen para esta clase de ventas (Rango Nº Asig. int.).

- El incremento del número de posiciones indica como se irán incrementando los números de posición en escala (Incremento núm. pos.).

- La referencia obligatoria que indica la obligatoriedad o no de crear el documento con referencia a otro documento (Referencia obligat.).

- La verificación del sector que analizará como las posiciones pueden permitir sectores diferentes a la cabecera, informando una advertencia o un error (Verificar sector) y la permisividad de sectores en las posiciones (Sector posición).

- Asignación del esquema de datos incompletos (Esq. datos inc.). Vemos el valor que hace referencia al esquema de documentos que ayudará en la determinación de precios que veremos más adelante.

- La clase de entrega que se establece por defecto (Clase de entrega) y si se definimos un bloqueo de entrega al momento de crear la entrega propiamente dicha (Bloqueo entrega).

- La clase de factura por entrega (Cl.fact.por entrega) y por pedido (Cl.fact.relac.pedido) puesto que en el mismo documento de ventas podemos facturar posiciones que son relevantes para entrega y otras que no lo son.

- El marcador de entrega urgente que definirá que la entrega se crea automáticamente tras grabar el pedido. Esto sirve para pedidos urgentes o ventas al contado.

Vemos la definición de los intervalos como el 01 que están asignados a la clase de documento de ventas. Accedemos, dentro de la anterior ruta de customizing, al punto >> Definir rangos de números para documentos de ventas.

Si visualizamos los rangos, comprobamos que el intervalo 01 posee con un intervalo con inicio (Desde Nº) y fin (A número), y posee un consumo dado por los documentos registrados con esta clase documentos (Cont.rango números). Vemos que también existe un flag (Ext) que determina que la asignación de ese número es externa (la propone el usuario) o bien si es interna (la propone el sistema).Vemos ahora a analizar el punto de IMG >> Asignación área de ventas a clases de documentos de ventas, que define la asignación y permisibilidad de uso de una clase de documento de ventas en un área de ventas.

Nos muestra para cada organización de ventas, distribución y sector qué clases de documentos de ventas son permitidos.