✒️SAP SD / La función de la clase de documento de ventas Por Damaris Cruz
SAP SD La función de la clase de documento de ventas
La función de la clase de documento de ventas
1| Las clases de documentos de ventas
El proceso de ventas comprende una gama de distintas actividades. Los procesos comerciales de una organización pueden ser controlados a través de la clase de documentos de ventas que se utilice para el proceso.
Para los procesos habituales o comunes de ventas el sistema posee de forma estándar una gran variedad de distintivos documentos de ventas.
· Pedido Estándar para el volumen de negocio en fechas de entrega fijas.
· Pedidos urgentes y ventas al contado para ventas desde el centro (con o sin factura)
· Entregas gratuitas para ventas en fechas de entregas fijas (sin factura)
· Devoluciones para mercancías devueltas (abonos de mercancías/entrega de sustitución)
1. Pedido urgente (Rush Order)
Qué es: Es un documento de venta que se utiliza cuando un cliente solicita productos con máxima prioridad y necesita que se le entreguen casi al instante.
Cómo funciona en SAP: Al registrar el pedido urgente, el sistema genera la orden y crea la entrega de manera automática para que el almacén prepare la salida de la mercadería sin demoras. La factura se procesa posteriormente.
2. Venta al contado (Cash Sale)
Qué es: Es el equivalente a una venta típica de mostrador o tienda física, donde el cliente paga el producto de forma inmediata en el momento de la compra.
Cómo funciona en SAP: El pedido, la entrega física y el pago/facturación ocurren prácticamente en simultáneo. El sistema está configurado para cerrar la operación al contado en un solo paso fluido.
Podemos realizar nuestras propias clases de documentos de ventas tomando como base estos procesos estándar, para reproducirlos en escenarios necesarios por el negocio.
La clase de documento de ventas controla los documentos de ventas. De forma similar, la clase de entrega puede utilizarse para controlar los documentos de expedición, y la clase de factura se puede utilizar para controlar los documentos de facturación.
2| Las funciones de los documentos de ventas
Dependiendo de la transacción, determinadas funciones se llevaban a cabo automáticamente.
Las funciones correspondientes son activadas o no a través de la clase de documentos de ventas.
Puede ocurrir que en el proceso no sea necesario que determine precios, puesto que es una entrega gratuita.
O se desea, que se impriman ciertos mensajes para la comunicación con el interlocutor.
Todos estos controladores como precios, verificación de créditos, textos, mensajes de salida, etc.; son configurados en el Customizing de las funciones básicas de comercial y luego asignados a la clase de documentos de ventas para la correcta utilización en el proceso.
3| Los ejemplos de clases de documentos de ventas
Existen varias clases de documentos que se suministran con el sistema para representar los diferentes procesos empresariales. Estos, proporcionan ejemplos de cómo utilizar las clases de documentos de ventas.
Si las clases de documentos que trae la instalación de SAP no cubre las necesidades de negocio, cree nuevas, siempre como copia puesto que, al hacerlo, también se crean las relaciones de copia que luego si tenemos que hacerlo de forma manual resulta muy engorroso.
Las relaciones de copia o control de copia que se copian automáticamente son con las entregas, facturas, peticiones de oferta, oferta o contratos.
También se copian las relaciones de origen sobre los tipos de posición que tengan asignados estas clases de documentos de ventas. Es importante esto porque atrasaría mucho el proceso de implementación (evita errores en las conexiones automáticas)
4| Las funciones en la clase de documentos de ventas
En el Customizing para la clase de documentos de ventas, se configuran las opciones que afectan al proceso de ventas, tales como la categoría de documento de ventas, el bloqueo de entrega y facturación o las clases de documentos propuestas para entrega y documentos de facturación.
Es posible definir valores por defecto para el momento en el que se graben los documentos con estas clases de documentos de ventas. Estos valores pueden definirse para que se mantengan en todo el flujo de copias entre documentos, como: fechas de entrega solicitadas por el cliente o necesidades para contratos.
Es una forma de automatizar el sistema para que, cuando guardes un documento, rellene ciertos datos clave por ti y los mantenga idénticos cada vez que ese documento se convierta en otro (como una factura o una entrega).
También, se puede activar comprobaciones como mensajes sobre ofertas abiertas o acuerdos de ventas, búsqueda de registros de info de cliente-material, o verificaciones de límite de crédito. Tenemos que saber que todas las activaciones complementarias que se hagan, pueden afectar al rendimiento del sistema.
Cuando se desea crear una clase de documento nueva, es conveniente copiar sobre una existente; puesto que ciertos elementos de copia entre documentos se deberían configurar, y en la copia se puede definir que esas dependencias también se transfieran a la nueva clase de documento.
5| Las clases de pedidos permitidos para áreas de ventas
En el customizing, es posible definir una vinculación entre las clases de documentos de ventas que son válidas para:
· Organización de ventas
· Canales de distribución
· Sectores
Así, se puede limitar la validez de la utilización de ciertas clases de documentos de ventas, para específicas áreas de ventas.
6| El análisis general del documento de ventas en el customizing
Partes de la configuración sobre las clases de documentos de ventas
SPRO à IMG referencia SAP à Comercial à Ventas à Documentos de ventas à Cabecera de documento de ventas à Definir clases de documentos de ventas
Selecciono la clase de documento de venta y puedo ver el contenido
Analizando los elementos de configuración: posee un rango de números asignado.
El incremento de número de posiciones (de 10 en 10)
La referencia obligatoria
Verificación sector, puede permitir sectores diferentes con respecto a la cabecera
Asignación del esquema de datos incompletos
En cuanto a expediciones se define la clase de entrega y el bloqueo de entrega
Vemos la clase de factura por entrega y por pedido, puesto que del mismo documento de venta podemos facturar posiciones relevantes para entrega y otras que no
Vamos a ver la definición de los rangos de números para las clases de documentos de venta --> También tiene una asignación interna o externa
Con respecto a la asignación del área de ventas para un documento de ventas
Permite un tipo de pedido
7| Resumen
· Configuración y uso de la clase de documento de ventas
· Ejemplos típicos de clase de documento de ventas
· Funciones y controles de la clase de documento de ventas
· Asignación de clases de documento de ventas a estructuras organizativas
Escanear / Compartir
Sobre el autor
Publicación académica de Damaris Camila Cruz, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP SD Nivel Avanzado.
SAP Junior
Damaris Camila Cruz
Profesión: Ingeniera Industrial - Argentina - Legajo: GQ10E
✒️Autor de: 15 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Carrera Consultor SAP SD Nivel Avanzado
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Ingeniera industrial con 5 años de experiencia utilizando los módulos operativos de sd, mm y fi. actualmente en formación para adquirir mayor visión técnica
Certificación Académica de Damaris Cruz
