✒️SAP SD / La función de la clase de documento de ventas Por Adriana Araujo

La funciòn de la clase de documento de ventas

1 - Las clases de documentos de ventas

El proceso de ventas comprende una gama de distintas actividades.Los procesos comerciales de una organizaciòn pueden ser controlados a travès de la clase de documentos de ventas que se utilice para el proceso.

Para los procesos habituales o comunes de ventas el sistema posee de forma estàndar una gran variedad de distintivos documentos de ventas.

> Pedido Estàndar para el volumen de negocio en fechas de entrega fijas.

> Pedidos urgentes y ventas al contado para ventas desde el centro (con o sin factura).

> Entregas gratuitas para ventas en fechas de entregas fijas (sin factura).

> Devoluciones para mercancìas devueltas (abonos de mercancìas/entrega de sustituciòn).

Podemos realizar nuestras propias clases de documentos de ventas tomando como base estos procesos estàndar, para reproducirlos en escenarios necesarios por el negocio.

La clase de documento de ventas controla los documentos de ventas. De forma similar, la clase de entrega puede utilizarse para controlar los documentos de expediciòn, y la clase de factura se puede utilizar para controlar los documentos de facturaciòn.

Clase de documento de ventas : Todo el proceso de ventas comienza con el documento de ventas, el control de este documento està brindado por la clase de documento de ventas.

2 - Las funciones de los documentos de ventas

Dependiendo de la transacciòn, determinadas funciones se llevaban a cabo automàticamente.

Las funciones correspondientes son activadas o no a travès de la clase de documentos de ventas.

Puede ocurrir que en el proceso no sea necesario que determine precios, puesto que es una entrega gratuita.

O se desea, que se imprimàn ciertos mensajes para la comunicaciòn con el interlocutor.

Todos estos controladores como precios, verificaciòn de crèdito, textos, mensajes de salida, etc. son configurados en el customizing de las funciones bàsicas de comercial y luego asignados a la clase de documentos de ventas para la correcta utilizaciòn en el proceso.

3 - Los ejemplos de clases de documentos de ventas

Existen varias clases de documentos que se suministran con el sistema para representar los diferentes procesos empresariales. Èstos, proporcionan ejemplos de còmo utilizar las clases de documentos de ventas.

Si las clases de documento que trae la instalaciòn de SAP no cubre nuestras necesidades de negocio creèn nuevas siempre como copia, puesto que al hacerlo tambièn se crean las relaciones de copia que luego si tenemos que hacerlo de forma manual resulta muy engorroso. Las relaciones de copia o control de copia que se copian automàticamente son con las entregas, facturas, peticiones de oferta, oferta o contratos. Tambièn se combinan las relaciones de origen sobre los tipos de posiciòn que tengan asignados estas clases de documentos de ventas, es de vital importancia realizar esto por que el trabajo que podrìa ìmplicar la castomizaciòn de todo el flujo atrasarìa muchìsimo un proyecto de implementaciòn.

4 - Las funciones en la clase de documentos de ventas

En el customizing para la clase de documentos de ventas, se configuran las opciones que afectan al proceso de ventas, tales como la categorìa de documento de ventas, el bloqueo de entrega y facturaciòn o las clases de documentos propuestas para entrega y documentos de facturaciòn.

Es posible definir valores por defecto para el momento en el que se graben los documentos con estas clases de documentos de ventas.Estos valores pueden definirse para que se mantengan en todo el flujo de copias entre documentos, como : Fechas de entrega solicitadas por el cliente o necesidades para contratos.

Tambièn, se puede activar comprobaciones como mensajes sobre ofertas abiertas o acuerdos de ventas,bùsqueda de registros de inf de cliente-material, o verificaciones de lìmite de crèdito. Tenemos que saber que todas las activaciones complementarias que se hagan, pueden afectar el rendimiento del sistema.

Cuando se desea crear una clase de documento nueva, es conveniente copiar sobre una existente ; puesto que ciertos elementos de copia entre documentos se deberìan configurar, y en la copia se puede definir que esas dependencias tambièn se transfieran a la nueva clase de documento.

5 - las clases de pedidos permitidos para àreas de ventas

En el customizing, es posible definir una vinculaciòn entre las clases de documentos de ventas que son vàlidas para :

> Organizaciòn de ventas

> Canales de distribuciòn

> Sectores

Asì, se puede limitar la validez de la utilizaciòn de ciertas clases de documentos de ventas, para especìficas àreas de ventas.

6 - El anàlisis general del documento de ventas en el customizing

En el video podrèmos ver todas las partes de configuraciòn que hemos tratado en la lecciòn, sobre las clases de documentos de ventas. Analizaremos todos los puntos del customizing que tratamos en los apartados anteriores, y còmo los mismos se controlan a travès del IMG.

Analizaremos las particularidades de las clases de documentos de ventas, pudimos ver que "Su variedad permite:"

> Amplia configuraciòn para los escenarios de negocio de la compañìa.

> Asignaciòn de funciones bàsicas especìficas : precios, datos incompletos,mensajes, etc.

> Estandarizaciòn de los procesos comerciales de la organizaciòn.

Para ver la configuraciòn de los elementos relevantes de la clase documentos de venta seguimos la siguiente ruta : spro- customizing >>IMG Referencia SAP >> Comercial >>Ventas >>Documentos de venta >>Cabecera de documento de venta>>Definir clases de documento de ventas; Seleccionò una clase de doc/ de ventas y puedo analizar su contenido de configuraciòn, analicemos los elementos de configuraciòn que posee esta clase de doc/ de ventas seleccionado, lo primero que podemos ver es que posee un rango de nùmero asignado, este rango darà la numeraciòn a los documentos de ventas que se creen con esta clase de documento de venta, el incremento de nùmero de posiciones que dirà como se irà incrementando los nùmeros de posiciòn de una escala, la referencia obligatorìa que analiza la obligatoriedad de un documento para creàrse con referencia a otra o no, la verificaciòn de sector que analizarà como las posiciones pueden permitir los sectores diferentes con respecto a la cabecera con una advertencia o con un error la permisìbidad de sectores en las posiciones y luego tambièn la asignaciòn del esquema de datos incompletos. Vemos el valor que hace referencia al esquema de documento que ayudarà en la determinaciòn de precios que veremos posteriormente: Tambièn en cuanto a las expediciones la clase de entrega que se permitirà por defoul y si definimos un bloqueo de entrega al momento de crear la entrega propiamente dicha, sobre la facturaciòn vemos la clase de factura por la entrega y por pedido puesto que en el mismo documento de ventas podemos facturar posiciones relevantes para entrega y otras que no, el marcador de entrega urgente que definirà que la entrega se cree automàticamente luego que sea grabado el pedido esto sirve para pedidos urgentes o ventas al contado.

Veamos la definiciòn de los intervalos como el 01 que estaba asignado a la clase de documentos de ventas que tratamos dirìjamosnos al punto del customizing que refiere a la definiciòn de los rangos de nùmeros para las clases de documentos de ventas, si visualizamos podemos apreciar que el rango 01 se corresponde con un intervalo con inicio y fin y ya posee un consumo dado por los documentos registrados con esta clase de rango, tambièn existe una ? que determina que la asignaciòn de ese nùmero es externa y lo propone el usuario o que es interna que lo propone el sistema, en este caso es totalmente interna. Ahora vayamos a analizar el punto del IMG que refiere a la asignaciòn y permisidad de uso de una clase de documento de ventas a un àrea de ventas, aquì podemos ver que una organizaciòn de ventas canal de distribuciòn y sector permite una o màs clases de documentos de ventas