✒️SAP SD / La determinación de cuentas Por José Saavedra Rodríguez

DETERMINACIÓN DE CUENTAS

Utilización de la determinación de cuentas

La determinación de las cuentas es necesaria para diversas áreas. Implica la determinación de las siguientes cuentas de mayor:

- Cuenta de mayor de Ingresos y Cuenta de mayor de Reducciones de ingresos.

- Cuentas de mayor de Compensación en efectivo.

- Cuentas de mayor de Tarjetas de pago.

- Cuentas asociadas.

Como principal, se deben deberminar automáticamente las cuentas de mayor para realizar la contabilizacion de los ingresos, reducciones de ingresos y el impuesto sobre el valor agregado (IVA) en el momento de la transferencia de datos de la factura a FI.

Si las transacciones se refieren a ventas al contado, debe introducirse una cuenta mayor para la compensación en efectivo en el documento (sin contabilización en la cuenta de deudor).

También, en la gestión de anticipos, el sistema debe reconocer el cambio de la cuenta asociada del registro maestro de deudor, mediante el indicador de mayor especial o CME (Cuentas de Mayor Especial); y gracias a las correspondiente determinación de cuentas.

De la misma manera, es necesaria la determinación de las cuentas de mayor divergentes para generar la diferencia cuando se utilizan tarjetas de pago.

CME: Es un elemento de configuración de FI que intercambia, gracias a indicadores configurados específicamente, la cuenta asociada establecida en el maestro de deudores/acreedores por una por el fin proporcionado, por ejemplo: anticipos, letras de cambio, etc.

Criterios de imputación en la factura

Las cuentas de ingresos se crean en FI. Las mismas están diferenciadas para posteriores evaluaciones que pueden corresponder a las reconciliaciones del cálculo de resultados.

Por este último motivo, la determinacion de cuentas va a depender de varios criterios para fijar las cuentas correspondientes (a determinar). Los criterios que se definen en el sistema estándar son:

- Plan de cuentas: es el dato maestro que agrupa la totalidad de cuentas de mayor de una organización.

- Organización de ventas: es una entidad dentro de la compañía que se ocupa de la venta de mercaderías y servicios, así como también de las reclamaciones efectuadas por el cliente.

- Grupo de imputación del responsable de pago: nos permite hacer una división entre clientes, por ejemplo, nacionales e internaciones.

- Grupo de imputación del responsable de material: permite realizar una división entre materiales, por ejemplo, servicios y mercancías.

- Clave de cuenta: se asigna a las clases de condición en los procedimientos de determinación de precio, lo que hace posible, por ejemplo, la contabilización de condiciones de porte en una cuenta especial de ingresos de porte.

Audio: Si una condicion de precio debe ir contra una cuenta de provisión y no contra el cliente, debe utilizarse una clave de cuenta en campo "Provisión" del esquema. Además, la clase de condición debe marcar el flag de "Provisional" para usar este tipo de procedimiento. Cuando se efectue la determinación de cuentas para cuentas provisionales, debe cargar separadamente esta clave de cuenta con la cuenta de mayor correspondiente.

Para determinar una cuenta, el sistema estándar utiliza los siguientes criterios de imputación de cuenta asociados al documento de facturación (gráfico 562):

- Plan de cuentas: relacionado con la sociedad.

- Organización de ventas: asignada al documento de factura a la sociedad.

- Grupo de asignación deudor: relacionado con el registro maestro del pagador.

- Grupo de asignación del material: relacionado con el registro maestro de materiales.

- Clave de cuenta: relacionado con el esquema de cálculo en el cual se incluye la clave de cuenta (ERL=ingresos, ERS=reducciones de ingresos, etc.)

Para configurar esta determinación de cuentas, se debe establecer una coincidencia entre la Gestión financiera y Comercial.

Dentro de los criterios de búsqueda para determinar las cuentas, la clave de cuenta es la más importante, puesto que permite gran versatilidad en la determinación.

Determinación de cuentas de ingresos

La determinación de cuentas al igual que otras funciones básicas del customizing de comercial, se realiza mediante la técnica de condiciones.

A cada clase de factura se le asigna un esquema de determinación de cuentas para cuentas de mayor.

En el esquema existen diversas clases de condición a las que está asignada una secuencia de acceso.

La secuencia de acceso se encuentra compuesta de accesos individuales en forma de tablas de condiciones.

Por ejemplo, para un documento de facturas se utiliza un esquema de determinación de cuentas KOFI00.

Asociada a esta determinación de cuentas está la clase de condición KOFI.

La clase de condición KOFI, tiene una secuencia de acceso KOFI.

Dentro de la secuencia de acceso KOFI, tenemos varias tablas de condicones:

1. Organización de ventas - Grupo de cuentas de Cliente - Grupo de cuentas del Material - Cuenta clave

2. Organización de ventas - Grupo de cuentas de Cliente - Cuenta clave

3. Organización de ventas - Grupo de cuentas del Material - Cuenta clave

4. Organización de ventas -- Cuenta clave

5. Organización de ventas

Dentro de cada tabla de condición, existirán registros de condición que podrán satisfacer los valores del documento de facturación para los campos de la tabla de condición correspondiente. Al localizar una válida, se determina la cuenta a la que imputar, por ejemplo Reducción de Ingresos.

Las tablas de condiciones contienen los campos y combinaciones de campos de los que debe depender de la determinación de cuentas de ingresos.

Es decir, que con respecto a ciertos campos del documento (campos clave), se realizará la determinación de cuentas de mayor correspondiente, para la combinación relevante.

También es posible determinar una cuenta de mayor con un acceso, este se configura en el documento contable y se cancela la búsqueda.

Imputación a divisiones

La sociedad, como hemos visto, representa una unidad legal independiente y posee cuentas propias patrimoniales (balance) y de resultados (pérdidas y ganancias).

La División es la unidad organizativa más pequeña de FI, y permite analizar partes de sociedades unificando resultados entre ellas. Las Divisiones se utilizan para proporcionar información financiera de varias sociedades con respecto a campos de acción significativos (como el sector).

Una sociedad puede tener varias divisiones y estas divisiones pueden compartirse por varias sociedades.

Utilizando las divisiones se pueden obtener balances y estados de resultados de una división en particular para reporting interno.

Las cuentas de mayor pueden, por tanto, contabilizarse para cada división. Por ello, varias divisiones pueden imputar a las mismas cuentas de mayor.

=> La división no posee ninguna asignación fija en el customizing, por el contrario, se determina para cada posición del pedido según reglas determinadas.

Determinación de la división

Para cada área de ventas deben especificarse las reglas de la determinación de la división FI.

En comercial tenemos tres reglas que ayudan para la determinación de la división:

Regla 1: La imputación de la división se efectúa según el centro y el sector de la posición.

Regla 2: La imputación de la división se efectúa según el área de ventas.

Regla 3: La imputación de la división se efectúa según la organizaicón de ventas, el canal de distribución y el sector de la posición.

Es decir, intervienen en la determinación de división los siguientes elementos: el área de ventas del documento de ventas y el centro y el sector de la posición. Cada regla, según sus valores apuntará a una división diferente y esta será determinada en el documento de ventas para cada posición del mismo.

Determinación de las cuentas de mayor en el IMG

Vemos un vídeo acerca de como realizar la configuración y análisis de una determinación de cuentas de mayor. Tomaremos un documento de facturación y partiremos del mismo para efectuar el análisis de las cuentas determinadas gracias a la técnica de condiciones:

Veremos en esta lección la determinación de cuenta de ingresos.

La conexión más importante con la gestión financiera es la determinación de cuentas.

La gestión de las cuentas de mayor y alternativas es uno de los vínculos más estrechos con la contabilidad financiera.

Su determinación se basa en la técnica de condiciones.

Accedemos a un documento de facturación (VF03) y analizamos su determinación de cuentas. Si accedemos al menú Entorno >> Análisis de imputación de las cuentas de ingresos, podremos observar el esquema de análisis de determinación de cuentas.

En la pantalla vemos el esquema de determinación de cuentas, que se habrá determinado en customizing específicamente a una clase de factura.

Este esquema posee asignación de las clases de condiciones a las condiciones de precio, así pues si vemos la condición PR00, vemos que se determinó la cuenta 410200, y la misma determinó la clase de condición de cuentas KOFI y un acceso por plan de cuentas (ESAP), organización de ventas (7500), grupo de imputación de cliente (01), grupo de imputación de material (B5) y clave de cuenta (ERL).

Veamos si esta determinación se corresponde con la configuración del customizing. Para esto, nos dirigimos a la ruta: Comercial >> Funciones básicas >> Imputacion para cálculo >> Determinación de cuentas de ingresos >> Asignar cuentas de mayor.

El sistema nos muestra las diferentes tablas que podemos seleccionar, y para el ejemplo seleccionamos la tabla 1: Gr. cuentas deudor/Gr. material/Clave cuentas. Nos aparece la lista con todas las clases de condición activas, y buscamos la que corresponde a nuestra combinación de ejemplo: KOFI - ESAP - 7500, y vemos que para estos valores, junto con 7500 - 01 - B5 - ERL, se determina la cuenta de mayor 410200.