✒️SAP SD / La determinación de cuentas Por Damaris Cruz

La determinación de cuentas

1| La utilización de la determinación de cuentas

La determinación de las cuentas es necesaria para diversas áreas:

Como principal, se debe determinar automáticamente las cuentas de mayor para realizar la contabilización de los ingresos, reducciones de ingresos y el impuesto sobre el valor agregado (IVA) en el momento de la transferencia de los datos de la factura a FI.

Si las transacciones se refieren a ventas al contado, debe introducirse una cuenta de mayor para la compensación en efectivo en el documento (sin contabilización en la cuenta de deudor)

También, en la gestión de anticipos, el sistema debe reconocer el cambio de la cuenta asociada del registro maestro del deudor, mediante el indicador de mayor especial o CME; y gracias a la correspondiente determinación de cuentas.

De la misma manera, es necesaria la determinación de las cuentas de mayor divergentes, para generar la diferencia cuando se utilizan tarjetas de pago.

2| Los criterios de imputación en la factura

Las cuentas de ingresos se crean en FI. Las mismas están diferenciadas para posteriores evaluaciones que pueden corresponder a las reconciliaciones del cálculo de resultados.

Por este último motivo, la determinación de cuentas va a depender de varios criterios para fijar las cuentas correspondientes. Los criterios se definen en el sistema estándar:

· Plan de cuentas: Es el listado general de cuentas contables que usa la empresa. Como SAP permite tener varios planes de cuentas (por ejemplo, uno para cada país si es una multinacional), el sistema mira primero este plan para saber el marco general donde buscar la cuenta.

· Organización de ventas: Permite diferenciar las cuentas contables según la región, país o unidad de negocio que realiza la venta. Por ejemplo, las ventas de la Organización de Ventas Norte pueden ir a una cuenta de ingresos distinta a la del Sur.

· Grupo de imputación del responsable de pago: nos permite hacer una división entre clientes nacionales e internacionales, por ejemplo.

· Grupo de imputación del responsable del material: permite realizar una división entre materiales, ejemplo servicios y mercancías.

· Clave de cuentas: se asigna a las clases de condición en los procedimientos de determinación de precio, lo que hace posible, la contabilización de condiciones de porte en una cuenta especial de ingresos de porte. Esta es clave para conceptos especiales dentro del precio. Imagina que en una factura cobras el valor del producto más un adicional por transporte (porte). Gracias a la clave de cuentas vinculada a esa condición de precio, SAP entiende que ese dinero extra del flete no debe ir a la cuenta de ventas común, sino a una cuenta especial de ingresos por transporte.

Si una condición de precio debe ir contra una cuenta de provisión y no contra el cliente, debe usarse una clave de cuenta en campo provisión del esquema. Además, la clase de condición debe tener la marca o flag de provisional para usar este tipo de procedimiento. Cuando efectúe la determinación de cuentas para cuentas previsionales debe cargar separadamente esta clave de cuenta con la cuenta de mayor correspondiente.

Para configurar esta determinación de cuentas, se debe establecer una coincidencia entre la Gestión financiera y Comercial.

Dentro de los criterios de búsqueda para determinar las cuentas, la clave de cuenta es el más importante, puesto que permite gran versatilidad para la determinación.

3| La determinación de cuentas de ingreso

La determinación de cuentas al igual que otras funciones básicas del customizing de comercial, se realiza mediante la técnica de condiciones.

A cada clase de factura le es asignado un esquema de determinación de cuentas para cuentas de mayor.

En el esquema existen diversas clases de condición a las que está asignada una secuencia de acceso.

La secuencia de acceso se encuentra compuesta de accesos individuales en forma de tablas de condiciones.

En resumen: es el camino lógico y ordenado que sigue SAP, consultando tablas y reglas preconfiguradas, para encontrar automáticamente la cuenta contable exacta a la que debe ir el dinero de tu factura.

Las tablas de condiciones contienen los campos y combinaciones de campos, de los que debe depender la determinación de cuentas de ingresos.

Es decir que con respecto a ciertos campos del documento (campos clave), se realizará la determinación de cuentas de mayor correspondiente, para la combinación relevante.

También, es posible determinar una cuenta de mayor con un acceso, ésta se configura en el documento contable y se cancela la búsqueda.

4| La imputación a divisiones

La sociedad, como hemos visto, representa una unidad legal independiente y posee cuentas patrimoniales (balance) y de resultados (pérdidas y ganancias)

Las divisiones se utilizan para proporcionar información financiera de varias sociedades, con respecto a campos de acción significativos (como el sector)

Utilizando las divisiones se pueden obtener balances y estados de resultados de una división en particular para el reporting interno.

Las cuentas de mayor pueden, por lo tanto, contabilizarse para cada división.

La división, no posee ninguna asignación fija en el Customizing, por el contrario, se determina para cada posición del pedido según reglas determinadas.

División: compone una unidad organizativa más pequeña de FI que permite analizar partes de sociedades unificando resultados entre ellas.

5| La determinación de la división

Para cada área de ventas debe especificarse las reglas de la determinación de la división (FI).

En comercial tenemos tres reglas que ayudan para la determinación de la división:

· La imputación de la división se efectúa según centro y el sector de la posición

· La imputación de la división se efectúa según el área de ventas

· La imputación de la división se efectúa según la organización de ventas, el canal de distribución y el sector de la posición.

6| La determinación de las cuentas de mayor en el IMG

Tomaremos un documento de facturación y partiremos del mismo para efectuar el análisis de las cuentas determinadas gracias a la técnica de condiciones.

Vamos a la VF03 para visualizar una factura:

Se puede apreciar el esquema de determinación de cuentas, el cual se asignó específicamente a una clase de factura.

Condición PR00: se determinó la cuenta 410200. Esta cuenta determinó la clase de determinación de cuentas KOFI y el acceso por grupos de cuentas de deudor, grupo de imputación de material y clave de cuenta

Veamos si esta determinación se corresponde con la configuración asignada en el Customizing

SPRO à IMG referencia SAP à Comercial à Funciones básicas à Imputación/cálculo à Determinación de cuentas de ingresos à Asignar cuentas de mayor

Colocamos la información para validar

Vemos que para la aplicación de ventas, para la clase de condición KOFI, con el plan de cuentas ESAP en la organización de ventas 7500 con el grupo de cuentas de clientes 01, el grupo de imputación de material B5 y la clave de cuenta ERL se define la cuenta de mayor 410200.

7| Resumen

· Establecer la configuración de la técnica de condiciones para la determinación de cuentas

· Diferenciar las unidades organizativas de FI (sociedad y división)

· Definir las reglas para la determinación de la división, a través de los datos de los documentos comerciales.