✒️SAP SD / El interlocutor comercial Por Sebastian Zunino

Interlocutor Comercial

1 - Interlocutores Comerciales

Existen varios interlocutores comerciales dentro del mercado, con varias relaciones empresariales entre ellos.

Ejemplos de interlocutor comercial son:

- Cliente.

- Proveedor.

- Empleado.

- Persona de contacto.

Entre estos interlocutores pueden existir varias relaciones empresariales, como ser:

- Proveedor - Cliente: el proveedor actúa como responsable del transporte para el cliente.

- Personas de contacto - Cliente: la persona de contacto es el consultor del cliente, pero no trabaja en la misma empresa.

- Cliente - Cliente: solicitante y destinatario de las mercancías no son los mismos.

- Empleado - Persona de contacto: soporte individual para una persona de contacto.

- Empleado - Cliente: gestor de clientes.

2 - Clases de Interlocutor

Los interlocutores comerciales existentes en el mercado se representan en SAP por una clase de interlocutor.

Las Clases de Interlocutor están predefinidas por SAP para el tratamiento de interlocutores en el módulo de aplicación comercial. Estas no pueden crearse sino que vienen predeterminadas.

Clases de Interlocutor: define cómo el interlocutor comercial se representa en el mercado para SAP. No confundir con Función de Interlocutor. Una función siempre debe ser creada para una clase.

Las funciones de interlocutor se asignan en el momento de la creación del solicitante.

A cada función de interlocutor (estándar o creada por el consultor) se le asigna una clase de interlocutor.

Las clases de interlocutor existentes son:

· A - Puesto de Trabajo.

· AP - Persona de Contacto.

· KU - Cliente.

· LI - Proveedor.

· LS - Sistema Lógico.

· MA - Dirección de mail.

· MP - Interlocutor mail.

· O - Unidad Organizativa.

· PE - Número de personal.

· S - Posición.

· US - Usuario.

· VS - Puesto de expedición.

· WK - Centro.

Para cada clase se pueden asignar o crear funciones de interlocutor, como pueden ser:

- Persona de contacto => Persona de contacto y Encargado de compras.

- Proveedor => Proveedor, Transportista.

- Número de Personal => Representante de ventas, Representativo.

- Cliente => Solicitante, Destinatario de mercancías, Pagador.

El papel de la clase de interlocutor es distinguir entre los interlocutores comerciales.

No debemos confundir a la función del interlocutor y al interlocutor en sí, con la clase de interlocutor, puesto que esta última es una parametrización o asignación sobre la función del interlocutor, desde el momento que una clase de interlocutor es asignada a una función de interlocutor.

3 - Funciones de Interlocutor

Las funciones de los Interlocutores representan las tareas que éstos desempeñan dentro de la operación comercial.

Un ejemplo es el de un cliente que solicita la mercadería, y no tiene por qué ser él el que la recibe o el que se responsabiliza del pago.

La asignación de funciones de interlocutor en SAP determina las funciones de interlocutores concretas, en el proceso de ventas. Un interlocutor comercial puede desempeñar varias funciones, en este último sentido, el cliente cumple con las tareas de solicitar la mercancía, recibir la mercancía, recibir la factura y pagar.

A un cliente en particular le podemos asignar funciones de interlocutor que pertenecen a personas de contacto en el maestro de cliente, de forma que se asignen automáticamente. La persona de contacto también puede ser asignada a otro cliente, por ejemplo, un mismo consultor que trabaje para dos clientes.

Los empleados que trabajan para la propia organización (tales como vendedores o responsables de ventas) se gestionan en los registros maestros de empleados (de HR o recursos humanos), y los mismos pueden asumir la función de interlocutor de empleado responsable ER.

Ejemplos de funciones de interlocutor pueden ser entre otras:

- Solicitante SP.

- Destinatario de mercancías SH.

- Destinatario de factura BP.

- Pagador PY.

- Empleado responsable ER.

- Agencia de transportes FA.

4 - Interlocutores comerciales en el proceso de ventas

Pueden actualizarse las relaciones de interlocutor, tanto en los documentos de ventas como en los datos maestros. Las relaciones de interlocutor, normalmente se encuentra otorgadas por la definición en el maestro de clientes. Estas, se proponen automáticamente en la cabecera del documento cuando se crea un documento de ventas.

En el customizing determinaremos si las relaciones entre interlocutores pueden modificarse o suplementarse de forma manual mediante la pantalla de interlocutor y la posible modificación de la asignación de funciones.

Puede determinarse que varios interlocutores sean asignados a una función de interlocutor en el maestro de clientes, mediante el customizing. Por ejemplo:

- Función de interlocutor SP Solicitante asignado a cliente C1

- Función de interlocutor BP Destinatario de factura asignado a cliente C1

- Función de interlocutor PY Pagador asignado a cliente C1

- Función de interlocutor SH Destinatario mercancía asignado a clientes C1, C2, C3

Si se configuran varios interlocutores con la misma función, en el momento de introducir el pedido u orden de ventas, aparecerá una lista de selección que contendrá a estos interlocutores.

En los documentos de ventas, el sistema se ha configurado de tal modo que solo un interlocutor puede ser asignado a cada una de las funciones de interlocutor. La única excepción es la de los contratos marco (funciones AA y AW).

También, pueden definirse interlocutores a nivel de posición en los documentos de ventas. Los interlocutores comerciales que solo están definidos en la cabecera no pueden ser modificados a nivel de posición.

Pueden determinarse las funciones de interlocutor que deben introducirse como obligatorias, como así también, prohibir la entrada de una función de interlocutor que ya haya sido introducida.

También es posible modificar la dirección de un interlocutor de forma manual (por ejemplo la del destinatario de mercancías). Esta modificación no afectará al registro maestro de cliente.

Audio: Con la instalación del sistema tenemos provisto un esquema estándar de interlocutores con las funciones de interlocutores necesarias y básicas para el proceso comercial de SD. Si necesitamos agregar más funciones, lo mejor es crear un esquema nuevo, con la asignación de las funciones de interlocutores que precisamos para nuestro flujo de negocio. Recordemos que la función de solicitante debe ser obligatoria y necesaria para todos los flujos de SD.

5 - Funciones de interlocutor por grupo de cuentas

Para el tratamiento de ventas, es importante que cada cliente únicamente utilice funciones de interlocutor comercial para documentos a los que haya sido asignado. Para garantizar esta operación debemos realizar la asignación de funciones de interlocutor permitidas para cada grupo de cuentas.

Función interlocutor AG -> grupo de cuentas 0001, 0005, CPD, etc.

Función interlocutor SH -> grupo de cuentas 0001, 0002, CPD, etc.

Si para una función de interlocutor nueva se selecciona como clase de interlocutor KU-Cliente, deberán determinarse los clientes que pueden utilizar esta clase de interlocutor.

De esta manera, se puede controlar gracias al grupo de cuentas, todas las funciones de interlocutor definidas que se asignan a cada uno de los grupos de cuentas. Por lo tanto, esto da como resultado que el grupo de cuentas de un cliente también controle las funciones de interlocutor posibles para el mismo.

A cada función de interlocutor que sea de clase de interlocutor KU-cliente debemos asignarle un grupo de cuentas. Otras funciones de interlocutor que no sean de clase de interlocutor cliente (KU) no deberán asignárseles un grupo de cuentas.

Ejemplos estándar:

- Los clientes de los siguientes grupos de cuentas pueden ser solicitantes: 0001 (solicitante), 0005 (interesado), CPD, etc.

- Los clientes del grupo de cuentas 0002 (destinatario de mercancías), 0003 (pagador) o 0004 (destinatario de la factura) no deberían tomar la función de interlocutor SP (solicitante).

6 - Funciones de interlocutor en el maestro de clientes

Las funciones de interlocutor para el maestro de clientes, se almacenan en el segmento Área de Ventas del maestro de clientes. Estos datos son almacenados en la solapa o etiqueta de Función del interlocutor.

Durante el tratamiento del pedido del cliente, se toman los valores propuestos para estos documentos según la configuración del maestro de clientes.

En el transcurso del tratamiento de un pedido de cliente, se necesitan de forma obligatoria las siguientes funciones de interlocutor:

- Solicitante

- Destinatario de las mercancías

- Destinatario de factura.

Cuando se trata de un pedido de cliente, estos interlocutores pueden ser diferentes entre sí o idénticos.

Las funciones de interlocutor obligatorias que deben estar creadas en el sistema son:

- Solicitante: es quien realiza el pedido.

- Destinatario de mercancías: es quien recibe mercancías o servicios.

- Destinatario de factura: es quien recibe la factura de las mercancías o servicios.

- Pagador: es el responsable de pagar la factura.

Otras funciones de interlocutor posibles son: persona de contacto, transportista, empleado responsable, etc. Estas no son obligatorias para el tratamiento del pedido de cliente.

7 - Funciones de interlocutor customizing

Vemos un vídeo en el que se aprecia como definir nuevas funciones de interlocutor en el caso de que las que tengamos definidas no son suficientes para nuestra operación comercial.

Accedemos a la ruta de customizing: Comercial >> Funciones básicas >> Determinación de interlocutor >> Parametrizar determinación de interlocutor y dentro de esta elegimos Parametrizar determinación interlocutor para maestro clientes. Dentro elegimos la carpeta de Funciones de interlocutor y de la lista de posibles funciones seleccionamos la función AG - Solicitante y utilizamos la operación de copia para crear una nueva función basada en la función de interlocutor AG-Solicitante.

A la que acabamos de crear le cambiamos el nombre de la función "Z1" y la denominación "Solicitante Z1". La clase de interlocutor asociada a la función de interlocutor que estamos creando define como se comporta esta función de interlocutor. Las clases de interlocutor están proporcionadas por SAP y no pueden ser modificadas.

De la función de interlocutor AG ha heredado la clase de interlocutor KU-Cliente, y esta misma dejaremos para nuestra clase de interlocutor Z1.

Al grabar, nos pedirá una orden de customizing y tendremos la nueva función de interlocutor que luego podremos utilizar en un esquema de interlocutor.

Para crear un esquema de interlocutor seleccionamos la carpeta de Esquema para interlocutor de esta ruta de customizing y se crea un nuevo esquema. Seleccionamos en esquema creado y se selecciona la carpeta Funciones interlocutor en esquema de modo que ahí podremos configurar para el esquema creado que funciones de interlocutor son válidas y si cada una de ellas es "No modificable" y/o "obligatoria".

Para asignar el esquema de interlocutor creado a un grupo de cuentas, seleccionamos la carpeta deAsig. esquema para interlocutor de esta ruta de customizing, y relacionamos el grupo de cuentas correspondiente con el esquema de interlocutor que hemos creado y guardamos. De esta forma, será posible para los clientes de dicho grupo de cuentas utilizar esa función de interlocutor que hemos creado.

Si seleccionamos la carpeta de Grupos de cuentas asignación de funciones de esta ruta de customizing, podremos establecer para el esquema de interlocutor, para cada función de interlocutor del esquema a qué grupo de cuentas debe pertenecer el interlocutor que se informe para dicha función. Si para varias funciones de interlocutor asignamos el mismo grupo de cuentas, al seleccionar un interlocutor comercial de dicho grupo de cuentas durante la creación de un documento de ventas, el sistema informará con el mismo interlocutor todas las funciones de interlocutor a las que se asignó el mismo "grupo de cuentas". Esta asignación puede variarse manualmente.

A la hora de crear un cliente, en la pestaña Func. Interlocutor, tendremos aquí todas las funciones de interlocutor provistas como obligatorias debido al esquema de interlocutor que asignamos al grupo de cuentas.
Se puede apreciar que las funciones de interlocutor designan automáticamente sus valores con el mismo solicitante puesto que lo hemos configurado así para estas funciones de interlocutor.