✒️SAP SD / El interlocutor comercial Por Damaris Cruz

El interlocutor comercial

1| Los interlocutores comerciales

Existen varios interlocutores comerciales dentro del mercado, con varias relaciones empresariales entre ellos.

Ejemplos:

· Cliente

· Proveedor

· Empleado

· Persona de contacto

Entre estos interlocutores pueden existir varias relaciones empresariales, como ser:

Proveedor – cliente: el proveedor actúa como responsable de transporte para el cliente

Personas de contacto – cliente: La persona de contacto es el consultor del cliente, pero no trabaja en la misma empresa

Cliente – cliente: solicitante y destinatario de la mercancías no son los mismos

Empleado – Persona de contacto: soporte individual para una persona de contacto

Empleado – Cliente: gestor de cliente (ejecutivo de cuenta)

2| Las clases de interlocutor

Los interlocutores comerciales existentes se representan en SAP por una clase de interlocutor

Estas clases de interlocutor están predefinidas por SAP para el tratamiento de interlocutores en el módulo de aplicación comercial. Estas no pueden crearse, vienen predefinidas.

No confundir con Función de interlocutor, una función siempre debe ser creada para una clase.

La Clase define qué es el objeto en el sistema (una persona o una empresa).

La Función define qué trabajo hace en el proceso comercial (si paga, si recibe la mercadería o si solicita la compra).

A cada función de interlocutor (estándar o creadas por el consultor) se le asigna una clase de interlocutor

Las clases de interlocutor existentes son:

· A Puesto de Trabajo

· AP Persona de Contacto

· KU Cliente

· LI Proveedor

· LS Sistema Lógico

· MA Dirección de mail

· MP Interlocutor mail

· Unidad Organizativa

· PE Numero de personal

· S Posición

· US Usuario

· VS Puesto de expedición

· WK Centro

El papel de la clase de interlocutor es distinguir entre los interlocutores comerciales.

No debemos confundir a la función del interlocutor en sí, con la clase de interlocutor, puesto que esta ultima es una parametrización o asignación sobre la función de interlocutor, desde el momento que una clase de interlocutor es asignada a una función de interlocutor.

3| Las funciones de interlocutor

Representan las tareas que éstos desempeñan dentro de la operación comercial.

Un ejemplo claro es el de un cliente que solicita la mercadería, no tiene por qué ser el, el que lo recibe o el que se responsabiliza del pago.

La asignación de funciones de interlocutor en SAP la determina las funciones de interlocutores concretas, en el proceso de ventas. Un interlocutor comercial puede desempeñar varias funciones, en este último sentido, el cliente cumple con las tareas de solicitar, recibir la mercadería, recibir la factura y pagar.

A un cliente en particular le podemos asignar funciones de interlocutor que pertenecen a personas de contacto en el maestro de cliente, de forma que se asignen automáticamente. La persona de contacto también puede ser asignada a otro cliente, por ejemplo, un mismo consultor que trabaja para dos clientes.

Una persona de contacto (como un asesor, un gerente externo o un contador) puede trabajar y estar asignada a varios clientes distintos al mismo tiempo.

Cuando le vendes a uno de esos clientes, el sistema puede traer esa persona de forma automática a la venta para que quede registrado quién de su lado está atendiendo el tema.

Si tenemos una agencia de transporte o transportista que efectúa como intermediario de nuestro proceso comercial, podemos incluirlo como la función de interlocutor relacionada con proveedor.

Los empleados que trabajan para la propia organización (tales como vendedores o responsables de ventas) se gestionan en los registros maestros de empleados (de HR) y estos, pueden asumir la función de interlocutor de empleado responsable.

4| Los interlocutores comerciales en el proceso de ventas

Pueden actualizarse las relaciones de interlocutor, tanto en los documentos de ventas como en los datos maestros. Las relaciones de interlocutor normalmente se encuentran otorgadas por la definición en el maestro de clientes. Estas se proponen automáticamente en la cabecera del documento cuando se crea un documento de ventas.

En el Customizing determinaremos si las relaciones entre interlocutores, pueden modificarse o suplementarse de forma manual mediante la pantalla del interlocutor y la modificación de la asignación de funciones.

Puede determinarse que varios interlocutores sean asignados a una función de interlocutor en el maestro de clientes, en el Customizing. Si se actualizan varios interlocutores con la misma función, en el momento de introducir el pedido u orden de ventas, aparecerá una lista de selección que contendrá a estos interlocutores.

En los documentos de ventas, el sistema se ha configurado de tal modo que solo un interlocutor puede ser asignado a cada una de las funciones de interlocutor. La única excepción es la de los contratos marco (funciones AA y AW)

También, pueden definirse interlocutores a nivel de posición en los documentos de ventas. Los interlocutores comerciales que solo están definidos en la cabecera no pueden, no obstante, ser modificados a nivel de posición.

También, es posible modificar la dirección de un interlocutor, como ser la del destinatario de las mercancías, de forma manual. Esta modificación no afectará al registro maestro del cliente.

5| Las funciones de interlocutor por un grupo de cuentas

Para el tratamiento de ventas, es importante que cada cliente se utilice solamente, para las funciones dentro de un documento que haya sido asignado a éste. Para garantizarnos de esta operación debemos realizar la siguiente asignación de funciones de interlocutor, permitidas para cada grupo de cuentas

Si se selecciona la clase de interlocutor cliente para una función de interlocutor nueva, deberán determinarse los clientes que puedan introducirse para esta clase de interlocutor.

De esta manera, el usuario controla, gracias al grupo de cuentas, todas las funciones de interlocutor definidas que se asignan a cada uno de los grupos de cuentas.

Por lo tanto, esto da como resultado que el grupo de cuentas, de un cliente, también controle las funciones de interlocutor posibles.

A cada función del interlocutor que sea cliente debemos asignarle un grupo de cuentas. Otras funciones de interlocutor que no sean clase de interlocutor cliente, no deberán asignárseles un grupo de cuentas.

Si el rol es un cliente à Lleva Grupo de Cuentas.

Si el rol es otra cosa (como una persona de contacto o un empleado) à No lleva Grupo de Cuentas.

Ejemplo:

Los clientes de los siguientes grupos de cuentas pueden ser solicitantes: 0001, 0005, CPD, etc

Los clientes del grupo de cuentas 0002 (destinatario de mercancías), 0003 (pagador) o 0004 (destinatario de factura) no deberían tomar la función de SP (solicitante)

El sistema usa el Grupo de Cuentas para poner orden y decir: "A este tipo de cliente le permito hacer X función, pero a este otro tipo de cliente se lo prohíbo porque su rol es completamente distinto".

6| Las funciones de interlocutor en el maestro de clientes

Las funciones de interlocutor para el maestro de clientes, se almacenan en el segmento área de ventas del maestro en cuestión, estos datos son almacenados en la solapa o etiqueta de Función del interlocutor.

Durante el tratamiento del pedido del cliente, se toman los valores propuestos para estos documentos según los provenientes en el maestro.

En el transcurso del tratamiento de un pedido de cliente, necesita las funciones del interlocutor obligatorias: Solicitante, Destinatario de las mercancía y Destinatario de factura. Cuando se trata de un pedido de cliente, pueden ser diferentes estos interlocutores entre sí o idénticos

Las funciones obligatorias que deben estar creadas con sus registros maestros son:

· Solicitante: realiza el pedido

· Destinatario de las mercancías: recibe mercancías o servicios

· Destinatario factura: recibe la factura de las mercancías o servicios

· Pagador: es el responsable de pagar la factura

Otras funciones de interlocutor como se vio en puntos anteriores pueden ser: personas de contacto, transportista, empleado de responsable, no son obligatorias para el tratamiento del pedido del cliente

7| Las funciones de interlocutor customizing

Como definir nuevas funciones de interlocutor, si las que tenemos en nuestro ambiente, no son las suficientes para nuestra operación comercial.

SPRO à IMG referencia SAP à Comercial à Funciones básicas à Determinación de interlocutor

Un esquema es, básicamente, un paquete de reglas que le dice a SAP qué funciones de interlocutor son obligatorias, cuáles son opcionales y cuáles están permitidas para un proceso determinado (como una venta local, una exportación o una venta por internet).

Creas un esquema nuevo cuando tienes una nueva forma de hacer negocios que requiere exigir o permitir una combinación diferente de roles (funciones de interlocutor) en la pantalla.

Venta Mayorista: Involucra a muchas personas (el que compra, el que paga, el que recibe, un supervisor). El esquema es complejo y exige múltiples roles.

Venta Minorista (Tienda online): El cliente entra a la web, compra y paga él mismo. En este proceso, el Solicitante, el Pagador y el Destinatario son exactamente la misma y única persona. Si usaras el esquema del mayorista, el sistema te pediría 3 datos distintos y te bloquearía la compra. Por eso, necesitas un esquema nuevo y simplificado para el e-commerce.

8| Resumen

• Comprender la importancia del concepto de función de interlocutor para el proceso comercial
• Conocer la vinculación de maestros y grupos de cuenta con las funciones de interlocutor