✒️SAP SD / El interlocutor comercial Por Guillermo Rolong Mejia

Lección 4

INTERLOCUTOR COMERCIAL

1. INTERLOCUTORES COMERCIALES

Existen varios interlocutores comerciales dentro del mercado, con varias relaciones empresariales entre ellos.

Ejemplos de interlocutor comercial son:

Cliente

Proveedor

Empleado

Persona de contacto

Entre estos interlocutores pueden existir varias relaciones empresariales, como ser:

Proveedor - cliente: el proveedor actúa como responsable de transporte para el cliente.

Personas de contacto - cliente: La persona de contacto es el consultor del cliente, pero no trabaja en la misma empresa.

Cliente - Cliente: solicitante y destinatario de las mercancías no son los mismos.

Empleado - Persona de contacto: soporte individual para una persona de contacto.

Empleado - Cliente: Gestor de clientes.

2. CLASES DE INTERLOCUTOR

Los interlocutores comerciales existentes en el mercado y se representan en SAP por una clase de interlocutor.

Las Clases de interlocutor están predefinidas por SAP para el tratamiento de interlocutores en el módulo de aplicación comercial. Éstas no se pueden crearse, sino que vienen predeterminadas.

Clases de interlocutor:

Definen cómo el interlocutor comercial se representa en el mercado para SAP. No confundir con Función de interlocutor, una función siempre debe ser creada para una clase.

A cada función de interlocutor (estándar o creadas por el consultor) se le asigna una clase de interlocutor.

Las clases de interlocutor existentes son:

A Puesto de Trabajo

AP Persona de Contacto

KU Cliente

LI Proveedor

LS Sistema Lógico

MA Dirección de mail

MP Interlocutor mail

O Unidad Organizativa

PE Número de personal

S Posición

US Usuario

VS Puesto de expedición

WK Centro

El papel de la clase de interlocutor es distinguir entre los interlocutores comerciales.

No debemos confundir a la función del interlocutor y al interlocutor en sí, con la clase de interlocutor; puesto que ésta última es una parametrización o asignación sobre la función del interlocutor, desde el momento que una clase de interlocutor es asignada a una función de interlocutor

3. FUNCIONES DE INTERLOCUTOR

Las funciones de los interlocutores representan las tareas que éstos desempeñan dentro de la operación comercial.

Un ejemplo claro es el de un cliente que solicita la mercadería, no tiene por qué ser él, el que la recibe o él, el que se responsabiliza del pago.

La asignación de funciones de interlocutor en SAP la determina las funciones de interlocutores concretas, en el proceso de ventas. Un interlocutor comercial puede desempeñar varias funciones, en este último sentido, el cliente cumple con las tareas de solicitar, recibir la mercadería, recibir la factura y pagar.

A un cliente en particular le podemos asignar funciones de interlocutor que pertenecen a personas de contacto en el maestro de cliente, de forma que se asignen automáticamente. La persona de contacto también puede ser asignada a otro cliente, por ejemplo, un mismo consultor que trabaja para dos clientes.

Si tenemos una agencia de transporte o transportista que efectúa como intermediario de nuestro proceso comercial, podemos incluirlo como la función de interlocutor relacionada con proveedor.

Los empleados que trabajan para la propia organización (tales como vendedores o responsables de las ventas) se gestionan en los registros maestros de empleados (de HR o recursos humanos), y los mismos pueden asumir la función de interlocutor de empleado responsable.

4. INTERLOCUTORES COMERCIALES EN EL PROCESO DE VENTAS

Pueden actualizarse las relaciones de interlocutor, tanto en los documentos de ventas como en los datos maestros. Las relaciones de interlocutor, normalmente, se encuentran otorgadas por la definición en el maestro de clientes. Éstas, se proponen automáticamente en la cabecera del documento cuando se crea un documento de ventas.

En el Customizing, determinaremos si las relaciones entre interlocutores pueden modificarse o suplementarse de forma manual mediante la pantalla de interlocutor y la modificación de la asignación de funciones.

Puede determinarse que varios interlocutores sean asignados a una función de interlocutor en el maestro de clientes, en el Customizing. Si se actualizan varios interlocutores con la misma función, en el momento de introducir el pedido u orden de ventas, aparecerá una lista de selección que contendrá a estos interlocutores.

En los documentos de ventas, el sistema se ha configurado de tal modo que sólo un interlocutor puede ser asignado a cada una de las funciones de interlocutor. La única excepción es la de los contratos marco (funciones AA y AW). También, pueden definirse interlocutores a nivel de posición en los documentos de ventas. Los interlocutores comerciales que sólo están definidos en la cabecera no pueden, no obstante, ser modificados a nivel de posición.

Pueden determinarse las funciones de interlocutor que deben introducirse como obligatorias, como así también, prohibir la entrada de una función de interlocutor que ya haya sido introducida.

También, es posible modificar la dirección de un interlocutor, como ser la del destinatario de las mercancías, de forma manual. Esta modificación no afectará al registro maestro del cliente.

5. FUNCIONES DE INTERLOCUTOR POR UN GRUPO DE CUENTAS

Para el tratamiento de ventas, es importante que cada cliente se utilice solamente, para las funciones dentro de un documento que haya sido asignado a éste. Para garantizarnos de esta operación debemos realizar la siguiente asignación de funciones de interlocutor, permitidas para cada grupo de cuentas.

Si se selecciona la clase de interlocutor cliente para una función de interlocutor nueva, deberán determinarse los clientes que puedan introducirse para esta clase de interlocutor.

De esta manera, el usuario controla, gracias al grupo de cuentas, todas las funciones de interlocutor definidas que se asignan a cada uno de los grupos de cuentas. Por lo tanto, esto da como resultado que el grupo de cuentas, de un cliente, también controle las funciones de interlocutor posibles.

A cada función del interlocutor que sea cliente debemos asignarle un grupo de cuentas.

Otras funciones de interlocutor que no sean clase de interlocutor cliente, no deberán asignárseles un grupo de cuentas.

6. FUNCIONES DE INTERLOCUTOR EN EL MAESTRO DE CLIENTES

Las funciones de interlocutor para el maestro de clientes se almacenan en el segmento área de ventas del maestro en cuestión, estos datos son almacenados en la solapa o etiqueta de Función del interlocutor.

Durante el tratamiento del pedido del cliente, se toman los valores propuestos para estos documentos según los provenientes en el maestro.

En el transcurso del tratamiento de un pedido de cliente, necesita las funciones del interlocutor obligatorias:

Solicitante, Destinatario de las mercancías y Destinatario de factura. Cuando se trata un pedido de cliente, pueden ser diferentes estos interlocutores entre sí o idénticos.

Las funciones obligatorias que deben estar creadas con sus registros maestros son:

Solicitante: realiza el pedido.

Destinatario de las mercancías: recibe mercancías o servicios.

Destinatario factura: recibe la factura de las mercancías o servicios.

Pagador: es el responsable de pagar la factura.

Otra funciones de interlocutor como se vio en puntos anteriores pueden ser: personas de contacto, transportista, empleado de responsable, etc; no son obligatorias éstas para el tratamiento del pedido del cliente.