✒️SAP SD / El control de los textos Por José Saavedra Rodríguez

CONTROL DE LOS TEXTOS

Textos

Los textos están almacenados en diferentes objetos de los documentos de SAP, como son el maestro de clientes, maestro de materiales y el registro info, entre otros.

El registro maestro de cliente contiene textos centrales, textos que son específicos del departamento de contabilidad FI y comercial SD, así como los textos que incluyen en los datos de contacto sobre diferentes personas.

Por otra parte, en el registro maestro de materiales existe el texto de orden de compra (es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago, entre otras) y un texto de ventas.

Los documentos contienen textos en la cabecera y en el nivel de posición.

Se pueden introducir textos en varios idiomas difernetes.

En el gráfico 721 vemos los diferentes extos existentes para cada objeto:

Cliente

Tiene los textos centrales y dentro de estos están textos de gestión financiera, textos de comercial y textos de persona de contacto.

Material

Tiene los textos de pedido y texto de ventas.

Material para cliente

Tiene los textos de material para cliente.

Documento

Tiene los textos de cabecera y los textos de posición.

Textos de los procesos empresariales

Los textos pueden estar almacenados en los datos maestros y copiarse de ahí a los documentos de ventas u otros documentos.

(Gráfico 722)

También se pueden copiar estos textos de un documento fuente a un documento destino, durante el proceso de ventas.

Ejemplos: de oferta a pedido, de pedido a entrega, de entrega a factura.

Estos textos se encuentran en un idioma determinado y concreto.

Las condiciones de copia de estos textos y cómo deben copiarse pueden determinarse. Por ejemplo, si la prioridad del texto en la copia está dada por el maestro o por el documento anterior.

Resumen de control de textos (documentos de ventas)

El Control de texto sirve para determinar automáticamente textos durante la creación de un objeto de texto.

En el gráfico 723 vemos un resumen del control de textos. A cada clase de documento se le asigna un procedimiento de texto. Estos procedimientos de textos (de cabecera o de posición de ventas), tienen varias clases de textos, y para cada uno de ellos hay una secuencia de acceso que determina de donde toma el texto en caso de encontrarse.

Los esquemas de texto contienen todas las clases de texto que pueden mantenerse para un objeto de texto.

Se debe asignar cada característica de un objeto de texto a uno de los esquemas definidos. Esto implica que cuando se cree un registro maestro de clientes, el sistema utilizará el esquema de texto que se asignó al grupo de cuentas de este cliente en particular.

Control de textos: Clase de textos

Como en las otras parametrizaciones de las funciones básicas del módulo de SD, la función de textos tiene como clave la técnica de condiciones.

=> Para esto, se deben definir clases de textos para un objeto de texto específico.

Están disponibles una gran variedad de clases de textos. Además de las existentes, se pueden optar por las propias.

En el gráfico 724 vemos algunas de las posibilidades de control de textos en el customizing.

Control de textos: Secuencia de acceso

Como en los precios y en la determinación de cuentas, la secuencia de acceso constituye una serie de pasos individuales de acceso. La misma, se utiliza para determinar la estrategia de búsqueda, que utilizará SAP para fijar automáticamente un texto.

En el gráfico 725 vemos un ejemplo de determinacion de textos para objetos en función de varias características que se determinan en el customizing.

Cada paso de acceso en una secuencia contiene un objeto de texto especificado como texto fuente para el acceso.

La principal función de la secuencia de acceso es delimitar la búsqueda a:

- Funciones especificas de interlocutor.

- Idiomas específicos.

- Cualquier otra condición que se le ocurra.

Si es necesario crear una secuencia o modificar las que se encuentran de forma existente en el sistema estándar, se deberán crear los pasos de acceso para poder activar la secuencia nueva o las modificaciones correspondientes.

Control de textos: Objetos permitidos

En cada acceso, se encuentra un paso que posee un objeto de texto específico dado como texto fuente para ese acceso en particular.

Los textos disponibles desde el módulo de SD se mencionan en el gráfico 726.

KNA1: extos centrales de cliente..

KNMT: texto para la información del material del cliente.

KNVK: textos de persona de contacto, ventas.

KNVV: textos de cliente, ventas.

KONA: textos de acuerdo.

MATERIAL: textos de material, compra/almacenamiento.

MVKE: textos material, ventas.

TEXT: textos estándar de SAPscript.

VBBK: textos de la cabecera de ventas.

VBBP: textos de posición de ventas.

VBKA: textos de CAS de ventas.

WBHI: posición de pedido abierto comercial.

WBHK: cabecera de pedido abierto comercial.

WBRK: textos de cabecera de documento de agencia.

Control de textos: Esquema de textos

=> Para un objeto de texto se definen todas las clases de texto contenidas en un esquema de texto.

Dependiendo de si se trata de un objeto de texto de clientes o de documento, los atributos del esquema de texto sufren variantes.

En el gráfico 727 vemos la diferencia para los clases de textos en función de si pertenecen a cliente o al documento, y vemos que por ejemplo en el caso de documento se indica si el texto es obligatorio o si se referencia.

Es factible permitir y definir si se desea copiar o referenciar el texto.

Por otra parte el esquema también permite:

- Definir si un texto es obligatorio.

- Si el texto se debe tomar automáticamente.

- Si el texto debe aparecer en una ventana emergente cuando se transfiere al documento.

Control de textos: Asignación de procedimientos

Es necesario realizar una asignación de un objeto de texto a uno de los esquemas de texto definidos.

Por ejemplo, debemos asignar un esquema o procedimiento de texto a un grupo de cuentas de clientes, logrando que cuando se cree un maestro sobre este grupo de cuenta, se utilizará este y no otro procedimiento.

De la misma forma se parametriza una asignación de un esquema a una clase de documento de ventas. Para cuando las órdenes de venta se crean, tienen lugar los textos de la cabecera sobre el procedimiento o esquema asignado.

Así mismo, para la posición se tomarán en cuenta los tipos de posición para la asignación del correspondiente esquema o procedimiento.

(Gráfico 728)

Análisis de determinación para los textos

Vemos en el vídeo siguiente como los elementos de textos son determinados a través de la técnica de condiciones.

En esta lección aprenderemos sobre la determinación y secuencia de verificación de los textos de comercial.

Los textos de un documento de ventas se determinan a través de la técnica de condiciones.

Veamos como en un documento de venta se pueden analizar los textos incluidos.

Accedemos a y un pedido de ventas con la transacción VA03. Si accedemos a la posición y hacemos doble clic en ella, nos aparecen los datos asociados a dicha posición. Si accedemos a la pestaña de "Textos", vemos un id de textos que posee valores.

En la ventna nos aparecen las diferentes clases de textos determinados ("Cl.txt."), la clave del idioma ("Idioma"), y en la ventana de texto su contenido. Si para un texto, pulsamos el botón de análisis (el papiro de abajo), vemos que existe un esquema de determinación de textos.

Nos muestra una ventana en la que se muestran las clases de texto, una secuencia de acceso y una clase de texto que se determinó. En este caso, desde un campo técnico que refiere a la tabla del maestro de materiales.

<< captura_determinación_textos>>

Uso de textos como referencia

En el esquema de texto, para cada clase de texto, se define si el texto a adoptar se debe copiar o referenciarse desde el documento modelo.

Una Referencia de texto, consiste en tomar un objeto de texto desde otro documento maestro sin copiar en el documento destino de la referencia.

Al referenciarse un texto ocurre lo siguiente:

- Si el texto del documento B hace referencia al texto del documento A, este texto no se podrá modificar al hacer la "copia":

- Si el texto del documento A se modifica, el texto en el documento B será modificado.

- Si se modifica el texto del documento de ventas B, se realizará una copia automáticamente (dejando de ser una referencia al texto de A). Cualquier modificación que se introduzca en el texto del documento de ventas A, no afectará ya al texto del documento B (puesto que se hizo una copia al modificarlo).

(Gráfico 7210)

Audio: Es mucho más eficiente la referencia de los textos frente a la copia por cuestiones de espacio que el mismo ocupa en la base de datos. Los textos generalmente se toman de los maestros y se referencian también por una cuestión de administración centralizada de los mismos. Un ejemplo son los textos que puede encontrar en los materiales, que pueden ser textos de calidad o de seguridad, para servir de gran ayuda en el momento de tener formularios en los que hay que enviar esta información como algo requerido por cuestiones de calidad o de logística de los suministros que vendemos o los servicios que prestamos.

Copiar textos

Un texto también puede copiarse de un documento de ventas a otro.

La copia de textos tiene una diversidad de consecuencias:

- Se puede modificar el texto duplicado en el documento.

- Si se modifica el texto en el documento de ventas A, los cambios no afectan al documento de ventas B.

(Gráfico 7211)

La copia de textos se determina mediante una rutina de transferencia dada por la transacción VOFM.

Cuando los textos se copian (a diferencia de los textos con referencia) se requiere más memoria, por lo tanto se debe ser cauteloso en cuanto a los textos que se copian.

La transacción VOFM permite la definición de todas las rutinas de control de copia, determinación de precios, cláusulas condicionales, etc. Así también define la forma de transferencia y copia de textos.