Control de la clase de factura
Clases de factura
Las Clases de Factura tienen el control sobre todo el documento de facturación. Este tipo de documento se utiliza para cubrir la diversidad de operaciones comerciales durante el tratamiento de la facturación.
Forman parte de las clases de factura: factura, factura proforma, venta al contado, abono/nota de cargo, devoluciones, cálculo multisociedad, anulación, lista de facturas y operaciones externas.
SAP posee en su instalación inicial un listado de clases de facturación definidas de forma estándar:
- F2: Factura.
- F8: Factura proforma.
- G2: Abono.
- L2: Cargo.
- RE: Devoluciones.
- S1: Factura de anulación.
- S2: Abono de anulación.
- LR: Lista de facturas.
- LG: Lista de abonos.
- IV: Facturación interna (factura).
- IG: Facturación interna (abono).
- CS: Venta al contado.
Audio: Si la clases de facturas que trae la instalación de SAP no cubre nuestras necesidades de negocio, cree nuevas siempre como copia, puesto que al hacerlo también se crean las relaciones de copia que su tuviéramos que hacerlas de forma manual sería muy engorroso. Al hacer la copia de otra clase de factura, se copian las relaciones de pedido/factura, entrega/factura y los tipos de posición con sus datos de control de copia. El no crear una clase de factura como copia implicaría un tiempo de trabajo muy amplio que podría afectar la duración de un proyecto de implementación.
Control de la clase de factura
Además de las clases de factura estándar, para cubrir las necesidades respecto a nuestro escenario de negocio, se pueden crear nuevas clases de factura, o modificar las existentes en el sistema.
La clase de factura controla los siguientes aspectos:
- Interlocutores comerciales.
- Textos.
- Salida (por ejemplo: por impresora).
- Rappel.
- Bloqueo de contabilización.
- Características especiales de la interfase FI.
- Determinación de cuentas.
- Clase de lista de facturas.
- Clase de factura de anulación.
- Asignación de números de rango.
Uno de los grandes controles que posee como parámetro principal la clase de factura, es el tratamiento posterior para el proceso de gestión financiera (bloqueo de contabilización y determinación de cuentas).
Existen también otros campos del customizing de la clase de factura que tienen impacto en la contabilidad financiera, como son: clase de documento de FI (clave de dos caracteres que clasifica a los documentos contables por su naturaleza; como KR:factura de acreedor o KG:nota de crédito acreedor), contabilización negativa, sucursal/central y abono con fecha valor.
=> Ejecutando el programa SDCHECKVOFA se puede crear un reporte sobre las diversas parametrizaciones en clases de factura, para un control de mayor exactitud y coherencia.
Nota: Contabilización negativa: la anulación de documentos contables en SAP FI se puede llevar a cabo de dos maneras:
- Anulación directa con la contabilización de un contra asiento y compensación de las partidas abiertas contenidas en el asiento correspondiente.
- Contabilización negativa que está formada por un documento donde los valores en debe y haber se realizan con signo contrario, produciéndose una eliminación de las cifras de los movimientos.
Se debe tener extremo cuidado porque en algunos países la legislación local no permite este tipo de anulación de documentos.
Propuesta de clase de factura
Para el tipo de posición de un documento de venta (pedido), se determina en el customizing si el mismo tiene Relevancia de Factura en base a la entrega o en base al pedido.
La determinación de una clase de factura propuesta automáticamente por el sistema, se define a nivel de clase de documento de venta (pedido), pero se debe definir una clase de factura en base a la entrega y una en base al pedido. Esto se debe a que el mismo pedido puede tener posiciones con facturación relevante a la entrega o al pedido.
Ejemplo: Tenemos un pedido estándar cuya clase de documento de ventas es OR. Además, tiene una posición para un material con Tipo de posición: TAN. Este tipo de posición TAN, la cual como Relevancia para factura tiene informada el valor A (por entrega). Entonces, como la Clase de documento de ventas OR tiene definida para Clase de factura por entrega: F2, esta será la determinada por el sistema.
Igualmente, tiene otra posición para un material con Tipo de posición: TAN. Este tipo de posición TAN, la cual como Relevancia para factura tiene informada el valor B (por PEDIDO). Entonces, como la Clase de documento de ventas OR tiene definida para Clase de factura por entrega: F1, esta será la determinada por el sistema
=> El valor propuesto de Clase de factura se puede modificar al momento de crear el documento de facturación, pero tenemos que recordar que el control de copia se encuentre permitido entre los documentos.
Facturas basadas en la entrega
Al crearse la factura, esta puede hacer referencia un pedido o una entrega.
Si el objetivo es garantizar que las mercancías se hayan enviado antes de crear la factura, cree una factura en relación a la entrega.
Se puede realizar un documento de factura que haga referencia a una entrega de salida, a una entrega de salida que referencia a un pedido y a un pedido y a una entrega de salida al mismo tiempo (por ejemplo, una facturación de un producto y el servicio de instalación del mismo).
Desde la entrega, los modelos para relacionar con la factura son:
Pedido -> Entrega de salida -> Factura
Entrega de salida -> Factura
Pedido y Entrega de salida -> Factura
Facturas basadas en el pedido
Si la intención es facturar a un cliente por los servicios prestados, se deberá crear una factura en relación al pedido de cliente, puesto que en este caso no es necesario la entrega como proceso comercial para finalizar con la facturación.
Desde el pedido, los modelos para relacionar con la factura son:
Pedido -> Factura.
Pedido y Entrega de salida -> Factura.
Factura colectiva y partición de facturas
El sistema permite la agrupación en una única factura de todas las operaciones compatibles.
Está permitida la inclusión en un solo documento de facturación, tanto de las posiciones de pedido como de entrega.
Por ejemplo, podría incluirse en una única factura los siguientes modelos:
Pedido -> Entrega de salida -> Factura
Pedido -> Entrega de salida (2 entregas) -> Factura
Pedido y Entrega de salida -> Factura.
Del mismo modo, podría darse el modelo de que dos pedidos diferentes compartieran la misma entrega de salida (al ir al mismo destinatario), pero que luego se facturasen por separado, es decir, un modelo:
Pedido 1 -> -> Factura 1
Entrega de salida
Pedido 2 -> -> Factura 2
Puede existir la posibilidad de que los datos de interlocutores y otros campos de cabecera del documento de facturación puedan dar lugar a una partición de factura y los documentos modelo no se puedan facturar de forma colectiva. Algunas causas pueden ser:
- Condición de pago diferente en los pedidos.
- Diferentes pagadores.
- Diferentes fechas de factura.
=> La partición de la factura puede ser dependiente de la posición.
La partición de la facturación puede darse por parametrizaciones del control de copia de la posición, determinando que no se agrupen documentos comerciales para el documento de facturación.
En la tabla VBRK que corresponde a los datos de cabecera de la factura, en el campo VBRK-ZUKRI se utiliza para almacenar estos criterios de partición adicionales.
Los campos que causan una partición se visualizan en el Análisis de la Partición. Este es un elemento que posee el programa de facturación, que permite analizar la determinación de factores que desencadenaron en la partición de los documentos modelo hacia el documento de facturación.
Además, podemos configurar para que el sistema SAP solo cree un documento de facturación por documento comercial. Para esto debemos seleccionar en la rutina de transferencia de datos el valor 3 en el customizing del control de copia (con esta condición se introduce el número del documento modelo en el campo VBRK-ZUKRI).
Análisis de configuración de la clase de factura en el IMG
En el siguiente video se resumen las características principales de configuración de la clase de factura involucradas en el customizing.
En esta lección trataremos la clase de factura.
La clase de factura controla uno de los documentos comerciales más importantes del ciclo SD: la factura. Este elemento nos permitirá definir entre otros elementos:
- La vinculación con el módulo de FI.
- La relevancia para rappel.
- La clase de factura de anulación.
- La determinación de cuentas de mayor.
La configuración de la clase de factura se realiza en la siguiente ruta: Comercial >> Facturación >> Documentos de facturación
>> Definir clase de factura
En esta ruta nos encontramos dos opciones: Definir clases de factura y Verificar parametrizaciones Customizing para clases de factura.
La segunda opción sirve para que el sistema verifique la corrección de las configuraciones para las clases de facturas.
En la primera opción nos lista todas las clases de facturas existentes en SD. Si hacemos doble clic sobre alguna de ellas, nos muestra una ventana con la configuración de la misma. Entre otras opciones podemos ver:
- El rango de números asignado de la clase de factura (Rango Nº Asig. int.).
- Si posee un bloqueo de contabilización para la transferencia de la contabilidad al momento de la grabación (Bloqueo contabiliz.).
- La clase de documento de finanzas (Clase de documento), pudiendo asignarse una clase de documento por clase de factura. Por defecto si este campo está vacío, toma la clase de documentos de finanza RV.
- Si la sociedad y la clase de documento de finanzas lo permite, se puede definir que la contabilización de la anulación se haga en forma de anulación negativa (Contabil.negativa).
- Se puede considerar la relación de sucursales y central dada por el maestro de clientes en el segmento de FI (Sucursal/Central).
- Se puede asignar una clase de vista de factura en cada clase de factura.
- Para que una factura pueda utilizar la gestión de rappel, debemos marcarla como relevante para este procedimiento (Relevant.rappel).
- Se puede también determinar una clase de factura de anulación por cada clase de factura (Cl.factura anulación).
- Dentro de la conexión con finanzas, la clase de documento de facturación permite la asignación de un esquema de cuentas de mayor (DetCta p.CtaMay).
- Para los precios permite una relación de esquema de documentos para tomar un esquema de precios predeterminados (Esquema de documento).
- La clase de factura puede tener definida una clase de mensaje para poder imprimir el documento de facturación (Clase de mensaje).
- Es posible asignar un esquema de interlocutor tanto en la cabecera (Interlocutor cabec.) como en las posiciones de la factura (Interlocutor pos.)
- También podemos definir un esquema de texto para los textos que deseamos incluir o transferir al documento de facturación (Esquema de texto).
Accedemos ahora a la ruta >> Definir rango de números para facturas.
Nos muestra una ventana en la que podemos comprobar que el mantenimiento de intervalos es similar al del documento de ventas. Podemos observar que cada número de intervalo (Nº) tiene asignado un número de rango inicial (Desde Nº) y un número de rango final (A número), y el valor del consumo de números actual del (Cont.rango números), así como el flag de asignación interna o externa de los números de documento (Ext.).