✒️SAP MM Principios Básicos de Estrategias de Liberación

Principios Básicos de Estrategías de Liberación

1- Estrategias de Liberación - Generalidades

Esta funcionalidad de SAP es utilizada cuando se desea establecer un procedimiento de liberación o aprobación de documentos. En el caso de las SolPed se presentan dos opciones de utilización.

1.1 - Liberación individual de cada item del documento: en este caso deben ser aprobados por separado cada uno de los ítems que constituyen el documento, es decir, a nivel de ítems. Este es el más utilizado.

1.2- Liberación simultánea de todo el documento: en este caso son aprobados en forma colectiva o global el total de los ítems, es decir, la liberación se efectúa a nivel cabecera o documento.

Las estrategias están formadas por dos parámetros, a saber:

• Grupo de Liberación: el sistema utiliza la sigla 'R1' para las SolPed, pero puede ser adoptada cualquier otra, o una cantidad variable de grupos de acuerdo a la complejidad requerida para las estrategias.
• Estrategias: se utilizan códigos de dos espacios con combinaciones de letras y números para diferenciar las diversas estrategias.

La estrategia de liberación tiene por objetivo que ante una propuesta de compras mediante una SolPed, exista un mecanismo de aprobación del documento antes de continuar con el proceso. Este proceso consta de 1 o varios ciclos de aprobación y está a cargo de los 'Aprobadores' de acuerdo al customaizing definido.

2- Condiciones Generales

De acuerdo al contenido de cada SolPed, se establecerán diferentes estrategias a fin de otorgar la aprobación a diferentes responsables. Esto se configura en el árbol de liberación. Se podrán definir normas de liberación según las siguientes características:

• Tipo de Imputación
• Grupo de Artículos
• Centro
• Centro de Costo

3- Condiciones de Importes

En el diseño de las Estrategias de Liberación es importante la definición de escalas de importes que determinan los niveles o etapas de aprobación de un documento. Esto implica que puede ser liberado por un solo responsable o si el monto supera un determinado valor, deberá ser liberado por un segundo aprobador con mayor responsabilidad.

4- Condiciones de Aprobación - Requisitos

Cuando el documento tiene 2 o más niveles de aprobación, se pueden presentar dos escenarios diferentes:

4.1- Con definición de requisitos: para aprobar un determinado nivel, es condición necesaria que ya lo haya hecho el inmediato anterior.

4.2- Sin definición de requisitos: cada nivel puede ser aprobado sin necesidad que lo haya hecho el anterior. Los niveles inferiores quedarán relevados de la necesidad de liberar.

5- Estado de la Liberación: afines de indicar a los responsables del estado de liberación del documento, o sea, que nivel ya se encuentra liberado se definen Indicadores de liberación que se asocian a cada nivel y presenta un texto aclaratorio en el documento. Los estado de liberación son: A (sin liberar), B (liberado por Resp. Compras), C (Liberado por Coord.Compras), D (Liberado por Gte. de Área), Z (Documento Liberado).

SAP admite hasta 8 niveles de aprobación como máximo.

6- Niveles de liberación - Ejemplos: definidos los criterios, esto es, asignados determinados campos del documento, cuando se completa la SolPed, SAP intenta obtener una estrategia que coincida con los datos ingresados (Centro, Centro de Costo, Tipo de Material, etc). Toma aquella cuyo rango de valores incluya al importe total del ítem (a mayor importe se requerirán mas responsables para la aprobación de la posición).

Con TRX = ME53N permite la visualización de la Estrategia de liberación de una SolPed.

7- Clasificación - Información de selección: la configuración de las estrategias de liberación es responsabilidad de los Consultores, es muy importante que conozcamos el esquema de estrategia para que satisfagan los requisitos de control y seguridad del departamento.

Los criterios de asignación asociados a la llamada ''Clasificación'' a saber: los códigos de los Centros para los cuales se activa esta estrategia vs el rango de importe.

8- Cuestiones prácticas - Tips: trucos o conocimientos prácticos asociados al uso de estrategia de liberación a saber:

• Si la información del documento no concuerda con ninguna estrategia no estará sujeto a ningún proceso de aprobación.
• Si dos estrategia duplican el criterio de aprobación, siempre será tenida en cuenta una de ellas.
• El criterio de aprobación según el importe puede partir desde un valor 0 (cero) o un valor mínimo, debajo del cual no se requiere aprobación alguna.
• Una SolPed será dada por liberada cuando hayan sido aprobados todos los niveles.
• La definición de las estrategias se realiza desde la parametrización del sistema y puede ser modificada frente a cualquier cambio de las condiciones del negocio.
• Junto con la creación de nuevas estrategias de liberación se requiere la definición de nuevos roles que serán asignados a los usuarios correspondientes, a fin de autorizarlos a liberar los documentos asociados a esas nuevas estrategías.

9- Liberación de Documentos - Procedimiento: cuando una SolPed tiene estrategía de liberación presenta la solapa correspondiente a nivel de ítem donde se observa la siguiente información: Grupo de Liberación, Estrategía de liberación, Indicador de Liberación, Códigos/Niveles de Liberación.

El icono en forma de triangulo en color amarillo, nos indica que ése es el próximo nivel a liberar. Para liberar se utiliza la transacción ME54N. Haciendo un click sobre el triangulo para dar por aprobado el nivel. Se visualizará el tilde verde en el nivel aprobado. Se graba y al pie de la ventana se visualiza el siguiente mensaje: La liberación se ha efectuado con código de liberación xx. Se continua con la liberación de los siguientes niveles. Una vez completada las aprobaciones se continua con la creación de un Pedido de Compra.

10- Pérdida de Liberación: cuando un documento ya se aprobó la estrategia de liberación y se encuentra total o parcialmente liberado, si se modifica algunos de los valores ingresados como: Centro, Centro de Costo, Importes, se pierde la estrategia y hay que volver a aprobar las estratégias con la TRX = ME54N.

También se puede cancelar la aprobación de la estrategia con la TRX = ME54N.