✒️SAP HCM La creación de Capacitaciones

LECCION: CREACION DE CAPACITACIONES

1-EL CATALOGO DE ACTOS

Aquí se realiza la creación y planificación de fechas de eventos para los tipos de eventos del catalogo

Para crear fechas de eventos individuales (con o sin reserva de recursos), se deberá escoger el menú de eventos

Para planificar y programar varios eventos en función de las necesidades de eventos, deberá escoger el menú dinámico de planificación. En este menú se determina la necesidad de un tipo de evento especifico y se planifica la cantidad de eventos que se deberían celebrar para cubrir estas necesidades

CREACION DE EVENTOS SIN RECURSO

TRANSACCION PV11 – CREAR SIN RECURSO

Una vez que ingresamos a la transacción debemos completar los campos de evento o tipo de evento y la fecha de inicio del evento para ingresar a la pantalla de datos. Una vez que se completo los datos, hacer clic en “pantalla de datos”. En esta pantalla indicar la fecha de inicio, la sede y el idioma del evento. Asi mismo se debe especificar si el evento es interno o externo. Se puede indicar el horario para el evento de dos maneras: transferir el horario del tipo de evento o crear su propio horario.

Para crear un horario se dispone de 3 posibilidades:

· Modelo con horario: en este caso se indica el horario elegido dentro de los ya definidos en la sección Creación de horario y el día de la semana que se desea comenzar el curso. Asimismo, se puede elegir la opción de varias fechas, en donde se debe ingresar la cantidad de fechas (total de fechas que componen el evento) y el intervalo (semanas o meses que transcurren entre las distintas fechas de los eventos)

· Horario sin modelo: en este caso se debe indicar la duración en días y en horas, y el día de la semana en que se desea comenzar el curso

· Horario definido por el usuario: en este caso se debe indicar el día de inicio del curso, el n° de día y la sección del día elegido. En el horario definido por el usuario al igual que en el horario con modelo se puede elegir la opción de varias fechas.

Se aconseja la utilización del horario con modelo o horario del usuario ya que permite una mejor gestión de eventos.

CREACION DE EVENTOS CON RECURSOS

Si se crea un acto con recursos, el sistema automáticamente selecciona el atributo interno, puesto que solo se pueden reservar recursos para actos internos

TRANSACCION PV10

2-OPERACIONES DIARIAS

Las operaciones diarias de la gestión de eventos incluyen las tareas y actividades que tienen que ver con inscripciones, por ejemplo:

o Inscribir participación

o Cancelación de participación

o Cambio de participación a otro curso

o Reemplazar participación

o Reserva anticipada de participación

Podremos entonces, inscribir participantes para eventos, realizar reservas anticipadas para un tipo de evento, cambiar participantes a otro curso, sustituir a unos participantes por otros y cancelar inscripciones

CREACION DE PARTICIPANTES POR ACTO O EVENTO

TRANSACCION PV07

CREACION DE PARTICIPANTES POR PARTICIPANTES

TRANSACCION PV08

CORRESPONDENCIA: CONFIRMACION DE INSCRIPCION DEFINITIVA

Dentro del marco de gestión de actos se puede dar salida a diferentes escritos de correspondencia manual

Se utilizan 2 notas de correspondencia: confirmación de inscripción definitiva y confirmación de participación

TRANSACCION PV40

3-TAREAS REPETITIVAS EN GESTION DE EVENTOS

Luego de crear las fechas de un acto y de realizar inscripciones en el mismo, se pueden efectuar las siguientes actividades:

o Bloquear y desbloquear actos para evitar que continue su tratamiento

o Cambiar el estatus planificado a estatus fijado

o Rechazar los actos, si no se recibe un número suficiente de inscripciones antes de una fecha determinada

o Realizar el tratamiento posterior del acto y las calificaciones correspondientes, una vez que el acto se ha celebrado

BLOQUEAR Y DESBLOQUEAR ACTOS

Esta función permite bloquear temporalmente la lista de participantes de un acto para evitar que continúen las inscripciones. Se pueden bloquear los actos internos y externos en estatus planificado o fijado

Cuando se desee permitir de nuevo las inscripciones para el acto, simplemente se debe desbloquearlo.

TRANSACCION PV14

FIJAR ACTOS

Fijar un acto significa que los datos pasan del status planificado al status activo. El sistema propone una lista de participantes definitiva. Dependiendo del número de reservas, los participantes de la lista de espera avanzan hasta que se alcanza la capacidad optima/máxima

Es importante tener en cuenta que la fijación de un acto es irreversible y no puede anularse. Lo mismo pasa con la cancelación de un acto, es por eso que, si se desea simplemente sacar un acto temporalmente de la oferta, se deberá seleccionar la función bloquear

TRANSACCION PV12