✒️SAP FI Gestionar datos maestros de deudores y acreedores

UNIDAD III – 25/07/19

REGISTRACIONES CONTABLES

AR: CUENTAS POR COBRAR

AP: CUENTAS POR PAGAR

AP

Las siglas AP - hacen referencia al término en ingles Account Payable, que se utiliza para identificar la contabilidad de acreedores o cuentas a pagar.

La contabilidad de acreedores abarca la desde la creación del dato maestro de acreedores, la registración de documentos como facturas, notas de créditos o abonos, hasta los pagos y compensaciones.

La contabilidad de acreedores cuenta con programas automáticos como pagos automáticos, reclamaciones, calculo de intereses, correspondencias masivas, reclasificaciones y compensaciones.

En menú de transacciones, la contabilidad de acreedores se encuentra en la siguiente ruta:

• Finanzas
  • Gestión financiera
    • Acreedores

AR

Las siglas AR - hacen referencia al término en ingles Account Receivable, que se utiliza para identificar la contabilidad de deudores o cuentas a cobrar.

La contabilidad de deudores abarca la desde la creación del dato maestro de deudores, la registración de documentos como facturas, notas de créditos o abonos, hasta los pagos y compensaciones.

La contabilidad de deudores cuenta con programas automáticos como pagos automáticos, reclamaciones, calculo de intereses, correspondencias masivas, reclasificaciones y compensaciones.

En menú de transacciones, la contabilidad de deudores se encuentra en la siguiente ruta:

• Finanzas
  • Gestión financiera
    • Deudores

CUENTAS CONTABLES

Término que se refiere a las cuentas contables en que la contabilidad de la Empresa registra cada uno de sus movimientos.

Si bien éste término se asocia con documentos contables, tiene importancia para el Módulo MM en la medida que ciertas actividades, como los Movimientos de mercadería y la Verificación y Registro de la Factura de proveedores tiene impacto en la Contabilidad de la Compañía.

A modo de referencia mencionamos que en la mayoría de los casos, el registro de los documentos mencionados generan documentos contables, en cuyo contenido, más específicamente en las posiciones, se aplican Cuentas de mayor asociadas a la Contabilidad.

Por tratarse de actividades realizadas por no especialistas en Contabilidad, el sistema dispone de recursos para configurar que las cuenta sea asignadas de manera automática en la mayoría de los casos.

LAS CUENTAS ASOCIADAS HACEN DE NEXO ENTRE LA CONTABILIDAD AUXILIAR Y LA CONTABILIDAD GENERAL.

LAS CUENTAS ASOCIADAS SON CUENTAS DE MAYOR: CUENTAS DE MAYOR

Término que se refiere a las cuentas contables en que la contabilidad de la Empresa registra cada uno de sus movimientos.

DEUDORES

Se refiere a los clientes con los que opera una sociedad.

Los clientes o deudores son un dato maestro de la contabilidad FI-AR por medio de los cuales se registran las operaciones de venta, cobranzas y compensaciones.

El nexo entre la contabilidad de deudores y la contabilidad principal es la cuenta asociada que se asigna en el dato maestro del deudor.

Los deudores también son utilizados en el módulo comercial de SD.

ACREEDORES

Se trata de una figura legal a quien solemos llamar "Proveedor". Con él establecemos un vínculo comercial según el cual, él se compromete a entregarnos determinados productos o prestarnos servicios en las condiciones determinadas y nosotros nos obligamos a recibirlos y abonarle lo acordado.

En SAP su utilización se basa fundamente en el módulo MM como la figura a quienes le emitimos los Pedidos y de quienes recibimos la mercadería o los servicios.

Antes de ser aplicados en algún proceso de compras debe tenerse presente actualizar su información en su maestro de datos para luego ser empleado en cualquier documentos que lo incluya.

2-CUENTAS A PAGAR

DATOS MAESTROS

Son registros en SAP que se utilizan en las transacciones. Estos registros no se modifican constantemente y permiten al usuario trabajar de forma más ágil.

Comprende, por lo tanto, una estructura segmentada de datos de acuerdo a las estructuras organizativas creadas en SAP ECC.

Son referidos en los documentos mediante su código, lo que hará referencia a la información completa de los mismos.

Los datos maestros son la fuente de información central para una empresa.

Todos los componentes SAP acceden a estos datos.

Al integrar los datos maestros en objetos de base de datos centralizados puede evitar la redundancia de los datos.

Los componentes SAP utilizan datos de los registros de datos maestros individuales para la mayoría de las transacciones.

Podemos encontrar los siguientes tipos de datos maestros:

• Maestro de clientes
• Maestro de proveedores
• Maestros de materiales
• Maestros de personales
• Maestros de cuentas de mayor
• Maestros de centros de costes
• Etc.
  

SAP provee productos para gestión optimizada de los datos maestros como MDM (Master Data Management). Este producto se licencia de forma separada al ERP.

PARTIDAS ABIERTAS

En SAP se hace referencia con este término a aquellos documentos registrados en el sistema que permanecen impagos o aun no compensados.

Las partidas abiertas pueden ser documentos de cuentas de mayor, de acreedores o deudores, por ejemplo facturas, notas de crédito, anticipos, etc.

En cuentas de mayor se gestionan partidas abiertas en cuentas que requieren análisis entradas y salidas, por ejemplo, Provisión de facturas a recibir, cuentas de impuestos a pagar, cuentas transitorias de bancos.

Las transacciones para compensar partidas abiertas son las siguientes:

• F-03 para compensar cuentas de mayor
• F-44 para compensar acreedores
• F-32 para compensar deudores

En el caso de deudores y acreedores, los pagos y cobros también se denominan compensaciones. MM

Módulo de SAP de Administración de Materiales.

El Módulo denominado MM es aquel que se refiere fundamentalmente a la gestión de materiales, lo que incluirá entre muchas otras actividades, la mencionadas a continuación:

• Mantenimiento del maestro de materiales
• Mantenimiento del maestro de proveedores
• Gestión de adquisición de bienes (materiales)
• Gestión de contratación de servicios
• Recepción de mercadería
• Certificación de servicios
• Registro y Verificación de facturas de proveedores
• Entre muchas otras.

3 – CUENTAS A COBRAR SUB MODULO AR

4 – PROCESOS

II_ CREAR DATOS MAESTROS DE DEUDORES Y ACREEDORES

SD

Módulo de SAP de Ventas y Distribución.

SAP SD se compone de varios componentes también llamados sub-módulos que presentamos a continuación:

SD-BF: Funciones Básicas y Datos Maestros en el procesado de Ventas y Distribución. Así mismo, se subdivide en varios componentes – Precios, Output…

SD-BF: Precios y Condiciones.

SD-BF-EC: Cargos Extra.

SD-BF-CM: Comprobación de Disponibilidad y Requerimientos en Ventas y Distribución. También, Gestión de Créditos y Riesgos.

SD-BF-AS: Clasificación de Materiales.

SD-BF-OC: Determinación de la Producción.

SD-SLS: Ventas

SD-SLS-OA: Planificación de Acuerdos para Proveedores de Componentes.

SD-FT: Gestión de Aduanas

SD-BIL: Facturación y Procesamiento de Pago por Tarjeta

CAS Soporte a Ventas: Venta ayudada por Ordenador

SD-EDI: Intercambio de Datos Electrónicos e Intercambio de Idocs.

LE-SHP: Envíos (Shipping)

LE-TRA: Transportes

SD-IS-REP: Informes y Análisis

Las áreas principales que este módulo cubre son:

Actividades de Pre-venta, incluyendo peticiones y presupuestos.

Procesado de órdenes de venta, incluyendo creación de órdenes de venta (SO).

Tramitación de envíos y generación de la documentación y recibos relacionados.

Facturación, incluyendo documentación relacionada y creación de facturas.

Ventas y Distribución (SD) está integrado y se comunica con otros módulos fundamentales de SAP: FI, CO, MM, PP… Esta integración es uno de los factores que hace que SD sea un módulo complejo. Para que nos hagamos una idea más clara del funcionamiento de este módulo, vamos a describir a continuación un proceso de venta y cómo éste se integra en SD.

* Actividades de Preventa:

La preventa comienza cuando un cliente o un prospect pide información a través de cualquier medio acerca de un producto o servicio ofrecido por la compañía. Esta petición es procesada a través de SAP, dando lugar a la creación de un Documento de Petición o un Documento de Presupuesto.

* Procesado de Órdenes de Venta:

El Documento de Petición que se había creado anteriormente es enviado a nuestro cliente, de tal forma que pueda hacer efectivo su procedimiento de compra. En este punto, el cliente podría querer negociar los términos de pago, precio, fechas o cualquier otro aspecto reflejado en el documento original creado a través de SAP.

* Gestión de Inventario

Tal como ha quedado reflejado en la Orden de Venta y de acuerdo a los deseos del cliente, el producto o servicio debe estar disponible para una fecha concreta. Para llevar esto a cabo, contamos con las siguientes opciones:

Si es un producto, tomarlo del stock disponible en el almacén. En esta fase, el módulo SD podría tener que lanzar órdenes de reubicación de stock entre almacenes.

Lanzar una orden de producción para producir el producto o servicio en las instalaciones de la compañía.

Lanzar una orden de compra del producto a los proveedores de la compañía.

Y es precisamente en este punto donde se produce la integración con los módulos Planificación de la Producción (PP) y Gestión de Materiales (MM).

MM

Módulo de SAP de Administración de Materiales.

El Módulo denominado MM es aquel que se refiere fundamentalmente a la gestión de materiales, lo que incluirá entre muchas otras actividades, la mencionadas a continuación:

• Mantenimiento del maestro de materiales
• Mantenimiento del maestro de proveedores
• Gestión de adquisición de bienes (materiales)
• Gestión de contratación de servicios
• Recepción de mercadería
• Certificación de servicios
• Registro y Verificación de facturas de proveedores
• Entre muchas otras.

1- CREACION DE DATOS MAESTROS

2-DATOS MAESTROS DE ACREEDORES

PARA CREAR DATOS MAESTROS - FK01

FINANZAR

GESTION FINANCIERA

ACREEDORES

DATO MAESTRO

CREAR

3
DATOS MAESTROS DE DEUDORES

LECCION III 29/07/19

VIDEO CREAR DATO MAESTRO CON MODELO

TRANSACCION FK01

NUEVO ACREEDOR

SE SELECCIONA LAS FORMAS DE PAGO

LECCION 4 GESTIONAR DATOS MAESTROS DE DEUDORES Y ACREEDORES

VISUALIZAR DATOS MAESTROS

GRUPO DE CUENTAS

Término que identifica una de las clasificaciones de los proveedores.

Para crear un dato maestro de deudores o acreedores es necesario indicar un grupo de cuentas, el cual tiene las siguientes funciones:

• Determinar el rango de numeración
• Determinar el status campo (qué campos son obligatorios/opciones/ocultos al momento de la creación del dato maestro).
• Si se trata de una cuenta CPD, es decir, de un deudor/acreedor eventual.

2- MODIFICAR DATOS MAESTROS

CUENTAS DE MAYOR

Término que se refiere a las cuentas contables en que la contabilidad de la Empresa registra cada uno de sus movimientos.

Si bien éste término se asocia con documentos contables, tiene importancia para el Módulo MM en la medida que ciertas actividades, como los Movimientos de mercadería y la Verificación y Registro de la Factura de proveedores tiene impacto en la Contabilidad de la Compañía.

A modo de referencia mencionamos que en la mayoría de los casos, el registro de los documentos mencionados generan documentos contables, en cuyo contenido, más específicamente en las posiciones, se aplican Cuentas de mayor asociadas a la Contabilidad.

Por tratarse de actividades realizadas por no especialistas en Contabilidad, el sistema dispone de recursos para configurar que las cuenta sea asignadas de manera automática en la mayoría de los casos.

INDICADORES DE IMPUESTOS _ 30/07/2019

UNIDAD III INTRODUCCION AL CONCEPTO DE DOCUMENTO CONTABLE – CUENTAS POR COBRAR Y CUENTAS A PAGAR 30/07/19

1-CLASES DE DOCUMENTOS

TRANSACCIONES ENJOY

Se refieren a las transacciones que poseen un entorno más simple y ágil para ingresar documentos en SAP.

A continuación brindamos algunos ejemplos de transacciones clásicas que pueden contabilizarse a través de transacciones Enjoy.

3- F-43 >> FB60 >> Registraciones de facturas en cuentas de acreedor

5-

2-CLAVE DE CONTABILIZACION

UNIDAD III - TRANSACCIONES CLASICAS DE CONTABILIZACION DE DOCUMENTOS

1-TRANSACCIONES CLASICAS DE CONTABILIZACION DE DOCUMENTOS

F-02

Se trata de una transacción clásica que se utiliza para la contabilización de documentos.

Esta transacción trae como datos por defecto la clase de documento SA y la clave de contabilización 40 para iniciar la registración con una cuenta de mayor, sin embargo, desde aquí se podrá imputar a cualquier tipo de cuenta, ya sea acreedores, deudores y activos fijos.

La transacción F-02 es igual a la transacción FB01 solo que trae datos propuestos para su registración.

2- FACTURAS DE ACREEDORES

INGRESO DE DOCUMENTOS DE ACREEDORES

TRANSACCION F-43

FINANAZAS

GESTION FINANCIERA

ACREEDORES

CONTABILIZACION

FACTURA GENERAL

Clave de Contabilización

Clave de dos caracteres que determina si una imputación corresponde al Debe o al Haber y si la cuenta a imputar corresponde a cuentas de mayor (S), acreedor (K), deudor (D), activos fijos (A) o materiales (M).

Las claves de contabilización mas comunes son las siguientes:

FECHA BASE

Fecha a partir de la cual se comienzan a contar los días de una condición de pago.

Si bien por defecto, el sistema propone la fecha actual o de registro del documento, ésta puede ser cambiada a fin de adaptarla a las condiciones pactadas con el proveedor o cliente, ya que su impacto es válido en ambos procesos comerciales.

Un detalle poco mencionado es que, frente a la posibilidad que ésta fecha sea modificada, lo cual puede favorecer o perjudicar al interlocutor comercial, suele ser motivo de análisis para los responsable de cada sector y los Auditores.

CENTRO DE COSTO

Término asociado a la subdivisión de la Empresa a los fines de imputar los costos en que se incurre a cada uno de sus sectores o actividades desarrolladas.

Si bien se trata de un concepto contable y su impacto se refleja en otro sector de la gestión de información, es a partir de ciertos documentos originados en el Módulo MM donde se define a cual de los objetos de costo se verá reflejado el gasto en que se incurre al efectuar la adquisición de un bien o la contratación de un servicio.

Normalmente, es en las primeras etapas de un proceso de compras donde se establece este tipo de imputación, es decir, en las Solicitudes de Pedido o Pedidos.

No obstante lo anterior, sólo se verá reflejado su efecto a través del registro de la Recepción de la mercadería y la Factura del proveedor, momento en el cual, se verá efectivizada la mencionada imputación.

3-FACTURA DE DEUDORES

TRANSACCION F-22

FINANZAS

GESTION FIANANCIERA

DEUDORES

CONTABILIZACIÓN FACTURA GENERAL

-

UNIDAD III – TRANSACCIONES ENJOY PARA DEUDORES Y ACREEDORES

1-TRANSACCIONES

FB60

FB65

FV60 / FV65

2-INGRESO DE DOCUMENTOS

VISUALIZACION DE PARTIDAS INDIVIDUALES

2- FBL 1N

CME

Sigla que identifica a las Cuentas de Mayor Especial.

El CME es utilizado para contabilizar en un deudor o acreedor, imputando en una cuenta diferente de la que tiene asociada en su dato maestro. La forma de utilizar una cuenta de mayor especial es por medio del campo IndicadorCME.

Un claro ejemplo de la utilización de los CME son los anticipos, ya que una empresa que entrega un anticipo a un acreedor debe registrarlo en una cuenta de activo, como Anticipos de acreedores y no en la cuenta asociada del acreedor como una disminución del pasivo. Entonces, con solo completar el campo Indicador CME, el sistema registra la operación en SAP bajo la cuenta de anticipos.

2-QUE ES REPORTE LVA

LAYOUT

Término que hace referencia a la distribución de columnas e información en una pantalla de selección (filtrado de información) o salida de un reporte. Suele utilizarse en español con la denominación "disposición".