✒️SAP FI El control de modificaciones y grupos de tolerancia
SAP FI El control de modificaciones y grupos de tolerancia
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CONTROL DE MODIFICACIONES Y GRUPOS DE TOLERANCIA
GRUPO DE TOLERANCIA
En SAP se pueden definir los importes máximos que puede contabilizar cada empleado por medio de la creación de Grupos de Tolerancia.
En los grupos de tolerancia se pueden definir límites máximos para los siguientes conceptos:
- Importe por posición de deudor/acreedor
La moneda en la que se especifican los importes de la moneda local de la sociedad.
Se pueden crear tantos grupos de tolerancia como sean necesarios. Cada usuario puede asignarse a un grupo de tolerancia.
A los usuarios que no han sido asignados a ningún grupo de tolerancia especial se le aplican los valores del grupo de tolerancia “ en blanco “. Este es el grupo de tolerancia por defecto.
Todas las sociedades tienen que tener el grupo de tolerancia por defecto, si no se crea este grupo no se podrán contabilizar movimientos.
CONTROL DE MODIFICAICIONES
Hay muchos campos en SAP que no son modificables luego de que se ha grabado un documento, como las cuentas de mayor, importes, fechas de documento y contabilización, clases de documentos, etc.
Sin embargo, hay muchos campos que si se pueden modificar y dependiendo de las distintas reglas configuradas algunos campos podrán ser modificables. Estas reglas pueden estar predefinidas por el sistema o pueden configurarse por el usuario.
Para poder realizar los cambios mencionados es necesario parametrizar el Control de Modificaciones.
Las modificaciones se dividen en datos de cabecera y datos de posición. En los datos de cabecera solo pueden modificarse el texto de cabecera y la referencia.
Las reglas de modificación de documentos se pueden diferenciar en función de los siguientes criterios:
Clase de cuenta: Permite definir reglas para que clase de cuenta el campo será modificable. Si para deudores, acreedores o cuentas de mayor. Si se deja el campo en blanco será validos para todas las clases de cuentas.
Clase de operación: Las clases de operación solo se utilizan para operaciones especiales en cuentas de mayor, efectos y anticipos. (operaciones con CME).
Sociedad: Si el campo está vacío, se aplica la regla de modificación a todas las sociedades.
El sistema trae predefinidos ciertas condiciones que pueden existir para modificar un campo:
- La posición de documento no se haya compensado.
- El documento no debe ser un abono de una factura.
FB02
Una vez que se ha habilitado el campo para ser posible modificaciones se podrá acceder al documento por medio de la transacción FB02 y realizar las modificaciones pertinentes.
LOG DE MODIFICACIONES
Todas las modificaciones que se realicen en los documentos para los campos habilitados se pueden visualizar con el informe RFBABL00 (Transacción SA38). En este informe, tiene opciones de selección incluyendo la sociedad, los números de documento, el ejercicio, la fecha de modificación y el nombre del usuario de la persona que realiza la modificación.
Cuando los usuarios realizan modificaciones en los documentos, se graba en el log la siguiente información:
- Los valores nuevos y antiguos
- El momento y la fecha de la modificación
VALORES PROPUESTOS
A continuación, describiremos varias opciones que permitirán que el sistema proponga ciertos valores con el objetivo de agilizar la contabilización de documentos.
PARAMETROS EN EL USUARIO
Por medio de la transacción SU01 se administran los datos del usuario. Se especifican sus datos de identificación como nombre, apellido, dirección y se define cuáles son sus roles y perfiles que se le asignan al usuario. Adicionalmente, se puede especificar ciertos valores de propuesta.
Por ejemplo si el usuario trabaja habitualmente con una única sociedad, un único plan de cuentas, una Sociedad CO, todos ellos ( y muchos otros objetos más) pueden definirse como valores propuestos. De esta manera, al momento de contabilizar un documento o completar la pantalla de selección de un reporte en el sistema le propondrá los valores que tenga almacenado en su usuario.
Para poder asignar estos valores se debe de conocer el ID de Parámetro que representa el valor que deseamos proponer. Por ejemplo, el ID de Parámetro para sociedad FI es BUK.
¿ Como conocer el ID de parámetro ?
El ID de parámetro se puede buscar en los datos técnicos de la ayuda del campo que deseamos proponer. Por ejemplo, nos posicionamos en el campo de Sociedad, en cualquier transacción, presionamos F1 para visualizar la ayuda del campo y luego presionando el icono Herramientas. Si en los datos técnicos que nos muestra el icono Herramientas se encuentra el ID de Parámetro entonces podremos ingresarlo en el dato del usuario.
Una vez que conozcamos el ID de Parámetro solo debemos asignarlo a un dato maestro del usuario e ingresarle un valor de propuesta.
Esta tarea la realizan los consultores basis pero los consultores funcionales debemos conocer cuáles son los ID de Parámetros que podemos asignarle a un usuario.
FB00- OPCIONES DE TRATAMIENTO
Existe otra transacción que la administra el propio usuario donde puede completar ciertos datos o valores de propuesta. Parte de esta transacción ya la conocemos y la hemos visto en las Opciones de Tratamiento de las transacciones Enjoy.
Dentro de la transacción FB00 encontramos diversas opciones que puede seleccionar el usuario para visualizar documentos, partidas, valores propuestos al momento de contabilizar, estructura de líneas para los pagos y muchas otras opciones más.
Para conocer las alternativas que presenta esta transacción solo hay que probarlas y operar en el sistema para ver cómo se comportan los cambios.
VALORES PROPUESTOS DEL CUSTOMAZING
En este punto del customazing se permite crear valores propuestos para clase de documentos y clave de contabilización, a fin de facilitar la carga de datos que realiza el usuario al tratar operaciones contables. Estos datos de propuesta se especifican por código de transacción.
Por ejemplo, al contabilizar facturas deudoras se utiliza la clase de documento “DR” y la clave de contabilización “01”. Se pueden almacenar estos datos en el sistema y luego serán propuestos al acceder a la correspondiente transacción OBU1.
PROPUESTA DE EJERCICIO
Esta opción permite definir que se proponga un ejercicio para la función de visualización de documentos y para la función de modificación de documentos. Para ello el sistema usa el ultimo año utilizado por el usuario en la sesión de trabajo.
Esta opción solo es lógica para las sociedades FI que trabajan con rangos de números de documentos dependientes del año.
PROPUESTA DE FECHA VALOR
Durante el registro de posiciones de documento eventualmente será necesario intoducir una fecha valor (habitualmente en las imputaciones relevantes para Tesoreria). En esta opción de menú se podrá especificar, para cada sociedad FI, si debe proponerse la fecha de entrada de datos (CPU) como fecha valor.
CONTROL DE MENSAJES
En muchas ocasiones, mientras estamos operando en el sistema hemos visto que SAP muestra mensajes de diferente tipo. Nos podemos encontrar con las siguientes clases de mensajes:
- Advertencia
Hay determinados mensajes que pueden cambiarse. Por ejemplo, un mensaje de advertencia puede convertirse en un mensaje de error e incluso desactivarse.
Los mensajes están codificados con un área funcional ( generalmente los primeros dos caracteres) y un numero de mensaje.
Podemos encontrar esta parametrización en varios puntos del customazing. A continuación se describe una ruta para acceder.
En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de cómo modificar un mensaje
- Luego accederemos al customazing y completamos con el área funcional que corresponda. Ej. F5
- Por último, se modifica el mensaje completando con el status que deseamos. Al modificar el status podremos determinar si será válido solo para el usuario o para todos (campo en blanco), y además podremos seleccionar el status del mensaje en la transacción del dialogo o en un batch input.
La modificación de los mensajes no se puede aplicar siempre. Hay controles que son claves y que no se puede evitar el mensaje de error. Por ejemplo, si un campo es obligatorio no se puede desactivar el mensaje.
TABLAS IMPORTANTES
T043S Es la tabla que contiene las Tolerancias de grupos de cuentas de mayor.
T043 Es la tabla que contiene la Asignación de los responsables a los grupos de tolerancia.
TBAER Es la tabla que contiene las Reglas de Modificación de documentos.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Ignacio Rafael Herrera Garcia, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Ignacio Rafael Herrera Garcia
Profesión: Contador Público - Mexico - Legajo: HN75U
✒️Autor de: 55 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Soy una persona de facil trato, gusta trabajar en equipo y espero aprovechar este curso para aprender y desarrollar los conocimientos adquiridos en el mismo
Certificación Académica de Ignacio Herrera