✒️SAP S/4HANA FINANCE La contabilidad general

Unidad 2 - Contabilidad General

Introducción

Uno de los principales cambios que tiene SAP S/4 HANA FINANCE es la arquitectura de tablas. Para el usuario final es totalmente transparente al momento de hacer contabilizaciones, ya que no cambia en nada su forma de operar en el sistema. Es importante saber como trabaja SAP para tener todo en memoria y acelerar los tiempos de procesamiento de la información.

1.1 Antiguas tablas de datos

Para un nivel inicial, hablar de tablas de datos es algo técnico y quizás complejo, pero es importante conocer como cambia la estructura de datos con esta nueva versión de SAP.

En el ERP tradicional de SAP, todo movimiento se guarda básicamente en dos tablas, una tabla de cabecera llamada BKPF y una tabla de posiciones llamada BSEG. El nexo entre ambas tablas, es decir, la clave para unir los datos entre ellas son los campos Sociedad, Número de documento y Ejercicio. A su vez, hay otras tablas, algunas que son índices de la tabla BSEG, por ejemplo, las tablas BSID/BSIK que contienen solo las partidas abiertas de deudores/acreedores y las tablas BSAD/BSAK que contienen solo las partidas compensadas de los deudores/acreedores.

También hay tablas de totales como la FAGLFLEXT, que va sumarizando los movimientos por sociedad, cuenta de mayor, ejercicio y periodo y es la que permite obtener balances o reportes de sumas y saldos. Todas las transacciones de balances, se preparan partiendo de las tablas de totales. En cambio, los reportes de partidas individuales utilizan las tablas de detalle como la BSEG.

El hecho de que existan tantas tablas en la versión que conocemos de SAP, hace que haya algunas tareas técnicas de reconciliación, ya que podría pasar que no todos los movimientos de las tablas de detalle hayan impactado también en la tabla de totales. Al existir una única tabla de movimientos, el sistema se vuelve mas eficiente.

1.2 Tabla "ACDOCA" - Diario Universal

El diario universal es la base para la generación de la nueva contabilidad integral en SAP S/4 HANA Finanzas. Esta tabla cambia el juego con respecto a la reconciliación y la transparencia, permite una navegación fluida y un mejor reconocimiento de los datos financieros. El nuevo diario universal armoniza los datos sin redundancia de almacenamiento que sirve a la contabilidad general (G/L), contabilidad de gestión/control (CO), contabilidad de activos fijos (AA), y la gestión de materiales (MM).

Datos

ACDOCA. De forma similar a la eliminación de vistas materializadas redundantes, SAP S/4 HANA Finance proporciona vistas de compatibilidad que brindan acceso transparente a las tablas individuales obsoletas, ofreciendo así una ruta sin interrupciones para el innovador Diario Universal.

1.3 Integración FI/CO

• FI y CO unifican muchos de sus datos y operaciones
• En SAP ECC, todo movimiento que se realiza en FI e impacta en un objeto de costo, debe llegar al módulo CO, y por supuesto CO tiene sus propias tablas de cabecera, detalles y totales
• Muchos de los datos se repiten en ambas tablas, porque son necesarios en ambos módulos, por ejemplo, fechas, sociedades, monedas, centro de costos, cuentas de mayor, etc. Esto hace que haya redundancia de datos, que ocupen mas lugar, y que se utilice mas tiempo para actualizar todas las tablas que existen actualmente
• Para verificar que haya integridad entre FI y CO, en SAP hay transacciones de reconciliación que garantizan que ningún movimiento se haya perdido en la actualización

La nueva arquitectura del Diario Universal combina todos los componentes en una contabilidad general, manteniendo las respectivas cualidades de los módulos al reunirlos en un sistema con nuevas capacidades.

La nueva tabla "ACDOCA" proporciona una integración perfecta entre las transacciones y el análisis de datos, optimiza y elimina los tiempos de procesos y los esfuerzos de reconciliación de datos durante un periodo de cierre.

2 Creación de las cuentas de mayor

Datos

Módulo CO. Son las siglas con las que se identifica al Módulo SAP de Controlling. CO es el módulo del sistema SAP encargado de la planificación Contable de las Empresas. CO pertenece al sector de módulos financieros de SAP, otros módulos financieros más comúnmente utilizados de SAP son FI (Finanzas) y TR (Tesorería). La principal tarea de este módulo SAP CO es la planificación contable, permitiéndole a las empresas que lo utilizan gestionar claramente su estructura de costos y ayudarle en la gestión de tomar decisiones relacionadas con los mismos.

El Módulo CO permite conocer y analizar la contabilidad interna o de gestión. A nivel organizacional, hay una sociedad CO que puede tener asignadas varias sociedades FI.

El nexo entre ambos módulos es la cuenta de mayor desde el lado de Finanzas y la clase de costo del lado de Controlling.

Datos

Sociedad CO. También conocida como Área de Controlling o Controlling Area, es la unidad organizatica mas alta de contabilidad de costos, tiene como fin consolidar resultados operacionales de varias sociedades FI.

Clase de Costo. Es la vinculación entre los módulos CO y FI y representa los costos planificados o reales. La clase de costo primaria debe tener la misma codificación que la Cuenta de Mayor y puede crearse solo si primero se ha creado la cuenta de mayor en el plan de cuentas. Esto significa que cada vez que se imputa a una cuenta de mayor que a su vez es una clase de costo, el sistema solicitará un objeto de costo relevante para la contabilidad de costos, por ejemplo, un centro de costo, un centro de beneficio o una orden de costos.

Clase de costo primaria. Son objetos de coste dentro del Controlling, que se identifican unívocamente con los conceptos de gasto/ingreso del plan de cuentas de la empresa. Una clase de coste primaria, por lo tanto, es la representante de una cuenta contable dentro de la contabilidad de costos, identificándose con el mismo código de la cuenta de mayor.

Cuenta de Mayor. Término que se refiere a las cuentas contables en la que la Contabilidad de la Empresa registra cada uno de sus movimientos.

La novedad con S/4 HANA Finance es que desaparece la clase de costo y se unifica en un único dato maestro que es la Cuenta de Mayor. Se seguirá utilizando la Transacción "FS00" pero se agregarán algunos campos adicionales que son relevantes para CO.

2.1 Transacción KA01 - Clases de Costos

Crear una clase de costos es muy sencillo, simplemente se elegía la cuenta de mayor e ingresar una fecha de validez y acceder a la siguiente pantalla donde el sistema ya mostraba la descripción de la clase de costo, ya que es la misma descripción de la cuenta de mayor.

A la clase de costos, lo único que había que agregarle era el "Tipo de Clase de Costos" y las opciones mas importantes eran las siguientes:

• "1" Costes primarios/ingresos: se refieren a los costos que originan pérdidas, por ejemplo, los gastos
• "11" Ingresos: se refieren a las cuentas de ingresos o ganancias, por ejemplo, ventas
• "12" Reducción de ingresos: se refieren a los conceptos que reducen los ingresos, por ejemplo, los descuentos o bonificaciones en las ventas

2.2 Transacción FS00 - Cuenta de Mayor

Esta transacción sufre un ligero cambio ya que se agrega el tipo de clase de costo en el segmento "Plan de cuentas".

Básicamente lo que cambia es que antes teníamos dos "radio button" para elegir entre "Cuenta de Beneficios" o "Cuenta Balance", pero ahora, esa parte se reemplaza por una lista de opciones desplegables con los siguientes valores:

• "N - Gastos e Ingresos no empresariales". Se refiere a las cuentas de resultados (antes identificadas como Cuentas de Beneficio) que no son relevantes para la contabilidad de costos
• "P - Costos primarios o ingresos". Son las cuentas de resultados, que a su vez, son una clase de costo
• "S - Costes secundarios". Es una clase de costo que antes existía solamente en el módulo de CO y se utilizaba para hacer distribuciones y subrepartos de costos. Estas cuentas ahora si se consideran Cuentas de Mayor
• "X - Cuentas de balance". Son las cuentas patrimoniales que utilizamos habitualmente en el módulo de Finanzas

2.3 Transacciones de Clases de costo

Para el módulo de CO, en la antigua ruta de acceso a la transacción de clase de costo, se reemplazaron las viejas transacciones por la nueva, que sería la transacción "FS00".