✒️SAP PM / La visión general de los procesos de SAP PM Por Juan Lesmes Gomez

La visión general de los procesos de SAP PM

1. Mantenimiento de Planta para activos técnicos

El mantenimiento de planta dentro de SAP PM permite gestionar los procesos relacionados con los activos técnicos de una compañía, incluyendo actividades de mantenimiento correctivo y preventivo.

Estos procesos deben implementarse de manera integrada con las demás áreas de la empresa dentro de una implementación completa del ERP, debido a que el mantenimiento está relacionado con diferentes procesos administrativos, financieros y operativos.

El ciclo de vida de un activo técnico puede dividirse en diferentes etapas:

Planificación de la inversión → Definición del proyecto → Selección de proveedores → Ejecución del proyecto → Mantenimiento de planta → Abastecimiento externo → Baja del activo → Gestión de desempeño

2. Ciclo de vida de un activo técnico

a) Planificación de la inversión

Es la etapa inicial donde se recopila información necesaria para proyectos de inversión planificados.

Incluye actividades como:

Recolección de información del proyecto, análisis y evaluación de riesgos, distribución de riesgos y asignación del presupuesto.

El objetivo es establecer las condiciones iniciales para desarrollar correctamente una inversión relacionada con activos técnicos.

b) Definición del proyecto

En esta fase se establecen las características principales del proyecto.

Incluye:

Definición del alcance, estructura del proyecto y planificación de tiempos.

Permite determinar qué actividades deben ejecutarse, los recursos involucrados y la organización del proyecto.

c) Selección de proveedores

Comprende las actividades necesarias para elegir los proveedores que participarán en la ejecución del proyecto.

Incluye:

Proceso de licitación o selección, elección del proveedor y creación de órdenes de compra o contratos marco.

Esta etapa permite garantizar la disponibilidad de materiales, servicios y recursos necesarios.

d) Ejecución del proyecto

Durante esta fase se desarrolla el proyecto según la planificación establecida.

Incluye:

Planificación, seguimiento y monitoreo de las diferentes fases, además del intercambio de documentos durante la ejecución.

El objetivo es controlar el avance y asegurar que el proyecto cumpla con los objetivos definidos.

e) Mantenimiento de Planta

Es la etapa donde se realiza la gestión directa del mantenimiento del activo técnico.

Comprende:

Estructuración técnica de los activos, planificación de tareas de mantenimiento, asignación de recursos, registro de actividades realizadas y control de costos asociados.

También considera la importancia de mantener un ambiente de trabajo seguro durante la ejecución de las actividades.

f) Abastecimiento externo

Permite gestionar recursos adquiridos externamente para apoyar las actividades de mantenimiento.

Incluye:

Servicios externos, materiales externos y gestión estratégica de relaciones con proveedores.

Esta etapa permite complementar los recursos internos de la organización.

g) Baja del activo

Corresponde al proceso de retiro o eliminación del equipo cuando finaliza su vida útil o deja de ser requerido.

Incluye:

Definición del retiro del activo, eliminación adecuada del equipo y garantía de seguridad para los empleados.

h) Gestión del desempeño

Permite monitorear el funcionamiento del activo desde una perspectiva operacional y financiera.

Busca evaluar el comportamiento del activo y obtener información útil para mejorar la gestión y toma de decisiones.

3. Clases de mantenimiento planificado

El mantenimiento de un sistema técnico comprende tres actividades principales:

Inspección

Tiene como objetivo determinar la condición actual del activo.

Permite conocer el estado real del equipo y detectar posibles necesidades de intervención.

Mantenimiento

Busca conservar el activo en una condición adecuada o esperada.

Incluye actividades preventivas orientadas a mantener la disponibilidad y funcionamiento del equipo.

Reparación

Tiene como finalidad recuperar el activo hasta alcanzar nuevamente la condición esperada.

Se aplica cuando el equipo presenta fallas o pierde sus condiciones normales de operación.

4. Actividades técnicas relacionadas con mantenimiento

Además de las actividades propias del mantenimiento de planta, existen otras actividades técnicas que pueden gestionarse utilizando herramientas similares de planificación y procesamiento de órdenes.

Entre ellas se encuentran:

Modificación o construcción, limpieza, revisiones, ensamblaje de piezas y asistencia a la producción.

Aunque algunas no pertenecen directamente al mantenimiento de planta, pueden requerir una planificación organizada y seguimiento mediante órdenes de mantenimiento.

5. Estrategias de mantenimiento

Durante la ejecución de actividades de mantenimiento pueden utilizarse diferentes estrategias con el objetivo de:

• Optimizar la disponibilidad del activo.
• Reducir riesgos de interrupciones.
• Disminuir costos asociados al mantenimiento.

La estrategia seleccionada dependerá de las características del activo, sus condiciones de operación y las necesidades de la organización.

6. Integración del mantenimiento de planta

El mantenimiento de planta no funciona como un proceso aislado dentro de una compañía.

La ejecución de actividades de mantenimiento está relacionada con diferentes áreas del negocio, por lo que SAP PM cuenta con integración con otros módulos y procesos.

Las principales integraciones incluyen:

Gestión de materiales (MM): relacionada con materiales, repuestos y abastecimiento necesarios para ejecutar mantenimientos.

Controlling (CO): permite gestionar información relacionada con costos y control financiero del mantenimiento.

Contabilidad financiera (FI): relacionada con registros contables derivados de las actividades realizadas.

Gestión de activos fijos (FI-AA): permite relacionar el mantenimiento con la administración de activos de la compañía.

7. Integración con otros procesos SAP

Además de las integraciones principales, el mantenimiento puede relacionarse con otros componentes de SAP como:

Producción (PP) y gestión de recursos humanos (HCM): permiten considerar aspectos productivos y disponibilidad del personal.

Gestión de proyectos de inversión (PS): relacionada con proyectos donde intervienen activos técnicos.

Gestión de Real Estate: relacionada con administración de espacios e inmuebles.

Gestión de fondos y Joint Ventures: permiten integrar información financiera y administrativa asociada a diferentes modelos organizacionales.

8. Importancia de SAP PM dentro de la organización

SAP PM permite administrar el ciclo completo de los activos técnicos, desde su planificación e instalación hasta su mantenimiento, seguimiento y retiro.

La integración con otras áreas permite que las actividades de mantenimiento tengan una visión completa dentro del negocio, considerando:

Activos técnicos, materiales, costos, producción, recursos humanos y proyectos.

El objetivo principal es asegurar la disponibilidad de los activos, controlar los recursos utilizados y mejorar la eficiencia de los procesos de mantenimiento.