✒️SAP MM / Principios Básicos de Estrategias de Liberación Por Rafael Marrero

Principios Básicos de Estrategias de Liberación

Esta funcionalidad de SAP permite definir procedimientos de liberación o aprobación de documentos. En el caso de Pedido se presenta una única opcion de utilización.

Liberación simultánea de todo el documento: son aprobados en forma colectiva o global todos los ítems, es decir, la liberación se efectúa a nivel de cabecera o documento.

Queda excluida, de manera obvia, la liberación por ítems. La razón, el pedido es el documento enviado al Proveedor, por lo que debemos estár seguros y dispuestos de requerir la adquisición de la totalidad de los productos incluidos en el pedido. Origina que solo exista una única manera de continuar con el proceso mediante la liberación del pedido en su totalidad.

Si se desiste de la compra de uno de los productos, será necesario la eliminación de éste del documento antes de ser aprobado y enviado al proveedor.

Las estrategias están formadas por dos parámetros:

Grupos de liberación: el sistema utiliza la sigla "R2" para los Pedidos, pero puede ser adoptada cualquier otra, o una cantidad de grupos de acuerdo a la complejidad requerida para las estrategias.

Estrategias: se utilizan códigos de dos espacios con combinaciones de letras y números para diferenciar las diversas estrategias.

La idea es que frente a una propuesta de compra, exista un mecanismo de aprobación del mismo antes que sea enviado al proveedor escogido. Este procedimiento implicará la intervención de uno o varios ciclos de aprobación, a cargo de los "aprobadores", los que participarán de acuerdo a pautas establecidas que veremos a continuación.

Condiciones generales

En el diseño de las estrategias de liberación se tienen en cuenta los criterios según los cuales, se agrupan y asignarán los documentos a aprobar Esto quiere decir que de acuerdo al contenido de cada pedido, se establecerán diferentes estrategias a fin de otorgar la aprobación a diferentes responsables.

Se pueden establecer normas de liberación segun las siguientes caracteristicas:

Tipo de documento

Grupo de Compras

Grupo de Artículos

Centro

Ejemplos:

Se establece que cada equipo de compradores tendrá el o los responsables propios para la liberación de documentos. De acuerdo a este criterio sería que las estrategias estuvieran agrupadas o clasificadas por Grupo de Compras

Se determina un sistema de compras descentralizadas donde cada Centro se encarga de gestionar la adquisición de bienes y contratación de servicios. El criterio a adoptar para las estrategias, sería de acuerdo a los Centros que generaron el proceso.

Tratandose de una empresa cuya actividad implica la adquisición habitual de materiales asociados a especificaciones técnicas, sería convenientes que la aprobación estuviera a cargo de responsables de formación técnica. Basado en esto, podría determinarse las estrategias según los Grupos de Articulos de manera de asegurar que cada aprobador reciba Pedidos con materiales correspondientes a su especialidad.

Se pueden pensar de manera similar en otros criterios para definir la clasificación de las estrategias.

Es importante entender y a tener en cuenta al definir criterios de aprobación. Si utilizamos como criterios un dato de cabecera (grupo de compras, tipo de documento, etc) no tendremos problema ya que sólo un valor será ingresado.

En cambio si utilizamos un dato de los ítems como criterio, es posible que recibamos un toque de atención de Auditoria, ya que estaremos obligados a usar el mismo en todas las posiciones del documento, ya que de lo contrario SAP no podrá determinar una estrategia que satisfaga el documento y podrá ser utilizado sin el proceso de aprobación.

Condiciones de importes: un criterio fundamental y obligatorio en el diseño de las Estrategias de Liberación será la definición de escalas de importes que determinan los niveles o etapas de aprobación de un documento.

El valor de referencia para la determinación de la estrategia será el "Valor total del Pedido" el cual veremos en la solapa de "Condiciones" de la cabecera.

Para un cierto importe total del Pedido debera ser liberado por un sólo responsable, mientras que si el importe supera un documento valor, deberá ser liberado por un segundo aprobador con mayor responsabilidad que el anterior, y así sucesivamente.

Es necesario que al momento de definir los rangos de importes a aplicar las estrategias, los rangos deben complementarse, no superponerse ni dejar bandas descubiertas.

Condiciones de Aprobación - Requisitos

Cuando un documento presenta dos o mas niveles de aprobación, se pueden presentar dos escenarios diferentes.

Con definición de requisitos: para aprobar un determinado nivel, es condición necesaria que ya lo haya sido el inmediato anterior.

Sin definición de requisitos: cada nivel puede ser aprobado sin necesidad que lo haya hecho el anterior. Los niveles inferiores quedarán relevados de la necesidad de liberar.

En el esquema, se establece que el nivel "11" podrá aprobar despues que lo haya hecho el "10" mientras que el "12" podrá hacerlo a condición que hayan sido liberado los dos niveles anteriores.

Indicadores de liberación: a fin de simplicar las indicaciones a los responsables del estado de liberación del documento, esto es, que nivel ya que se encuentra liberado (y por tanto, cuales restan) se definen indicadores de liberación que se asociarán a cada nivel y presentarán un texto aclaratorio en el documento.

En el esquema que lo acompaña se presentan una posibilidad de definición de indicadores, donde se observan las leyendas o indicadores que se recibiría al visualizar el documento, segun su estado de aprobación y las condiciones de liberación que deben cumplirse para la alcanzar cada indicador.

Transacción ME23N: utilizamos esta transacción para acceder a la visualización de la Estrategia de liberación de un Pedido mediante la solapa "Estrategia liberación" en la Cabecera del mismo.

Definidos los criterios, esto es, asignados determinados campos del documento, al completar el Pedido y verificar los datos con el botón correspondiente, SAP intenta obtener una estrategia que coincida con los datos ingresados (Centro, Grupo de Compras, Tipo de Material, etc)

Toma aquella cuyo rango de valores incluya al importe total del documento (a mayor importe se requerirán mas responsables para la aprobación)

Clasificación - Información de selección

Los datos ingresados hasta aquí determinan la estructura de las estrategias, el punto a tratar ahora, será el sitio donde indicaremos a SAP que datos debe contener el documento para que la estrategia sea capturada y asignada al mismo.

La configuración de esta sección es parte de las responsabilidades de los Consultores, porque puedes ser el responsable de diseñar el esquema de estrategias que satisfagan requisitos de control y seguridad del Departamento de Compras.

En la llamada "Clasificación" es decir, los criterios de asignación de estrategias, se ingresan en la parametrización de SAP los datos que serán tomados como referencia para asignar la Estrategia de liberación correspondiente, en este caso, según los Grupos de Compra.

TIPS:

Si la información del documento no concuerda con ninguna estrategia no estará sujeto a ningun proceso de aprobación.

Si dos estrategias duplican el criterio de aprobación, siempre será tenida en cuenta una de ellas.

El criterio de aprobación según el importe puede partir desde un valor 0 o un importe minimo, debajo del cual no se requiere aprobación alguna.

Un pedido será dado por liberado (y poder continuar el proceso de compra) cuando hayan sido aprobados todos los niveles (sobre todo, el último)

La definición de las estrategias se realiza desde la parametrización del sistema y puede ser modificado frente a cualquier cambio de las condiciones del negocio.

Junto con la creación de nuevas estrategias de liberación se requiere la definición de nuevos roles que serán asignados a los usuarios correspondientes, a fin de autorizarlos a liberar los documentos asociados a esas estrategias.

Liberación de Documentos - Procedimiento

Transacción ME29N: utilizamos la transacción ME29N para acceder a la herramienta de SAP para la liberación de Pedidos.

Cuando un Pedido está sujeto a alguna estrategia de liberación, presenta la solapa correspondiente a nivel de cabecera.

Donde se observa la siguiente información:

Grupo de liberación "R2"

Estrategia de liberación "12"

Indicador de Liberación "A"

Códigos / Niveles de Liberación "10", "11", "12"

El color amarillo nos indica el próximo nivel a liberar, mientras que los restantes aún faltan procesar.

Se observa un símbolo a la derecha del nivel a liberar, que permitirá mediante un click sobre él, dar por aprobado el nivel.

En el esquema se pone de manifiesto un simbolo que da por aprobado el nivel "10" e indica que el "11" es el siguiente, recibiendose el mensaje correspondiente a la liberación del código mencionado. Para completar la tarea, el documento deberá ser guardado.

Ingresando nuevamente deberemos continuar con los niveles restantes hasta lograr la aprobación completa del documento.

Con este ultimo paso, el documento ha quedado completamente aprobado para ser utilizado como referencia para un Pedido de Compra, tal como indican los símbolos y el "Indicador de Liberación"

Perdida de la liberación:

Cuando un documento que ya tiene asignada una estrategia de liberación y se encuentra total o parcialmente liberado, puede perder ese estado si se modifica alguno de los valores a los cuales está sujeta la estrategia, por ejemplo, Centro, Grupo de Compras, Importes, etc.

Es este caso, deberá ser liberado nuevamente desde el primer nivel.

Por otra lado, de manera similar a como fuera liberado el documento mediante la transacción "ME29N", la misma permite la cancelación de la aprobación con un procedimiento similar al utilizado anteriormente.

Liberación colectiva:

Transacción ME28, utilizaremos la transacción mencionada para acceder a la herramienta de SAP para la liberación colectiva de Pedidos, es decir, obtener un listado de aprobaciones pendientes para el usuario que lo ejecuta y dispone de los recursos que permiten dicha actividad.

Deberá ingresar en la transacción "ME28" indicar el "Codigo de Liberación" correspondiente, y si fuera necesario alguna condición de filtro.