ESTRATEGIAS DE LIBERACIÓN - GENERALIDADES
Esta funcionalidad de SAP permite definir procedimientos de liberación o aprobación de documentos. En el caso de los Pedidos (a diferencia de la SolPed) se presenta una única opción de utilización:
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> LIBERACIÓN SIMULTÁNEA DE TODO EL DOCUMENTO: En este caso, son aprobados en forma colectiva o global todos los ítems, es decir, la liberación se efectúa a nivel de Cabecera o documento.
*Por tanto, queda excluida la opción de liberar los ítem individualmente. La razón es: El Pedido es el documento de SAP que es enviado al Proveedor, por lo cual, debemos estar dispuestos y seguros (y por consiguiente, con la aprobación correspondiente) de requerir la adquisición de la totalidad de los productos incluidos en el mismo.
*Si se desistiera de la compra de algún producto, este deberá ser eliminado del documento antes de ser aprobado y enviado al proveedor.
Las Estrategias están formadas por dos parámetros:
- Grupos de Liberación: El sistema utiliza la sigla "R2" para los Pedidos (puede ser adaptada a cualquier otra).
- Estrategias: Se utilizan códigos de dos espacios con combinaciones de letras y números.
CONDICIONES GENERALES
En el diseño de las Estrategias de Liberación se tienen en cuenta los criterios según los cuales, se agruparán y asignarán los documentos a aprobar.
Pueden establecerse normas de liberación según las siguientes características:
- Tipo de Documento.
- Grupo de Compras.
- Grupo de Artículos.
- Centro.
*Si utilizamos como criterio un dato de cabecera (Grupo de Compras, Tipo de documento, etc.)., no tendremos problema ya que sólo un valor será ingresado.
¿Qué pasaría al adaptar un dato de los ítems como criterio (Centro, Tipo de Artículo, etc.)? -> Estaremos obligados a usar el mismo en todas las posiciones del documento... Ya que de lo contrario SAP no podrá determinar una estrategia que satisfaga el documento.
CONDICIONES DE IMPORTES
Definición de escalas de importes que determinan los niveles o etapas de aprobación de un documento.
-> El valor de referencia para la determinación de la estrategia será el "Valor total del Pedido", el cual veremos en la Solapa de "Condiciones" de la cabecera.
CONDICIONES DE APROBACIÓN
Cuando un documento presenta dos o más niveles de aprobación, se pueden presentar dos escenarios:
- Con definición de requisitos: Para aprobar un determinado nivel, es condición necesaria ya que lo haya sido el inmediato anterior.
- Sin definición de requisitos: Cada nivel puede ser aprobado sin necesidad que lo haya hecho el anterior. Los niveles inferiores quedarán relevados de la necesidad de liberar.
INDICADORES DE LIBERACIÓN
Se definen indicadores de liberación a cada nivel:
- "A" Sin liberar.
- "B" Liberado por Resp. Compras.
- "C" Liberado por Coord. Compras.
- "D" Liberado por Gte. de Área.
- "Z" Documento Liberado.
CLASIFICACIÓN - INFORMACIÓN DE SELECCIÓN
Sitio donde indicaremos a SAP qué datos debe contener el documento para que la estrategia sea capturada y asignada al mismo.
En la llamada "Clasificación" (Criterios de asignación de Estrategias), se ingresan en la parametrización de SAP los datos que serán tomados como referencia para asignar la Estrategia de Liberación correspondiente, en este caso, según los "Grupos de Compra".
CUESTIONES PRÁCTICAS - TIPS (SolPed)
- Si la información del documento no concuerda con ninguna estrategia no estará sujeto a ningún proceso de aprobación.
- Si dos estrategias duplican el criterio de aprobación, siempre será tenida en cuenta una de ellas.
- El criterio de aprobación según el importe puede partir desde un valor 0 (cero) o un importe mínimo, debajo del cual no se requiere aprobación alguna.
- Un pedido será dado por liberado cuando hayan sido aprobados todos los niveles.
- La definición de las estrategias se realiza desde la parametrización del sistema y puede ser modificado frente a cualquier cambio de las condiciones del negocio.
- Junto con la creación de nuevas estrategias de liberación se requiere la definición de nuevos roles que serán asignados a los usuarios correspondientes, a fin de autorizarlos a liberar los documentos asociados a esas estrategias.
LIBERACIÓN DE DOCUMENTOS - PROCEDIMIENTO
Cuando un Pedido está sujeto a alguna Estrategia de Liberación, presenta la solapa correspondiente a nivel de Cabecera:
- Grupo de Liberación ("R2").
- Estrategia de Liberación ("12").
- Indicador de Liberación ("A").
- Códigos / Niveles de Liberación ("10" / "11" / "12").
*El símbolo amarillo nos indica el máximo nivel a liberar, mientras que los restantes aún falta procesar.
-> Transacción "ME29N" (Liberación de Pedidos).
- Se observa un símbolo a la derecha del nivel a liberar, que permitirá mediante un click, dar por aprobado el nivel (Y así sucesivamente).
- Con éste último paso, el documento ha quedado completamente aprobado para ser utilizado como referencia para un Pedido de Compra, tal como lo indican los símbolos y el "Indicador de Liberación".
PÉRDIDA DE LIBERACIÓN
Cuando un documento que ya tiene asignada una estrategia de liberación se encuentra total o parcialmente liberado, puede ser ese estado si se modifica alguno de los calores a los cuales está sujeta la estrategia, por ejemplo: Centro, Grupo de Compras, Importe, etc.
*En este caso deberá ser liberado nuevamente desde el primer nivel.
Por otro lado, de manera similar a como fuera liberado el documento mediante la transacción "ME29N", la misma permite la cancelación de la aprobación con un procedimiento similar al utilizado anteriormente.
LIBERACIÓN COLECTIVA
El operador podrá recibir un listado de Pedidos pendientes de aprobación con la estrategia para la cual él es el responsable.
- Transacción "ME28" (Liberación colectiva de Pedidos). Es decir, obtener un listado de aprobaciones pendientes para el usuario que lo ejecuta y disponer de los recursos que permiten dicha actividad.
-> Debemos ingresar a la "ME28" , indicar el "Código de Liberación" correspondiente, y si fuera necesario alguna condición de filtro.
Estas son diversas funcionalidades que dispone SAP para visualizar la información de los Pedidos, estrategias, etc.:
- Visualización de las Estrategias.
- Pedido con nivel liberado y pendiente del segundo.
- Eliminar la liberación aplicada - Procedimiento.