Principios básicos de estrategias de liberación
Generalidades
La función de liberación en SAP permite definir los procedimientos de liberación del documento. En los pedidos a diferencia de la solped se presenta esta única opción:
- Liberación simultánea de todo el documento: Se aprueba de forma colectivas todos los ítems lo que quiere decir que se efectuará la liberación de cabecera o documento.
La estrategia están formadas por dos parámetros:
- Grupos de liberación: El sistema utiliza la sigla R2 para agrupar los pedidos
- Estrategias: Se usa un código con combinación de letras y números para diferenciar las estrategias.
Condiciones generales
De acuerdo al contenido de cada pedido, se establecerán diferentes estrategias a fin de otorgar la aprobación a diferentes responsables
Se asignaran diferentes estrategias según las siguientes características:
- Tipo de documento
- Grupo de compras
- Grupo de artículos
- Centro
Ejemplo:
- Cada equipo de compradores tendrá los responsables propios para la liberación de documentos. Estrategias agrupadas por grupos de compra
- Sistema de compras descentralizada donde cada centro se encarga de gestionar sus adquisiciones. Estrategia será de acuerdo al los centros
- Aprobación a estará a cargo de los responsables. Estrategia según los Grupos de artículos.
Condiciones de importes
Definición de escalas de importe que determinan los niveles o etapas de aprobación. El valor del importe determina la cantidad de aprobaciones que estén sujetas al documento.
Requisitos
Cuando se presentan varios niveles de aprobación para un documento se pueden dar dos escenarios:
- Con definición de requisitos: Es condición necesaria que ya haya sido aprobado con anterioridad
- Sin definición de requisitos: Cada nivel puede ser aprobado sin que haya sido aprobado con anterioridad.
Cada nivel según su posición puede ser aprobado habiendo ya sido liberado los niveles anteriores:
Indicadores de liberación
Los indicadores de liberación son estados del documento donde podemos ver cada nivel del documento
Niveles de liberación
Ingresamos a la transacción ME23N para visualizar un pedido y ver la estrategia de liberación. SAP permite hasta 8 niveles de aprobación en un documento. Entre mayor sea el valor del importe mas estrategias tendrá el documento:
Clasificación
Información de selección
Esta clasificación es especial responsabilidad de los consultores y allí determinaran los criterios de asignación de la estrategia esto quiere decir que le indicaremos a SAP los datos que debe contener el documento para que la estrategia sea capturada.
Para tener en cuenta
- La información del documento debe coincidir con la estrategia si no este no esta en proceso de aprobación
- El importe puede partir de un valor 0
- Un pedido será liberado cunado haya sido aprobado por todas las partes
- En la parametrización se definirá la estrategia de liberación y este puede ser modificado ante cualquier cambio de las condiciones del negocio.
Liberación de documentos
Procedimiento
Cuando un documento Pedido cuente con alguna estrategia de liberación se presentara la solapa de "estrategia de liberación" en la cabecera:
Allí se encuentran los siguientes datos:
- Grupo de liberación R2
- Estrategia de liberación 12
- Indicador de liberación A
- Código - Niveles de liberación
Con la transacción ME29N ingresamos a la herramienta de SAP para liberar pedidos allí veremos los aprobaciones pendientes:
cuando ya sea aprobado por todos los responsables se vera así:
Perdida de liberación
Se puede perder el proceso de liberación cuando se modifica algún valor o dato sujeto del documento devolviendo nuevamente el proceso de liberación.
Liberación colectiva
Con la transacción ME28 podemos liberar colectivamente un pedido, allí debemos ingresar el código de liberación donde accederemos al los pedidos pendientes de aprobación.
Visualización de estrategias
En la visualización vemos los datos relacionados a la estrategia y los grupos pertenecientes al documento.
Eliminar la liberación aplicada
Procedimiento
Al ingresar por la transacción de liberación ME28 y al colocar el código de liberación se señala el icono "Restaurar liberación" y aplicar, quedara el proceso de liberación anulado e iniciar de nuevo el proceso.
