- Generalidades. Esta funcion permite definir procedimientos de liberacion o aprobacion de documentos, en el caso de los Pedidos (a diferencia de las SolPed) se presentan una unica opcion de utilizacion:
Liberacion simultanea de todo el documento: son aprobados de forma colectiva o global todos los items, se efectua a nivel de Cabecera o documento. Queda excluida la opcion de liberar los items individualmente > la razon, el Pedido es el documento de SAP que es enviado al proveedor, por tanto, se debe estar dispuesto y seguro (con la aprobacion correspondiente) de requerir la adquisicion de la totalidad de los productos incluidos en el mismo. El Pedido se encontrara liberado en su totalidad. Si se desistiera de la compra de algun producto, este debera ser eliminado del documento antes de ser aprobado y enviado al proveedor.
Las estrategias estan formadas por dos parametros:
- Grupos de Liberacion: el sistema utiliza la sigla R2 para los Pedidos, pero puede ser adoptada cualquier otra, o una cantidad de grupos de acuerdo a la complejidad requerida para las estrategias.
- Estrategias: se utilizan codigos de dos espacios con combincaciones de letras y numeros para diferenciar las diversas estrategias.
Frente a una propuesta de compra mediante un Pedido (sera valido para otros documentos posteriores), exista un mecanismo de aprobacion del mismo antes que sea enviado al proveedor escogido. Dicho procedimiento, implicara la intervencion de uno o varios ciclos de aprobacion, a cargo de los denominados "Aprobadores", los que participaran de acuerdo a pautas establecidas.
- Condiciones generales. Ejemplo de normas de liberacion segun las siguientes caracteristicas: Tipo de Documento - Grupo de Compras - Grupo de Articulos - Centro.
Analizando algunos:
Se establece que cada equipo de compradores tenra el o los responsables propios para la liberacion de documentos. De acuerdo a este criterio seria que las estrategias estuvieran agrupadas o clasificadas por Grupo de Compras.
Se determina un sistema de compras descentralizadas donde cada Centro se encarga de gestionar la adquisicion de bienes y contratacion de servicios. El criterio a adoptar para las estrategias, seria de acuerdo a los Centros que generaron el proceso.
Tratandose de una empresa cuya actividad implica la adquisicion habitual de materiales asociados a especificacion tecnicas, seria conveniente que la aprobacion estuviera a cargo de responsables de formacion tenica. Basado en esto, podria determinarse las estrategias segun los Grupos de Articulos de manera de asegurar que cada aprobador reciba Pedidos con materiales correspondientes a su especialidad.
Tema a tener en cuenta: si se utiliza como criterio an dato de cabecera (Grupo de Compras, Tipo de documento, etc.), no presentara problema ya que solo un valor sera ingresado. En caso de adoptar un dato de los items como criterio (Centro, Tipo de Articulo, etc.), es obligatorio usar el mismo en todas las opciones del documento, de lo contrario SAP no podra determinar una estrategia que satisfaga el documento y podra ser utilizado sin el proceso de aprobacion.
- Condiciones de Impotes: El valor de referencia para la determinacion de la estrategia sera el Valor total del Pedido, se visualiza en la solapa de Condiciones de la cabera.
Ejemplo, para un cierto importe total del Pedido debera ser liberado por un solo responsable, mientras que, si el importe supera un determinado valor, debera ser liberado por un segundo aprobador con mayor responsabilidad que el anterior, y asi sucesivamente.
(Imagen 3.1 - Ejemplo de definicion de los rangos de importes a aplicar a las estrategias, los rangos deben complementarse, no superponerse ni dejar bandas descubiertas.
- Condiciones de Aprobacion - Requisitos. Un documento presenta dos o mas niveles de aprobacion:
- Con definicion de requisitos: para aprobar un determinado nivel, es condicion necesaria que ya lo haya sido el inmediato anterior.
- Sin definicion de requisitos: cada nivel puede ser aprobado sin necesidad que lo haya hecho el anterior. Los niveles inferiores quedaran relevados de la necesidad de liberar.
(Imagen 4.1 - Donde se establece que el nivel 11 podra aprobar despues que lo haya hecho el 10, mientras que el 12 podra hacerlo a condicion que hayan sido liberados los dos niveles anteriores, ya mencionados.)
- Indicadores de liberacion: que se asocian a cada nivel y presentan un texto aclaratorio en el documento, informando sobre el estado de liberacion o aprobacion del documento.
(Imagen 5.1)
- Nievels de liberacion - Ejemplos: Esquemas con los diferentes niveles de aprobacion que serian asociados al documento en funcion del importe total del documento. Inicia con un nivel, luego incrementando el importe, SAP le asignara dos niveles al item y asi sucesivamente hasta recibir el numero maximo de niveles definidos.
Se ingresa a la transaccion ME23N, para visualizar la Estrategia de liberacion de un Pedido mediante la solapa Estrategia liberacion en la Cabecera del mismo.
SAP admite como maximo 8 nievesñ de aprobacion.
(Imagen 6.1 - No hasido tomada ninguna estrategia de liberacion debido a que el importe no supera el minimo definido para el primer nivel (mayo de USD 100,00.-), se observa en la Cabecera del documento y no presenta la solapa de estrategia de liberacion.)
(Imagen 6.2 - Para un importe levemente superior al minimo (USD 100,01.-) tomara la estrategia con un unico nivel de aprobacion).
(Imagen 6.3 - Con un importe de USD 8.000,00.- entre los valores del nivel siguiente (mayor de USD 5.000,00.- y menor o igual de 50.000,00.-) es adoptada la estrategia siguiente.)
(Imagen 6.4 - Caso donde sean tomadas las estrategias para los escenarios restantes.)
Definidos los cirterios, asigandos determinados campos del documento, al completar el Pedido y verificar los datos con el boton correspondiente, SAP intenta ibtener una estrategia que coincida con los datos ingresados (Centro, Grupo de Compras, Tipo de Material, etc.). Toma aqeulla cuyo rango de valores incluya al importe total del documento (a manyor importe se requeriran mas responsables para la aprobacion).
- Clasificacion - Informacion de seleccion. Sitio donde se indicara a SAP qué datos debe contener el documento para que la estrategia sea capturada y asignada al mismo. Si bien es parte de la responsabilidad de los Consultores, cómo Usuario puede ser que también sea responsable de diseñar el esquema de estrategias que satisfagan requisitos de control y seguridad del Departamento de Compras.
Clasificación > criterios de asignación de estrategias, se ingresan en la parametrizacion de SAP los datos que serán tomados como referencia para asignar la Estrategia de liberación correspondiente, en este caso, según los Grupos de Compra.
(Imagen 7.1 - Los códigos de los Grupos de Compra para los cuales se activa está estrategia (DF1, DF2 y DF3) y el rango de importes (mayor de USD 500.000,00.-) )
En un caso real, se define un grupo de estrategias (que incluya todos los niveles) por cada valor disponible del criterio de aprobación.
- Cuestiones prácticas -Tips.
Si la información del documento no concuerda con ninguna estrategia no estará sujeto a ningún proceso de aprobación.
Si dos estrategias duplican el criterio de aprobación, siempre sera Tenida en cuenta una de ellas.
El criterio de aprobación según el importe puede partir desde un valor 0 o un importe mínimo, debajo del cual no se requiere aprobación alguna.
Un pedido será dado por liberado (y poder continuar el proceso de compras) cuando hayan sido aprobados todos los niveles (sobre todo, el último).
La definición de las estrategias se realiza desde la parametrizacion del sistema y puede ser modificado frente a cualquier cambio de las condiciones del negiocio.
Junto con la creación de nuevas estrategias de liberación se requiere la definición de nuevo roles que serán asignados a los usuarios correspondientes, a fin de autorizarlos a liberar los documentos asociados a esas estrategias.
- Liberación de Documentos - Procedimiento. Cuando un Pedido está sujeto a alguna estrategia de liberación, presenta la solapa correspondiente a nivel de cabecera.
(Imagen 9.1)
Se muestra la siguiente información: Grupo de Liberación (R2) - Estrategia de Liberación (12) - Indicador de Liberación (A) - Condigos / Niveles de Liberación (10 / 11 / 12).
El símbolo amarillo indica el próximo nivel a liberar, mientras que los restantes aún faltan procesar.
Se ingresa con la transacción ME29N, para acceder a la herramienta de SAP para la liberación de Pedidos, y esto para aprobar un documento.
(Imagen 9.2)
A la derecha del nivel a liberar, hay un simbolo que permitira mediante un click sobre él, dar por aprobado el nivel.
(Imagen 9.3)
Se pone de manifiesto un simbolo que da por aprobado el nivel 10 (en este caso) e indica que el 11 es el siguiente, recibiendose el mensaje correspondiente a la liberacion del docigo mencionado. Luego, el documento debe ser guardado. Ingreando nuevamente deberemos continuar con los niveles restantes hasta lograr la aprobacion completa del documento.
(Imagen 9.4 - 9.5)
Asi el documento queda completamente aprobado para ser utilizado como referencia para un Pedido de Compra, asi lo indica los simbolos y el Indicador de Liberacion.
- Pedida de Liberacion. Cuando un documento que ya tiene asignada una estrategia de liberacion y se encuentra total o parcialmente liberado, puede perder ese estado si se modifica alguno de los valores a los cuales esta sujeta la estrategia (ejemplo, Centro, Grupo de Compras, Importes, etc.) > Debera ser liberado nuevamente desde el primer nivel. Esto sera mediante la transaccion ME29N, la misma permite la cancelacion de la aprobacion con un procedimiento similar al utilizado anteriormente.
- Liberacion Colectiva. Para obtener un listado de Pedidos pendientes de aprobacion con la estrategia para la cual él es el responsable. Ingresando en la transaccion ME28 (acceder a las herramientas de SAP para la liberacion colectiva de Pedidos, obtener el listado y disponer de los recursos que permiten dicha actividad), indicar el Codigo de Liberacion correspondiente, y si fuera necesario alguna condicion de filtro.
(Imagen 11.1 - 11.2)
(Image 11.3 - Sector de pantalla para acceder a cada tarea dentro de la transaccion)
A continuacion, resultado de aplicar las diversas funcionalidades que dispone SAP para visualizar la informacion de los Pedidos, estrategias, etc:
Visualizacion de las Estrategias.
(Imagen 11.4)
Pedido con un nivel liberado y pendiente del segundo.
(Imagen 11.5)
Eliminar la liberacion aplicada - Procedimiento.
(Imagen 11.6 - 11.7 - 11.8)