Unidad 6: Gestión de pedidos de compras - Lección 7/8
PRINCIPIOS BÁSICOS DE ESTRATEGIAS DE LIBERACIÓN.
1. ESTRATEGIAS DE LIBERACIÓN - GENERALIDADES: SAP permite definir procedimientos de liberación o aprobación de documentos.
_Liberación simultánea de todo el documento: Son aprobados de forma colectiva o global todos los ítems, es decir, la liberación se efectúa a nivel de CABECERA o documento.
Queda excluida la opción de liberar los ítems individualmente.
Si se desistiera de la compra de algún producto, éste deberá ser eliminado del documento antes de ser aprobado y enviado al proveedor.
Las estrategias están formadas por dos parámetros a saber:
_Grupos de liberación: el sistema utiliza la sigla "R2" para los pedidos, pero puede ser adoptada cualquier otra.
_Estrategias: se utilizan códigos de dos espacios con combinaciones de letras y números para diferenciar las diversas estrategias.
2. CONDICIONES GENERALES: En el diseño de las ESTRATEGIAS DE LIBERACIÓN se tienen en cuenta los criterios según los cuales, se agruparan y asignarán los documentos a aprobar.
De acuerdo al contenido de cada pedido, se establecerán diferentes estrategias a fin de otorgar la aprobacíon a diferentes responsables.
Podrían establecerse normas de liberación según las siguientes caracteristicas.
_tipo de documento
_Grupo de compras
_Grupo de Artículos.
_Centro.
ANALICEMOS ALGUNOS EJEMPLOS:
_Se establece que cada equipo de compradores tendrá el o los responsables propios para la liberación de documentos. Estarán agrupadas o clasificarlas por "grupo de compras".
_Se determina un sistema de compras descentralizadas donde cada centro se encarga de gestionar la adquisición de bines y contratación de servicios.
_Si la empresa implica la adquisición habitual de materiales asociados a especificaciones técnicas, sería conveniente que la aprobación estuviera a cargo de responsables de formación técnica.
3. CONDICIONES DE IMPORTES: Un criterio fundamental y obligatorio en el diseño de las estrategias de liberación será la definición de escalas de importes que determinan los niveles o etapas de aprobación de un documento.
Importante: El valor de referencia para la determinación de la estrategia será el "valor total del pedido", el cual veremos en la solapa de "condiciones" de la cabecera.
4. CONDICIONES DE APROBACIÓN - REQUISITOS: Cuando un documento presenta dos o más niveles de aprobación, se pueden presentar dos escenarios diferentes:
_Con definición de requisitos: para aprobar un determinado nivel, es condición necesaria que ya lo haya sido el inmediato anterior.
_ Sin definición de requisitos: cada nivel puede ser aprobado sin necesidad que lo haya hecho el anterior.
5. INDICADORES DE LIBERACIÓN: Se definen INDICADORES DE LIBERACIÓN que se asociarán a cada nivel y presentan un texto aclaratorio en el documento.
6. NIVELES DE LIBERACIÓN - EJEMPLOS:
TRANSACCIÓN ME23N: Visualizaremos la estrategia de liberación de un pedido mediante la solapa "estrategia liberación".
Hemos definido hasta 4 niveles de aprobación pero SAP admite hasta 8 niveles máximo.
7. CLASIFICACIÓN - INFORMACIÓN DE SELECCIÓN: Los datos ingresados hasta aquí determinan la estructura de las estrategias; el punto a tratar ahora, será el sitio donde indicaremos a SAP que datos debe contener el documento para que la estrategia sea capturada y asignada al mismo.
8.CUESTIONES PRÁCTICAS - TIPS:
_Si la información del documento no concuerda con ninguna estrategia no estará sujeto a ningún proceso de aprobación.
_Si dos estrategias duplicaran el criterio de aprobación, siempre será tenida en cuenta una de ellas.
_El criterio de aprobación según el importe pueden partir desde un valor 0 o un importe mínimo, debajo del cual no se requiere aprobación alguna.
_Un pedido será dado por liberado, cuando haya sido aprobado todos los niveles, sobre todo el ultimo.
_La definición de las estrategias se realiza desde la parametrización del sistema y puede ser modificado frente a cualquier cambio de las condiciones del negocio.
_Junto con la creación de nuevas estrategias de liberación se requiere la definición de nuevos roles que serán asignados a los usuarios correspondientes, a fin de autorizarlos a liberar los documentos asociados a estas estrategias.
9. LIBERACIÓN DE DOCUMENTOS - PROCEDIMIENTO: Cuando un pedido esta sujeto a alguna ESTRATEGIA DE LIBERACIÓN, presenta la solapa correspondiente a nivel de CABECERA, tal como muestra el esquema siguiente:
Donde se observa la siguiente información:
_Grupo de liberación ("R2").
_Estrategia de Liberación ("12").
_Indicador de liberación ("A")
_Códigos / niveles de liberación (10 / 11 / 12).
El símbolo "amarillo" nos indica el próximo nivel a liberar, mientras que los restantes aún faltan procesar.
TRANSACCIÓN ME29N: Herramienta de SAP para la liberación de pedidos. Para aprobar un documento utilizamos la misma transacción.
10. PÉRDIDA DE LIBERACIÓN: Cuando un documento que ya tiene asignada una estrategia de liberación y se encuentra total o parcialmente liberado puede perder ese estado si se modifica alguno de los valores a los cuales está sujeta la estrategia por ejemplo, CENTRO, GRUPO DE COMPRAS, IMPORTES.
En este caso debe ser liberado nuevamente desde el primer nivel.
11 . LIBERACIÓN COLECTIVA: El operador podrá recibir un listado de pedidos pendientes de aprobación con la estrategia para la cual él es el responsable.
TRANSACCIÓN ME28: Herramienta de SAP para la liberación colectiva de pedidos.