INFORMACIÓN PRINCIPAL DEL DOCUMENTO
1. INFORMACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
En esta parte se mencionarán todos aquellos daros importantes que se utilizarán para la confección y procesamiento de DOCUMENTOS (PEDIDOS). Es importante tener en cuenta que al posicionarse sobre un dato y pulsar la tecla F1 se desplegará un esquema de AYUDA y mostrará información referente al campo.
TRUCO: Puede existir la situación de que, al momento de desplegar la lista de tipos o clases de documentos, no se perciban varios códigos tales como (DJF, NB) Entre otros. En caso de que no sea mostrado, se puede ingresar habiendo cick en el último botón a la derecha de la BARRA DE HERRAMIENTA, el botón de (AJUSTAR DISPOS. LOCAL) fácilmente se identificará ya que es el botón de colores. Se ingresa a OPCIONES y se elije la solapa EXPERTO. En esta parte hay que asegurarse de que este tildada la opción VISUALIZAR TECLAS EN TODOS LOS CUADROS DESPLEGABLES. Al regresar al documento de pedido se podrá observar todos los códigos.
· DATOS DEL ENCABEZADO
- NUMERO DEL DOCUMENTO: Cada documento tendrá un único número que lo identifica y el cual se asociará toda su información. La definición estándar de la numeración usada es (450000000 a 4599999999). El sistema SAP respeta la numeración que tenga cada empresa o adopte la que sea más conveniente para ella (De acuerdo a la respectiva PARAMETRIZACIÓN)
- CLASE DE DOCUMENTO: Al crear un nuevo documento se elegirá la CLASE DE DOCUMENTO tal como:
ü NB-PEDIDO ESTANDAR
ü FO-PEDIDO MARCO
ü DJF-E-SAP-PEDIDO
Cabe Destacar que la clase NB es la clase estándar para las empresas, pero la misma puede adoptar las diferentes clases que requieran sus procesos de negocios. Tenemos que tener presentes que al elegir el tipo de documentos es una opción de gran relevancia ya que esto determinará el tipo de numeración que adopte el documento ya que todas las clases de documentos tiene su diferente numeración.
Se puede imaginar el escenario donde la empresa use dentro de su proceso de compras, el adquirir bienes a proveedores del exterior, puede ser que la información requerida sea diferente a una adquisición en el mercado local. Los PLAZOS ENTREGA, LOS REQUISITOS DE ENTREGA, EL IDIOMA, LA DOCUMENTACIÍN EL TEXTO O DETALLES ACLARATORIO.
- ORG. COMPRAS, GRUPO DE COMPRAS, SOCIEDAD: Estos datos al ser datos de cabecera, serán validos para todo el documento. Estos son datos obligatorios y de gran importancia.
- CONDICIÓN DE PAGO: Se refiere al código de condición de pago pactada con el ROVEEDOR. los datos restantes esta asociados a los detalles de condición.
- INCOTERMS: Establecen reglas y normas a nivel internacional, a las que se someten el comprador y el vendedor para establecer las condiciones y transacciones comerciales.
- MONEDA: Se refiere a la moneda del documento y que será aplicable a todos los ítems aunque el sistema SAP permite ingresar los valores en otras monedas, encargándose el mismo sistema de realizar las conversiones correspondientes.
- TIPO DE CAMBIO: Se trata del valor de la conversión entre la moneda local (De la sociedad originadora del pedido) y la del documento. Podrá ser fijado de manera que su valor no podría ser cambiado al ingresar la factura del proveedor.
- TEXOS: se logra percibir que a la izquierda existen varios conceptos (textos de cabecera, nota de cabecera, entre otros) estos nos indica los distintos conceptos de textos o aclaraciones que podemos incluir en la cabecera del documento. Al indicar un texto en cada uno de los textos, se mostrará una tilde verde.
- DIRECCIÓN: Indica los datos comerciales del proveedor, esto es, dirección, teléfonos, ciudad, mediante el botón correspondiente accedemos a la totalidad de los datos.
- ESTRATEGIAS DE LIBERACIÓN: Informa acerca de la ESTRATEGIA DE LIBERACIÓN asignada al documento. (es válido para todo el mismo), los niveles de aprobación y el estado de cada uno de ellos (pendiente o aprobado). El indicador de liberación nos dará información referente al estado actual (sin liberar, parcial o totalmente liberado)
· DATOS DE LOS ITEMS
- LOTE: Es el código que asocia el determinado material a adquirir o recibir a un determinado LOTE o PROCESO DE FABRICACIÓN que lo identifica e individualiza. Los casos más usados son los utilizados de los productos farmacéutico y alimenticios.
- GRUPO DE ARTICULOS: Se trata de un dato para agrupar materiales o servicios. Ejemplo. Podríamos tener muchos rulemanes o servicios de limpieza, pero podrían ser agrupados en un mismo grupo de artículos, a fin de planificar compras, efectuar estadísticas o reportes especiales.
- MAT. PROVEE: Hace referencia al código utilizado por el proveedor para este producto o servicio. Suele ser de mucha utilidad en caso donde nuestro MAESTRO DE DATOS agrupa muchos artículos similares, de maneras que puede crear dudas al proveedor del objeto exacto que le estamos solicitando. Ejemplo. En el caso de carpetas podemos englobar en un solo código, productos de diversos colores, tamaños, dimensiones.
v CANTIDADES Y UNIDADES:
- CANTIDAD: Es la cantidad solicitada por el proveedor en el documento actual.
- CANTIDAD PEDIDA EN LA UNIDAD DEL ALMACÉN: Se hace referencia a esta cantidad debido a que las cantidades definidas en SAP podrían diferir de las utilizadas por el proveedor.
- UNIDAD PEDIDO/PRECIO: Permite establecer la relación de precios considerando las unidades mencionadas anteriormente.
- UNIDAD PEDIDO/ALMACÉN: Se indicará la relación de las unidades solicitadas y las empleadas en el almacén.
- REPARTO: Permite que la totalidad de unidades solicitadas sean entregadas en diferentes fechas y/o cantidades, en el esquema se podrán completar varias líneas donde se indicará en cada una, las fechas de entrega deseada y la cantidad involucrada.
v ENTREGA:
- TOTAL EXC. SUMI: Se indicará mediante un porcentaje, el máximo exceso admitido en la entrega respecto a la cantidad pedida.
- TOLSUMINCOMP: Porcentaje de tolerancia de mercancía faltante en la entrega respecto a la cantidad pedida.
- TIPO DE STOCK: Se indicará si la mercancía al ser recibida, podrá ser utilizada directamente, deberá superar un proceso de control de calidad o será bloqueada hasta su aceptación por el responsable correspondiente.
- PLAZ.ENTR.PREV: Es una cantidad de días en que se tiene previsto recibir la mercancía. Esto estará basado en el material y lo informado por el proveedor.
- TMPOTRATEM: Indica la cantidad de días que demora en la compañía, el tramite físico y administrativo de recepción de la mercadería.
- ENTRADA MECIA: Indica que este pedido espera una entrada de mercadería.
- EM NO VALORADA: Define que, al recibir la mercancía, la posición no será valorizada el por tanto no incrementará el valor del inventario ni generará un documento contable asociado.
- ENTREGA FINAL: Cuando este campo sea tildado (Manual o automáticamente al completar la entrega de mercadería), se impedirán nuevos movimientos de stock asociados a esta posición.
v FACTURA
- RECEPFACTURA: Con este campo tildado se estará indicando que dentro del proceso de compras asociado a este pedido, deberá ser recibida y verificada la factura de proveedor.
- FACTURA FINAL: Al tildar este campo se impide el ingreso de nuevas facturas asociadas a la posición.
- VERFACTEM: Cuando esta opción es tildada se indica al sistema que primero debe de ser efectuada la entrada de mercadería y luego verificada la factura, a partir de la misma. No optante, el sistema SAP permite invertir el orden del proceso, esto es, ingresar primero la FACTURA y luego la EM.
- IND. IMPUESTOS: Se indicará el código del IVA correspondiente al proveedor y tipo de operación
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v CONDICIONES
- CONDICIONES: Esta sección del ítems involucra todos los conceptos formadores de costo, esto es, incluir códigos (PBXX, NVAS, SKTO. Para incluir conceptos del valor del ítems, tales como su PRECIO BRUTO, IVA, DESCUENTOS, FLETE y Demás.
v DIRECCIÓN
- DIRECCIÓN: Especifica la dirección a la cual el proveedor deberá entregar la mercadería o prestar el servicio. Habitualmente corresponde a la dirección del centro que origina el pedido. En caso de SUBCONTRATACIONES, VENTAS u OPERACIONES ESPECIALES podrá ser modificada e indicar otra diferente.
2. VALORES PROPUESTOS
En esta parte se podrán configurar datos importantes al crear PEDIDOS DE COMPRAS o SOLPED al asumir valores predeterminados tales como CENTRO, GRUPO DE COMPRAS, SOLICITANTE Entre otros.