- Información de los documentos. Datos más importantes que se utilizan al confección, procesar y listar Pedidos.
Primero, se ingresa a la transacción ME23N (para acceder a un Pedido y hacer un seguimiento de sus datos).
(Imagen 1.1 e Ideas)
- Datos del Encabezado.
(Imagen 1.2)
Número del Documento: que lo identifica y al cual se asocia toda su información (4500000000 - 4599999999). Las empresas pueden continuar con la numeración estándar o adoptar la que crea más conveniente.
- Clase de Documento: NB es la estándar, y la empresa puede definir tantas clases posibles según lo requiera el proceso de negocio. Dato relevante ya que determina la numeración, estado de los datos a ingresar (opcionales, obligatorios), etc.
(Imagen 1.3 y 1.4)
- Org. compras, Grupo Compras, Sociedad: al estar como datos de cabecera serán validados para todo el documento e ítems, será aplicable un único valor.
(Imagen 1.5)
- Condición de pago: un código de esta que pacata con el proveedor, los datos restantes están asociados a los detalles de la condición.
- Incoterms: reglas a nivel internacional, a las que se somete el vendedor y el comprador para establecer las transacciones comerciales.
- Moneda: del documento y que será aplicable a todos los ítems, SAP permite ingresar los valores de los mismos en otras monedas, encargándose el sistema de hacer la conversión correspondiente.
- Tipo de cambio: valor de conversión entre al moneda local (de la Sociedad originadora del pedido) y la del documento. Podrá ser fijado de manera que su valor no podría ser cambiado al ingresar la factura del proveedor.
(Imagen 1.6)
- Textos: a la izquierda existen varios conceptos (Texto de cabecera, Nota de cabecera, etc.), indica los distintos conceptos de textos o aclaraciones que podremos incluir en la cabecera del documento. La tilde verde mostrada indica la presencia de texto en ese segmento.
(Imagen 1.7)
- Dirección: datos comerciales del proveedor (dirección, teléfono, ciudad, etc.), mediante el botón correspondiente se accede a la totalidad de los datos.
(Imagen 1.8)
- Estrategia liberación: informe de la misma asignada al documento (es válida para todo el mismo), los niveles de aprobación (uno solo) y el estado de cada uno de ellos (pendiente o aprobado). El indicador de liberación nos dará información del estado actual (sin liberar, parcial o totalmente liberado).
- Datos de los Ítems.
(Imagen 1.9)
Lote: código que asocia el material a adquirir y recibir a un determinado lote o proceso de fabricación que lo identifica e individualiza. Los casos más comunes son los utilizados en productos farmacéuticos y alimenticios.
Grupo artículos: dato para agrupar materiales o servicios (ejemplo, tener muchos tipos de rulemanes o servicios de limpieza, pero podrían ser agrupados bajo un mismo Grupo de Artículos, a fin de planificar compras, efectuar estadísticas o reportes especiales).
Mat.prov.: Código utilizado por el proveedor para este producto o servicio. Útil cuando el maestro de datos agrupa muchos artículos similares.
(Imagen 1.10)
Cantidad y unidades. Incluyen estos campos: Cantidad > solicitada al proveedor en el documento actual. Cantidad pedida en la unidad del almacén > las unidades definidas en SAP podrían diferir de las utilizadas por el proveedor. Unidad pedido/precio > relación de precios considerando las unidades. Unidad pedido/almacén > relación entre unidades solicitadas y las empleadas en el almacén.
(Imagen 1.11)
Reparto: la totalidad de unidades solicitadas sean entregadas en diferentes fechas y/o cantidades.
(Imagen 1.12 - Se podrán completar varias líneas especificando en cada una la fecha de entrega deseada y la cantidad involucrada).
Entrega. Condiciones de entrega: Tol.exc.sum. > mediante un porcentaje el máximo exceso admitido en la entrega respecto a la cantidad solicitada. TolSumIncomp. > Porcentaje de tolerancia de mercadería faltante en la entrega respecto a la cantidad pedida. Tipo de stocks > si podra ser utilizada la mercadería al recibirla, deberá superar un proceso de Control de Calidad o será bloqueada hasta su aceptación por el responsable correspondiente. Plaz.entr.prev. > cantidad de días en que se tiene previsto recibir la mercadería, según el material y lo informado por el proveedor. TmpoTratEM > cantidad de días que demora en la Compañía el trámite físico y administrativo de recepción de la mercadería. Entrada mcía. > El pedido espera una entrads de mercadería. EM no valorada > al recibir la mercadería, la opción no será valorizado y no incrementará el valor del inventario ni generará un documento contable asociado. Entrega final > al ser tildado (manual o automáticamente al completar la entrega de la mercadería), se impiden nuevos movimientos al stock asociados a esta posición.
(Imagen 1.13)
Factura. Proceso de facturación: RecpFactura > al tildarlo, se indica que dentro del proceso de compras asociado a este Pedido deberá ser recibida y verificada la factura del proveedor. Factura final > al ser tildado, se impide el ingreso de nuevas facturas asociadas a la posición. VerFactEM > al ser tildado, se indica al sistema que primero debe ser efectuada la Entrada de Mercadería y luego verificada la factura, a partir de la misma, SAP permite invertir el orden del proceso (primero, ingresar la Factura y luego la EM). Ind.impuestos > código IVA correspondiente al proveedor y tipo de operación.
(Imagen 1.14)
Condiciones: conceptos formadores del costo, es decir, incluir códigos, cómo PBXX, NAVS, SKTO, etc., para incluir conceptos del valor del ítem, cómo Precio Bruto, IVA, Descuentos, Flete, Seguros y demás.
(Imagen 1.15)
Dirección: la cual el proveedor deberá entregar mercadería o prestar el servicio. Habitualmente, es del Centro que origina la compra, en caso de ser una subcontratacion, ventas y operaciones especiales, podrá ser modificada e indicar otra diferente.
- Valores propuestos. Utilizar una herramienta de SAP que permite definir para cada usuario valores propuestos en cada transacción. Cada vez que se cree un Pedido nuevo, una SolPed, Contrato, etc., se puede indicar al sistema que asuma valores predeterminados para ciertos campos (Centro, Grupo de Compras, Solicitantes, etc.)
(Imágenes 2.1 y 2.2)