INFORMACIÓN PRINCIPAL DEL DOCUMENTO
INFORMACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
A continuación, mencionaremos y analizaremos los datos más importantes que utilizaremos al confeccionar, procesar y listar pedidos. Para diferenciar su agrupamiento, mencionaremos por separado, los datos asociados a la cabecera y los ítems de los documentos.
ME23N: visualización de un pedido para hacer seguimiento de los datos.
Si tú te posicionas sobre un dato y pulsas la tecla F1 obtendrás un texto explicativo que podrás sumar a lo que te menciono a continuación, tal como verás en el esquema siguiente.
Te comento un truco que te será de suma utilidad. Cuando tú despliegas una lista de códigos (por ejemplo, clases de documentos), puede ser que veas o no el código asociado (DJF, UB, NB, etc.) en caso de que no sea mostrado, ingresa haciendo clic en el último botón de la derecha de la barra de herramientas (Ajustar dispos.local – lo identificarás por los colores), ingresa por Opciones y elije la solapa Experto… Asegúrate que esté tildada la opción Visualizar teclas en todos los cuadros desplegables. Al regresar al pedido podrás verificar la visualización de los códigos. Ten presente que esta opción puede cambiar de acuerdo a la versión de SAP GUI instalada, pero siempre deberá ser buscada en una opción de visualización.
1 | DATOS DEL ENCABEZADO
Para una mayor claridad e interpretación de los datos, serán mencionados y agrupados por cabecera e ítems, por un lado, y por conceptos o solapas por el otro.
Número del documento: cada documento tendrá un único número que lo identifica y al cual se asociará toda su información. La definición estándar de la numeración empleada será “45000000” a “45999999”. No obstante, te recuerdo que SAP permite que cada empresa respete la numeración estándar o adopte la que crea más conveniente (efectuando la parametrización correspondiente).
Clase de documento: al crear un nuevo documento elegiremos una clase de documento de la lista disponible.
La clase NB es la clase estándar, pero la empresa puede definir tantas clases diferentes como lo requieran sus procesos de negocio. Recordemos que es un dato muy relevante ya que determina la numeración, estado de los datos a ingresar (opcionales, obligatorios), etc.
Imaginemos un proceso de compras donde se adquieren bienes a proveedores del exterior, obviamente la información requerida podría ser diferente a una adquisición en el mercado local. Los plazos de entrega, los requisitos de entrega, la documentación, idioma, detalles aclaratorios, etc. SAP nos permite utilizar clases de documentos diferentes para no sólo diferenciar los tipos de operación, sino la obligatoriedad o no de los datos a registrar.
Org. Compras, Grupo de compras, Sociedad: sobre estos datos no se requiere mayores explicaciones, salvo el comentario de que, al estar como datos de cabecera serán válidos para todo el documento (e ítems, por supuesto), es decir, será aplicable un único valor.
Condición de pago: se refiere al código de la condición de pago pactada con el proveedor. Los datos restantes están asociados a los detalles de la condición.
Incoterms: establecen reglas a nivel internacional, a las que se someten el vendedor y el comprador para establecer las transacciones comerciales.
Moneda: se refiere a la moneda del documento y que será aplicable a todos los ítems, aunque cabe el comentario que SAP permite ingresar los valores de los mismos en otras monedas, encargándose el sistema de hacer la conversión correspondiente.
Tipo de cambio: se trata del valor de conversión entre la moneda local (de la sociedad originadora del pedido) y la del documento. Podrá ser fijado de manera que su valor no podría ser cambiado al ingresar la factura del proveedor.
Textos: se observa que a la izquierda existen varios conceptos (texto de cabecera, nota de cabecera, etc.). Esto nos indica los distintos conceptos de textos o aclaraciones que podemos incluir en la cabecera del documento. La tilde verde mostrada indica la presencia de texto en ese segmento.
Dirección: indica los datos comerciales del proveedor, esto es, dirección, teléfonos, ciudad, etc. mediante el botón correspondiente accedemos a la totalidad de los datos.
Estrategia de liberación: informa acerca de la estrategia de liberación asignada al documento (es válida para todo el mismo), los niveles de aprobación (en este caso, uno solo) y el estado de cada uno de ellos (pendiente o aprobado). El indicador de liberación nos dará información del estado actual (sin liberar, parcial o totalmente liberado).
2 | DATOS DE LOS ÍTEMS
Lote: es un código que asocia el material a adquirir y recibir a un determinado lote o proceso de fabricación que lo identifica e individualiza. Los casos más comunes son los utilizados en productos farmacéuticos y alimenticios.
Grupo de artículos: se trata de un dato para agrupar materiales o servicios. Por ejemplo, podríamos tener muchos tipos de rulemanes o servicios de limpieza, pero podrían ser agrupados bajo un mismo grupo de artículos, a fin de planificar compras, efectuar estadísticas o reportes especiales.
Mat.prov.: hace referencia al código utilizado por el proveedor para este producto o servicio. Suele ser de mucha utilidad en casos donde nuestro maestro de datos agrupa muchos artículos similares, de manera que puede crear dudas al proveedor del objeto exacto que le estamos solicitando. Por ejemplo, en el caso de carpetas, podemos englobar en un solo código, productos de diversos colores, tamaños, cantidad de anillos, etc.
Cantidades y unidades:
1. Cantidad: es la cantidad solicitada al proveedor en el documento actual.
2. Cantidad pedida en la unidad del almacén: se hace referencia a esta cantidad debido a que las unidades definidas en SAP podrían diferir de las utilizadas por el proveedor.
3. Unidad del pedido/precio: permite establecer la relación de precios considerando las unidades mencionadas anteriormente.
4. Unidad del pedido/almacén: se indicará la relación entre las unidades solicitadas y la empleada en el almacén.
Reparto: permite que la totalidad de unidades solicitadas sean entregadas en diferentes fechas y/o cantidades. Como se aprecia en el esquema, se podrán completar varias líneas especificando en cada una la fecha de entrega deseada y la cantidad involucrada.
Entrega: mediante esta colección de datos se definen las condiciones de entrega.
1. Tol.exc.sum.: se indicará mediante un porcentaje el máximo exceso admitido en la entrega respecto a la cantidad solicitada
2. TolSumIncomp.: porcentaje de tolerancia de mercadería faltante en la entrega respecto a la cantidad pedida.
3. Tipo de stocks: se indicará si la mercadería al ser recibida podrá ser utilizada directamente, deberá superar un proceso de control de calidad o será bloqueada hasta su aceptación por el responsable correspondiente.
4. Plaz.entr.prev.: es una cantidad de días en que se tiene previsto recibir la mercadería. Esto esta basado en el material y lo informado por el proveedor.
5. TmpoTratEM: indica la cantidad de días que demora la compañía el trámite dísico y administrativo de recepción de mercadería.
6. Entrada mcía.: indica que este pedido espera una entrada de mercadería.
7. EM no valorada: define que, al recibir la mercadería, la posición no será valorizada y por tanto no incrementará el valor del inventario ni generará un documento contable asociado.
8. Entrega final: toda vez que este campo sea tildado (manual o automáticamente al completar la entrega de mercadería), se impedirán nuevos movimientos al stock asociados a esta posición.
Factura: hace referencia al proceso de facturación mediante los datos siguientes.
1. RecepFactura: con este campo tildado se estará indicando que dentro del proceso de compras asociado a este pedido deberá ser recibida y verificada la factura del proveedor.
2. Factura final: al tildar este campo se impide el ingreso de nuevas facturas asociadas a la posición.
3. VerFactEM: cuando es tildada esta opción se indica al sistema que primero debe ser efectuada la entrada de mercadería y luego verificada la factura, a partir de la misma. No obstante, SAP permite invertir el orden del proceso, esto es, primero ingresar la factura y luego la EM.
4. Ind.Impuestos: se indicará el código de IVA correspondiente al proveedor y tipo de operación.
Condiciones: esta sección del ítem involucra todos los conceptos formadores del costo, esto es, incluir códigos (PBXX, NAVS, SKTO, etc.) para incluir conceptos del valor del ítem, tales como su precio bruto, IVA, descuentos, flete, seguros, etc.
Dirección: especifica la dirección a la cual el proveedor deberá entregar la mercadería o prestar el servicio. Habitualmente corresponde a la dirección del centro que origina la compra. No obstante, en caso como subcontrataciones, ventas u operaciones especiales, podrá ser modificada e indicar otra diferente.
VALORES PROPUESTOS
Valores propuestos permite definir para cada usuario valores propuestos en cada transacción. Se podrá indicar al sistema que cada vez que crees un pedido nuevo (o una solped, contrato, etc.), asuma valores predeterminados para ciertos campos (centro, grupo de compras, solicitante, etc.)